文件和資料控制程序

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1、 天合光能(北京）系統(tǒng)集成有限公司 文件和資料控制程序 主導(dǎo)部門: 質(zhì)量部 支持部門： 審 批： 文檔編號(hào)： SDS BU-SD-020 生效日期： 文件和資料控制程序 1. 目的 規(guī)范公司質(zhì)量管理體系文件要求，明確質(zhì)量體系管理文件和資料的控制流程，確保公司質(zhì)量體系能有效運(yùn)行。 2. 范圍 適用于天合光能（北京）系統(tǒng)集成有限公司所有質(zhì)量管理體系文件和資料的控制，包括內(nèi)部文件和外來(lái)文件資料。 3. 定義 N/A 4. 職責(zé)和權(quán)限 4。1 文件編寫(xiě)者負(fù)責(zé)文件的編寫(xiě)和獲得批準(zhǔn)。 4。2 文檔管理負(fù)責(zé)文

2、件和資料的管理、安全保密工作。文檔管理需及時(shí)更新公共文件夾“高級(jí)文檔中心”中的受控文件清單和有效版本文件. 4。3 各部門負(fù)責(zé)保管自己使用的文件,部門領(lǐng)導(dǎo)確保部門內(nèi)的人員均是按目前現(xiàn)行有效操作的。 4。4 文件的使用者應(yīng)該使用當(dāng)前文件的最新版本,并保管好防止損壞. 5. 內(nèi)容 5。1 文件編制 各文件的編制者按照本程序的要求編寫(xiě)文件，同時(shí)編寫(xiě)人員向質(zhì)量部申請(qǐng)文件編號(hào)。 5.2 文件的審核和批準(zhǔn)。 5.2。1 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件通過(guò)文件審批流程進(jìn)行審批。在申請(qǐng)新增或者修訂文件時(shí)必須經(jīng)過(guò)三級(jí)審批。程序文件需要審批到管理者代表，手冊(cè)經(jīng)過(guò)管理者代表審核后還需要總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.2

3、。2 三級(jí)文件的會(huì)簽批準(zhǔn) 5。2。2。1 一般作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由編制者確定會(huì)簽部門,會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽,本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5.2。2.2 專用作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 5.2。2。2。1 過(guò)程作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由工程部、技術(shù)部和質(zhì)量會(huì)簽，由編寫(xiě)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5.2.2.2。2 設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由其部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5。2.2.2.3 質(zhì)量作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由質(zhì)量部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5。2。2。3 臨時(shí)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)按照5。2.2。2執(zhí)行。 5.2。2.4 技術(shù)文件 5。2.2.4。1 一般產(chǎn)品規(guī)格由編寫(xiě)部門批準(zhǔn)。 5.2.2。4.2 項(xiàng)目工程圖紙與檔案資料由技術(shù)部、工程部實(shí)施批準(zhǔn)。 5。2。2.4.3

4、材料清單由工程部實(shí)施批準(zhǔn)。 5。2。2.4。4 材料規(guī)格由技術(shù)、質(zhì)量、采購(gòu)共同參與審批，并由編寫(xiě)部門的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5.3 文件受控 5.3.1 文件批準(zhǔn)以后,文件編制者將批準(zhǔn)的文件紙文檔和相應(yīng)電子檔的文件進(jìn)行受控，質(zhì)量部檢查文件是否滿足《文件和資料控制程序》的要求，對(duì)不滿足要求的文件退回編制者進(jìn)行修改并重新審核和批準(zhǔn)。 5.3。2 將符合要求的文件紙文檔和電子檔進(jìn)行歸檔保存，同時(shí)將電子檔設(shè)成只讀文件放到公共文件夾“高級(jí)文檔中心”中讓大家共享。 5。3.3 質(zhì)量部負(fù)責(zé)建立和更新《受控文件清單》。 5。4 文件的發(fā)放 質(zhì)量手冊(cè)和程序文件一般不發(fā)放紙文檔.三級(jí)文件由文件編制者根據(jù)

