秘書實(shí)務(wù)與辦公自動(dòng)化指導(dǎo)書

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1、 《秘書實(shí)務(wù)與辦公自動(dòng)化》 實(shí)驗(yàn)教學(xué)指導(dǎo)書 湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院財(cái)政與公共管理學(xué)院 2011年1月 《秘書實(shí)務(wù)與辦公自動(dòng)化》實(shí)驗(yàn)教學(xué)指導(dǎo)書 前 言 一、實(shí)驗(yàn)總體目標(biāo) 《秘書實(shí)務(wù)與辦公自動(dòng)化》實(shí)驗(yàn)?zāi)康氖鞘箤W(xué)生掌握辦公自動(dòng)化軟件的使用方法和技巧為今后工作進(jìn)行快速的接觸工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。教學(xué)的主要任務(wù)是從應(yīng)用和實(shí)踐的角度出發(fā)，使學(xué)生通過上機(jī)操作，完成辦公自動(dòng)化課程的學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)的基本操作技能，并能熟練辦公自動(dòng)化軟件及設(shè)備的各項(xiàng)操作，為更好地適應(yīng)信息化社會(huì)的學(xué)習(xí)和生活打下基礎(chǔ)。 二、適用專業(yè)年級(jí) 公共事業(yè)管理、行政管理 三、先

2、修課程 四、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目及課時(shí)分配 序號(hào) 周次 實(shí)驗(yàn)內(nèi)容 學(xué)時(shí) 實(shí)驗(yàn)一 第六周 WINDOWS的常用操作 2 實(shí)驗(yàn)二 第七周 WORD 文本的建立和編輯 2 實(shí)驗(yàn)三 第八周 WORD 文本版面的設(shè)計(jì)、圖像處理及表格應(yīng)用 2 實(shí)驗(yàn)四 第十周 Excel的基本操作、數(shù)據(jù)編輯與運(yùn)算 2 實(shí)驗(yàn)五 第十一周 Excel數(shù)據(jù)的運(yùn)算、篩選、匯總 2 實(shí)驗(yàn)六 第十二周 Powerpoint的新建幻燈片和編輯 2 實(shí)驗(yàn)七 第十三周 幻燈片的動(dòng)畫和切換 2 實(shí)驗(yàn)八 第十五周 常用工具軟件的使用 2 （說明：實(shí)驗(yàn)要求填必修或選修；實(shí)驗(yàn)類型填

3、演示性、綜合性、驗(yàn)證性、設(shè)計(jì)性或研究創(chuàng)新性。） 五、實(shí)驗(yàn)環(huán)境 機(jī)器在WindowsXP環(huán)境下，并且安裝了Office2003等軟件。 六、實(shí)驗(yàn)總體要求 1、windows系統(tǒng)應(yīng)用 2、Microsoft　Office2003軟件系列的應(yīng)用與操作。 3、現(xiàn)代辦公機(jī)具的使用。 七、本課程實(shí)驗(yàn)的重點(diǎn)、難點(diǎn)及教學(xué)方法建議 本課程實(shí)驗(yàn)的重點(diǎn)在于常用辦公軟件的使用及辦公機(jī)具的使用，難點(diǎn)在于指法和五筆字型的練習(xí)，這門課程的關(guān)鍵是勤于練習(xí)，熟能生巧。 實(shí)驗(yàn)一：WINDOWS系統(tǒng)的常用操作 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 觀察WINDOWS的界面結(jié)構(gòu)，掌握WINDOWS的進(jìn)入和退出，掌握程序管理器基

4、本操作方法，掌握文件管理器、控制面板和打印管理器基本操作方法。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 1、windows系統(tǒng)的安裝 2、WINDOWS基本操作：窗口菜單、控件、對(duì)話框操作 3、windows窗口界面組成：1）邊框 2）標(biāo)題欄 3）菜單欄 4）工具欄 5）狀態(tài)欄 6）文檔視圖 7）滾動(dòng)條； 4、桌面基本元素及設(shè)置方式:設(shè)置桌面分辨率1024*768并恢復(fù)默認(rèn)設(shè)置。 5、外觀修改：菜單大小、字體、字號(hào)設(shè)置修改 6、程序管理器的基本操作：查看管理程序，管理進(jìn)程。 7、文件管理器的基本操作：1）文件或文件夾的選定 2）文件或文件夾的屬性 3）新建文件夾（命名：實(shí)驗(yàn)練習(xí)） 4