5、實(shí)際的需求確定發(fā)放部門，并將發(fā)放記錄填寫(xiě)在《文件發(fā)放登記表》上,文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。 5。5文件的更改 5.5.1文件需要更改時(shí)，文件的主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)修改,修改人填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》,說(shuō)明擬變更的理由和更改的內(nèi)容，并提交該文件審批人審批.手冊(cè)和程序文件修改的內(nèi)容要用藍(lán)色的字體標(biāo)識(shí)出來(lái)，三級(jí)文件的修改的地方要用斜體并加粗加以突出。修改后的文件同樣走審核、批準(zhǔn)和受控的流程。 5。5.2 質(zhì)量部每年年初組織相關(guān)部門評(píng)審文件的適宜性,需要更改的文件按照5.5.1進(jìn)行。 5。6 文件的回收、作廢和銷毀 5。6.1 文件申請(qǐng)作廢取消需要接收文件的相關(guān)部門在《文

6、件作廢申請(qǐng)表》上會(huì)簽，并需要體系負(fù)責(zé)人審核.文件改版或者被作廢后,要將發(fā)放的舊版文件回收并銷毀。 5。6.2若因任何原因要保留作廢文件時(shí)，要對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí). 5。7文件分類 5。7。1 公司質(zhì)量體系文件可以分為四個(gè)等級(jí)，如下： 第一級(jí):質(zhì)量手冊(cè) 第二級(jí):程序文件 第三級(jí)：作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 第四級(jí):表單和記錄 5。7。2 三級(jí)文件的分類 5.7。2.1 作業(yè)指導(dǎo)書(shū) l 一般作業(yè)指導(dǎo)書(shū) l 專用作業(yè)指導(dǎo)書(shū) ? 過(guò)程作業(yè)指導(dǎo)書(shū) ? 設(shè)備維護(hù)作業(yè)指導(dǎo)書(shū) ? 質(zhì)量作業(yè)指導(dǎo)書(shū) l 臨時(shí)作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 5.7。2。2 技術(shù)文件 l 產(chǎn)品規(guī)格

7、l 圖紙 l 材料規(guī)格 l BOM 材料清單 5。8 文件編號(hào)系統(tǒng) 5。8.1 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為“SDS-SC—2016",其中SDS為本公司代號(hào)，SC為質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)，2016為2016版. 5。8。2 程序文件編號(hào)為“SDS-CX××-2016”，其中SDS為本公司代號(hào),CX為程序文件代號(hào)，íí為程序文件順序號(hào)，2016為2016版. 5.8.3操作指導(dǎo)性文件（三級(jí)文件)編號(hào)為“SDS —文件類別-文件次類別××-2016",其中SDS為事業(yè)部代號(hào)； 文件類別分為：管理制度-—“GL"表示；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)——“ZY"表示； 5.8.4 記錄的編號(hào)為“SDS-CX××-20

8、16—xx”，其中SDS為本公司代號(hào)，CX為程序文件代號(hào)，íí為程序文件順序號(hào)，2016為2016版,xx為文件流水號(hào); 5.9 文件版本 手冊(cè)/程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的版本號(hào)應(yīng)從A/0版開(kāi)始，A/1、A/2…B/0、B/1…。。依次變更，表格等其他文件的版本號(hào)應(yīng)從A開(kāi)始，然后B，C，D,…，AA，AB，….每修訂一次，版本號(hào)變更一次。 5.10 臨時(shí)文件的管理 臨時(shí)文件的使用有效期為不超過(guò)6個(gè)月，超過(guò)有效期的要回收作廢。臨時(shí)文件發(fā)放和其他文件的發(fā)放一致. 5。11外來(lái)文件的管理 5。11。1 外來(lái)文件主要下列文件: ?ISO9001標(biāo)準(zhǔn) ?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) ?行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