5、）新建文件（什么類型） 5）復(fù)制文件或文件夾 6）移動(dòng)文件或文件 7）刪除文件或文件夾 8）重命名文件夾或文件（實(shí)驗(yàn)材料） 9）查找文件或文件夾（c盤config.ini） 8、運(yùn)用命令查看并優(yōu)化開機(jī)啟動(dòng)項(xiàng) 9、控制面板的操作：1）區(qū)域選項(xiàng)設(shè)置 2）日期/時(shí)間設(shè)置 3）鼠標(biāo)和鍵盤設(shè)置 4）添加或刪除程序 5）用戶管理（添加自己姓名作為新的用戶） 10、打印管理器操作：1）添加打印機(jī) 2）設(shè)置默認(rèn)打印機(jī) 3）取消文檔打印 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng) 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、熟練掌握windows系統(tǒng)的安裝及其基本操作方法。

6、

7、 實(shí)驗(yàn)二：WORD 文本的建立和編輯 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 1、觀

8、察WORD的界面結(jié)構(gòu)； 2、掌握WORD的進(jìn)入和退出方法； 3、掌握建立和編輯文本的方法； 4、學(xué)會(huì)剪貼板的使用。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 1、WORD的界面結(jié)構(gòu)：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、標(biāo)尺、任務(wù)窗格、編輯區(qū)、滾動(dòng)條、視圖切換按鈕、狀態(tài)欄。 2、WORD的進(jìn)入方法：（1）單擊“開始”→“程序”→“Microsoft office” → “Microsoft Office Word 2003”。（2）雙擊桌面已建立的Word快捷方式圖標(biāo)。（3）雙擊已建立的Word文檔。 退出Word 的常用方法主要有以下幾種：（1）單擊Word窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。（2）單擊“文件”

9、菜單中的“退出”命令。（3）雙擊Word窗口左上角的控制圖標(biāo)或使用快捷鍵Alt+F4。 3、文檔的基本操作：文檔的打開、關(guān)閉、保存與加密保存 打開：第一種方式點(diǎn)擊工具欄中的“打開”按鈕；第二種方式點(diǎn)擊“文件”菜單下的“打開”菜單項(xiàng)，將彈出一對(duì)話框，選中要打開的文件，點(diǎn)擊“打開”按鈕即可。 保存：第一種方式點(diǎn)擊工具欄中的“保存”按鈕來實(shí)現(xiàn)；第二種方式是點(diǎn)擊“文件”菜單下的“保存”菜單項(xiàng)。 加密保存：首先打開要加密的word文檔，單擊菜單欄中的“工具”選項(xiàng)，單擊彈出的菜單中的“選項(xiàng)”命令；在彈出的對(duì)話框中單擊“保存”標(biāo)簽，在彈出的選項(xiàng)卡的下半部分你就可以看到“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼

10、”兩個(gè)輸入框，根據(jù)你的需要，在其中一個(gè)對(duì)話框里輸入你自己的密碼，再次確認(rèn)密碼，然后單擊“確定”按鈕即可。 另存為：點(diǎn)擊“另存為”命令時(shí)會(huì)彈出保存對(duì)話框窗口詢問是否保存并要求給定一個(gè)文件名稱,此處給定的文件名稱不能與原文件名稱相同,如果文件名相同,則不會(huì)建立原文件的副本,而是把修改結(jié)果直接保存到原文件上,相當(dāng)于點(diǎn)擊“保存”。 關(guān)閉：可以通過標(biāo)題欄右上角的“關(guān)閉”按鈕； 4、文本編輯：復(fù)制、粘貼、剪切、刪除、移動(dòng)的各種不同方法。 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng)、Microsoft office 2003。 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、熟練掌握實(shí)驗(yàn)同

11、一結(jié)果的多種方法。 實(shí)驗(yàn)三：WORD 文本版面的設(shè)計(jì)、圖像處理及表格應(yīng)用 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 掌握文本版面的設(shè)計(jì)方法。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 1、文檔的查看方式：普通視圖、頁面視圖、Web版式視圖、大綱視圖、閱讀版式視圖、文檔結(jié)構(gòu)圖、縮略圖，把握?qǐng)D形、大小調(diào)整、裁剪、圖文混排等處理；初步掌握藝術(shù)漢字的插入與使用；掌握表格的插入、表格寬度和高度的調(diào)整、表格行與列的添加和刪除。 2、文檔的格式化與排版：設(shè)置字符格式、設(shè)置段落格式、制表符和制表位、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)、分節(jié)、分頁和分欄、邊框和底紋、樣式與模板版式設(shè)置、水?。ㄗ约盒彰?。 3、插入圖形和對(duì)象：插入圖形、編輯圖片 （1）編輯圖

12、片和圖文混排：浮動(dòng)式對(duì)象和嵌入和圖文混排、繪制圖形、圖形對(duì)象的基本操作、圖形對(duì)象的格式設(shè)置、裁剪圖片、設(shè)置圖片的環(huán)繞方式。 （2）插入和編輯藝術(shù)字、插入文本框、插入數(shù)學(xué)公式。 4、表格的創(chuàng)建、編輯與修改的方法： 表格的制作：?jiǎn)螕簟氨砀瘛辈藛沃械摹安迦搿薄氨砀瘛泵?，打開“插入表格”對(duì)話框，在對(duì)話框中的行列數(shù)中分別輸入數(shù)值。 表格的編輯：選中連續(xù)多個(gè)單元格可以進(jìn)行單元格的合并；選中整個(gè)表格，單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“單元格對(duì)齊方式”命令，從其級(jí)聯(lián)菜單中選擇相應(yīng)的命令按鈕。 表格的排序：選中進(jìn)行排序的行或列，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，在彈出的排序?qū)υ捒蛑羞M(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，即

13、可完成操作。 表格的計(jì)算：選中單元格，單擊“表格”菜單中的“公式”命令，在彈出的“公式”對(duì)話框中選擇應(yīng)用的函數(shù)，進(jìn)行計(jì)算的區(qū)域，單擊確定按鈕即可。 5、制作調(diào)查問卷（名稱）。在上方工具欄的任意處點(diǎn)選鼠標(biāo)，找到“窗體”并選中它，將會(huì)彈出“窗體”工具；點(diǎn)擊“文字型窗體域”按鈕，并依照問卷所需的格式放置。然后我們點(diǎn)擊“復(fù)點(diǎn)框型窗體域”按鈕并點(diǎn)選它；為了保護(hù)文檔不被修改，讓受訪者只能填寫窗體內(nèi)容，而無法自行修改文字或是選項(xiàng)，我們接下來要做的是在“工具”菜單中點(diǎn)擊“保護(hù)文檔”，文檔右邊將出現(xiàn)“保護(hù)文案”選項(xiàng)。 6、郵件合并。新建兩個(gè)文件（名稱），一個(gè)用來輸入請(qǐng)柬的內(nèi)容，稱之為主文檔；另一個(gè)文件用

14、來存放被邀請(qǐng)的人員名單以表格的形式列出來，稱為此文檔；在“主文檔”窗口中，選擇［工具］｜［信函與郵件］｜［郵件合并向?qū)В菝?，下一步操作；選擇“收件人”時(shí)，輸入次文檔的路徑，將其作為數(shù)據(jù)源；下一步選擇“郵件合并”命令，得到郵件合并結(jié)果。 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng)、Microsoft office 2003。 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、對(duì)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書上的每個(gè)題目都要仔細(xì)練習(xí)。 實(shí)驗(yàn)四：Excel的基本操作、數(shù)據(jù)編輯與運(yùn)算 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 觀察Excel 的界面結(jié)構(gòu)，掌握Excel的進(jìn)入和退出方法，掌握工作表的選取、刪除、插入和更名的方法，掌握

15、數(shù)據(jù)的輸入和編輯方法、公式和函數(shù)的使用方法；掌握?qǐng)D表的創(chuàng)建、編輯和格式化的操作方法；數(shù)據(jù)、公式、單元格特定屬性的編輯操作、工作表的格式化操作。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 1、Excel 的基本操作： Excel 2003的啟動(dòng)和退出； 工作簿的新建和打開； 工作簿的保存和關(guān)閉； 單元格和單元格區(qū)域的選擇（相對(duì)應(yīng)用、絕對(duì)應(yīng)用，單元格合并）； 工作表及工作表的管理(增加、刪除、重命名)； 輸入和編輯數(shù)據(jù)（貨幣、分?jǐn)?shù)、時(shí)間、序列、小數(shù)點(diǎn)后3位）； 插入（刪除）行、列； 查找和替換； 使用公式、批注（插入批注，修改選項(xiàng)用戶信息為本人名字）。 2、輸入和編輯數(shù)據(jù)、使用公式和函