9、 ?測(cè)試設(shè)備說(shuō)明書(shū) ?供應(yīng)商文件 ?相關(guān)質(zhì)量法律法規(guī) ?其他文件 5.11。2 外來(lái)文件的接收/收集和評(píng)審 各部門負(fù)責(zé)接收/收集和評(píng)審相關(guān)外來(lái)文件，必要時(shí)也可以召集其他部門一起評(píng)審收到或收集的外來(lái)文件。所有接收或收集的外來(lái)文件必須交至文檔管理統(tǒng)一管理、發(fā)放，各部門不得使用非正規(guī)版本的外來(lái)文件。 5。11.3 外來(lái)文件的發(fā)放 如果需要外來(lái)文件的，可以填寫(xiě)《文件申領(lǐng)單》申請(qǐng)。 5.12 外發(fā)文件的管理 外發(fā)文件的管理參見(jiàn)GI-0003《文件外發(fā)流程》 5.13 文件的借閱 需要向DM借閱文件的,要在《文件借閱單》上簽字，借閱期限一般不超過(guò)一個(gè)月, 超過(guò)一

10、個(gè)月要到文檔管理續(xù)借。 5.14 文件遺失 當(dāng)發(fā)放的文件被丟失時(shí),相關(guān)人員應(yīng)填寫(xiě)《文件遺失聲明》，做出相應(yīng)的糾正預(yù)防措施防止再發(fā)生并經(jīng)過(guò)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。如因?yàn)槲募z失需要再申領(lǐng)，需要填寫(xiě)《文件申領(lǐng)單》，DM需發(fā)放新的受控號(hào)，且必須申明遺失文件的受控號(hào)作廢. 6. 參考文件 6。1 TPV—2001 00 《文件和資料控制程序》 6.2 GI—0003 《文件外發(fā)流程》 7. 更改歷史記錄 N/A 8. 附則 本制度由質(zhì)量部負(fù)責(zé)解釋和更新。 9. 附件 9.1 文件控制流程圖 9.2 《受控文件清單》 9。3 《文件發(fā)放登記表》 9。4 《文件借閱單

11、》 9.5 《文件更改申請(qǐng)單》 9.6 《外來(lái)文件清單》 9.7 《文件銷毀申請(qǐng)表》 附件一： 9.1 文件控制流程圖 附件二: 9.2 《受控文件清單》 受控文件清單 序號(hào) 文件名稱 文件 編號(hào) 版本 編制部門 編制者 備注

12、 編制： 審核: 保存期限：3年 編號(hào)： SDS—CX01-2016-01

13、版本: A 附件三： 9。3 《文件發(fā)放登記表》 文件發(fā)放/回收記錄表 分發(fā)號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 版本 份數(shù) 日期 簽收人 回收日期 接收人 備注

14、 保存期限:3年 編號(hào): SDS-CX01-2016-02 版本： A 附件四： 9。4 《文件借閱單》 文件借閱登記表 序號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 版本 借閱者 借閱日期 歸還日期

15、 保存期限

16、：3年 編號(hào)： SDS-CX01-2016-03 版本: A 附件五： 9。5 《文件更改申請(qǐng)單》 文件更改申請(qǐng)單 文件名稱 文件編號(hào) 原版本 更改理由和內(nèi)容 申請(qǐng)人 批準(zhǔn)人 保存期限：3年 編號(hào)： SDS—CX01-2016-04 版本： A 附件六： 9。6 《外來(lái)文件清單》 9.7 《文件銷毀申請(qǐng)表》 外來(lái)文件清單 序號(hào) 文件編號(hào) 文件名稱 文件來(lái)源 歸檔日期 接收人

17、 保存期限：最新 編號(hào): SDS-CX01—2016—05 版本： A 附件七： 9。7 《文件銷毀申請(qǐng)表》 文件銷毀申請(qǐng)表 文件名稱 文件編號(hào) 版本號(hào) 申請(qǐng)人 分管領(lǐng)導(dǎo) 文件銷毀理由 會(huì)簽 部門 意見(jiàn) 簽字 日期 備注 質(zhì)量體系確認(rèn) 保存期限：3年 編號(hào): SDS-CX01-2016—06 版本: A