16、數(shù)（if顯示函數(shù)的使用方法）。 3、使用圖表： 建立圖表（由數(shù)據(jù)生成圖表，不連續(xù)數(shù)據(jù)生成圖表）； 編輯圖表：激活圖表 更改圖表類型（柱形、餅圖） 修改圖表中的數(shù)據(jù) 移動(dòng)嵌入式圖表和改變其大小 修改圖表中的圖形 增加和刪除數(shù)據(jù)系列； 格式化圖表：圖表格式的設(shè)置主要包括對(duì)標(biāo)題、圖例等項(xiàng)重新進(jìn)行字體、字形、字號(hào)、圖案、對(duì)齊方式等的設(shè)置以及對(duì)坐標(biāo)軸格式的重新設(shè)置。 雙擊圖表中的標(biāo)題、圖例、分類軸、網(wǎng)格線或數(shù)據(jù)系列等部分，打開相應(yīng)的對(duì)話框，就可以在該對(duì)話框中進(jìn)行圖表格式設(shè)置。 4、

17、格式化工作表： 格式化數(shù)據(jù) 調(diào)整單元格的行高和列寬 自動(dòng)套用格式和條件格式 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng)、Microsoft office 2003。 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、對(duì)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書上的每個(gè)題目都要認(rèn)真練習(xí)。 實(shí)驗(yàn)五：數(shù)據(jù)的運(yùn)算、篩選、匯總 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 掌握電子表格的數(shù)據(jù)操作，能夠熟練掌握數(shù)據(jù)求和、數(shù)據(jù)平均值、最大值、最小值；掌握數(shù)據(jù)篩選的技巧；掌握數(shù)據(jù)的分類匯總的技巧和方法。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 1、新建一個(gè)新的電子表格，輸入學(xué)生的期末考試成績(jī)（設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性0-100整數(shù)，設(shè)置警告、輸入信息等）； 利用函數(shù)求學(xué)

18、生的總成績(jī)、平均成績(jī)（設(shè)置平均成績(jī)格式為保留兩位小數(shù)）； 求各個(gè)科目的最高分和最低分； 使用排名函數(shù)進(jìn)行排名； 分類匯總（字段為性別，求總成績(jī)平均值）； 利用鼠標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)的填充。 2、新建一個(gè)商場(chǎng)各個(gè)季度各種產(chǎn)品的銷售量表格； 首先按照季度進(jìn)行數(shù)據(jù)的排序； 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選； 數(shù)據(jù)高級(jí)篩選； SUMIF函數(shù)的應(yīng)用。 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng)、Microsoft office 2003。 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、對(duì)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書上的每個(gè)題目都要認(rèn)真練習(xí)。 實(shí)驗(yàn)六：PowerPoint的新建幻燈片和編輯 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 掌握新建幻燈片的

19、方法和編輯技巧。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 1、啟動(dòng)PowerPoint： ⑴“開始”按鈕→“程序” →“Microsoft Office”→“Microsoft Office PowerPoint 2003”啟動(dòng)PowerPoint。 ⑵“開始”按鈕→“運(yùn)行”，用命令 ⑶ 若桌面上有PowerPoint的快捷圖標(biāo)，則雙擊該圖標(biāo)即可啟動(dòng)PowerPoint。 ⑷ 打開任意一個(gè)PowerPoint文檔即可同時(shí)啟動(dòng)PowerPoint。 2、插入一個(gè)新幻燈片。 3、改變幻燈片的字體、字號(hào)、顏色等內(nèi)容。 4、插入圖片、公式、藝術(shù)字、聲音、影片、flash、圖表、組織機(jī)構(gòu)圖等對(duì)象

20、。 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng)、Microsoft office 2003。 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、對(duì)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書上的每個(gè)題目都要認(rèn)真練習(xí)。 實(shí)驗(yàn)七：幻燈片的動(dòng)畫和切換、打印 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 演示文稿的編輯與修飾，掌握幻燈片的動(dòng)畫設(shè)置和幻燈片切換技巧和方法。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 1、進(jìn)行幻燈片的復(fù)制、移動(dòng)、刪除、隱藏等操作方式。 2、幻燈片的模版與版式的更換 3、幻燈片背景的修改 選擇“格式”菜單中的“背景”項(xiàng)，打開“背景”對(duì)話框，在背景填充下面的背景顏色列表中，選擇顏色塊，可以修改背景顏色；如果選擇“填充效果”，將打開“填充

21、效果”對(duì)話框，此時(shí)： 選擇“過渡” 、“紋理” 、“圖案” 、“圖片”標(biāo)簽，可以分別制作逐漸變色、背景紋理、背景圖案、背景圖片的效果。 4、演示文稿母版的設(shè)計(jì) 選擇單擊“視圖”／“母版”／“幻燈片母版”命令 選擇虛線框中對(duì)應(yīng)的文本，單擊“格式”／“字體”命令，在字體對(duì)話框中設(shè)置文本的格式；單擊“格式”／“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，設(shè)置文本前的項(xiàng)目符號(hào)；在幻燈片母版上添加所需的圖片、圖形等對(duì)象， 設(shè)置完后，單擊格式工具欄左側(cè)的“關(guān)閉母版視圖”按鈕，返回普通視圖。 5、設(shè)置幻燈片的動(dòng)畫效果：用“幻燈片瀏覽”工具欄設(shè)置動(dòng)畫效果；用“動(dòng)畫效果”工具欄設(shè)置動(dòng)畫效果；自定義動(dòng)畫。 6、設(shè)置幻燈片

22、的切換：切換到普通視圖或幻燈片瀏覽視圖，選擇幻燈片。如果在幻燈片瀏覽視圖中，則選擇“幻燈片瀏覽”工具欄中的“幻燈片切換”按鈕；如果在普通視圖下，則選擇“幻燈片放映”菜單下的“幻燈片切換”命令，打開“幻燈片切換”對(duì)話框，在“效果”列表框中，選擇切換效果；在“速度”區(qū)中可選擇切換速度；在“換頁方式”區(qū)中選擇換頁方式；可以在“聲音”列表框選擇所需的聲音。要將切換效果應(yīng)用到所選擇的幻燈片上，可單擊“應(yīng)用”按鈕；要將切換效果應(yīng)用到所有的幻燈片上，可單擊“全部應(yīng)用”按鈕。 7、幻燈片格式轉(zhuǎn)換，ppt→word。 方法一 　　1） 打開PowerPoint軟件，調(diào)入待轉(zhuǎn)換幻燈文檔。 　　2）點(diǎn)擊執(zhí)行

23、“文件”菜單→“發(fā)送→Microsoft Office Word”命令，將其導(dǎo)出至Word軟件。 3）然后，在彈出的窗口中選擇“只使用大綱”單選框，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕。 方法二 　　1） 打開PowerPoint軟件，調(diào)入待轉(zhuǎn)換幻燈文檔。 　　2） 點(diǎn)擊執(zhí)行“文件”菜單→“另存為”命令，在彈出的如圖3所示對(duì)話框中將“保存類型”更改為“大綱/RTF文件”后點(diǎn)擊“保存”按鈕。 8、幻燈片頁面設(shè)置、打印操作。 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng)、Microsoft office 2003。 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、對(duì)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書上的每個(gè)題目都要認(rèn)真練習(xí)

24、。 實(shí)驗(yàn)八? 常用工具軟件的使用 一、實(shí)驗(yàn)?zāi)康? 熟練掌握各種工具軟件的常用操作。 二、實(shí)驗(yàn)原理和實(shí)驗(yàn)內(nèi)容提要 ??? 1、PDF虛擬打印機(jī)的使用（word轉(zhuǎn)pdf） 下載pdffactory pro----檢查打印機(jī)（如果沒有安裝打印機(jī)驅(qū)動(dòng)，請(qǐng)參照實(shí)驗(yàn)一安裝虛擬打印機(jī)）----安裝程序----打開word文件（秘書實(shí)務(wù)與辦公自動(dòng)化.doc）---菜單----打印----打印機(jī)選擇pdffactory pro----選擇安全策略（不允許用戶改變文檔）----保存（秘書實(shí)務(wù)與辦公自動(dòng)化.pdf） ??? 2、使用WINRAR軟件 加密文件操作；分包操作（10m分為2個(gè)分壓縮包） ??? 3、安裝并使用vmware軟件 ??? 4、使用QQ技巧 截圖；給對(duì)方播放影音文件；遠(yuǎn)程協(xié)助 ??? 5、使用圖片編輯器等 在圖片上添加文字；重新著色 三、實(shí)驗(yàn)材料、藥品和儀器清單 PC機(jī)、windows操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。 四、實(shí)驗(yàn)要求 1、對(duì)實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書上的每個(gè)題目都要認(rèn)真練習(xí)。