商務英語電子郵件

單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,*,*,商務英語電子郵件,Contents,1 商務英語電子郵件的格式,2 商務英語電子郵件的寫作要求,3 商務英語電子郵件寫作注意事項,4 商務英語電子郵件常用句式,1 格式商務英語電子郵件由5部分組成,Address-收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址；,Subject-主題；,Salutation-稱呼、Opening-開頭、Body-正文、Ending-結(jié)尾句；,Complimentary Close-禮貌結(jié)束語；,Writers Full Name-寫信人全名、Writer Title and Department-寫信人的職務及所屬部門、Address-地址、Tel-電話號碼、Fax傳真,A,ddress,-地址,收信人Email地址 To:,抄送收信人Email地址 Cc:,密送收信人Email地址 Bcc:,To,Cc:Carbon,Copy,Bcc:Blind Carbon Copy,To:12,qq、com,Cc:456qq、com,Bcc:789qq、com,多個收信人地址用半角的逗號或者分號隔開,。,Subject-主題,1.主題框的內(nèi)容應簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如greeting；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但一般不超過35個字母。如Supplier training,2.主題框內(nèi)的內(nèi)容切忌含糊不清。,YES:Tomorrows meeting canceled,NO:News about meeting,3.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI(For You,r Information),4.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的大寫的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。,YES:,New,E-mail Address Notification,Detailed,calculation,NO:detailed calculation,Salutation-稱呼,根據(jù)發(fā)言人的具體情況以及發(fā)言人與收件人之間的關(guān)系而定。,1.在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。,Tom Hanks Dear/Hi Tom,Dear Mr Hanks,Jennifer Aniston Miss/Mrs/Ms Aniston,2.收件人的名字千萬不要寫錯。,3、收件人是多個男性用Messrs;多個女性用Medames,Mmes,或Mses;有男有女，弄清楚每個人的稱呼。,Messrs,Smith,Wyatt,andFury,Mses.Dicaprio,Lionel,and Green,Mr.Harold Wright and Miss Margaret Wright,4.有榮譽學位多不喜歡用一般的頭銜。,Dr./Prof./General/Senator Wright,5.老外的名字有時有Jr或Sr,l羅馬數(shù)字，等,Martin Luther King,Jr,George Bush Sr,George V,Elizabeth,6.如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：,Dear Committee Member:Dear Colleage:,Dear Meeting Planner:Dear Madam or sir:,Dear Purchasing Agent:Dear Customers:,To Whom It May Concern:To All Sales Reps:,Ladies or Gentlemen:,Opening-開頭,澄清你的意圖,在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件開場白的好辦法。特別是對你有事相求的情況下會很有幫助。,記得要注意語法、拼寫和標點符號，保持句子簡短明了且句意前后一致。,1.如果你主動給別人寫郵件，表明意圖；,I am writing to.,2如果回復客服的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝；,Thank you for your prompt reply.,Thank you for contacting us.,3.如果對方已經(jīng)回復過你的一封郵件了，感謝回復；,Thank you for prompt reply.,Thanks for getting back to me.,4.如果你咨詢一些信息，對方花了點時間才發(fā)信息；,Thank you for provding the requested infomation.,5.如果有人給了你特別的幫助；,Thank you for all your assistance.,I truly appreciate.,6.某個客戶或經(jīng)理寫對你的工作提出了一定質(zhì)疑；,Thank you for your feedback.,Body-正文,正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個主題一小段，每段一般只有一兩句話。正文有兩三個或三四個簡短的段落構(gòu)成。,正文書寫格式一般采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行左邊開始。,稱呼和開頭之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行。,Ending-結(jié)尾,在郵件結(jié)束之前，應再次感謝收信人。,Thank you for your patience and cooperation./Thank you for your consideration.,If you have any question or concers,dont hesitate to let me know./I look forward to hearing from you.,Complimentary Close-禮貌結(jié)束語,結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才能選擇用詞。,1.Very Formal非常正規(guī)的，如給政府,Respectfully yours,yours respectfully,2.Formal 正規(guī)的，如給客戶之間公司,Very trully yours,yours very trully,yours trully,3.Less formal 如給客戶；,Sincerely yours,yours sincerely,Sincerely,Cordially yours,Yours cordially,Cordially,4.Informal 如給朋友，同事之間；,Regards,Warm regard,With kindest regards,My best等,Signature-簽名,郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。如姓名，職務，公司，電話，傳真，地址等信息，但一般不超過4行。,Local Organizing Committe,Phone:+7-3822-491-776,Fax：+7-3822-492-410,E-mail:.,2 寫作要求,商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則,商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。,準確原則 由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權(quán)利、義務關(guān)系，其準確性對商務治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。,簡潔原則 簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。,在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。,例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.,例1中的兩個單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。,完整原則 商務電子郵件內(nèi)容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。,清楚原則 商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現(xiàn)在：,例,1 We will deliver your goods soon.,例,2,中,significant,一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例,2,中,soon,表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。,禮貌原則 商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。,例,1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers,，,we could not have quoted for supplies even at that price.,例,2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,，,000 pieces.,例,1,中虛擬語氣和例,2,中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。,3 Some tips-注意事項(文法),1.切忌主客不分或模糊；,2.句子不要零碎；,3.結(jié)構(gòu)對稱；,4.單復數(shù)前后一致；,5.動詞和主語要呼應；,6.時態(tài)和語態(tài)不要轉(zhuǎn)變太多；,7.選詞要正確；,8.標點要正確；,9.拼寫要正確；,10.大小寫要注意；,11.地址上的數(shù)字直接用阿拉伯數(shù)字，除了One;,Some tips-注意事項(文體),1.可讀性-多用短句；,2.注意段落的開頭；一般來說，重要或強調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭。,3.輕重有分；,4.轉(zhuǎn)接詞要留神；,5.修飾詞的位置要留心；,6.句子開頭不要含糊不清的代詞；,7.用語要肯定準確，切忌含糊不清；,8.立場觀點一致，少用被動句；,Some tips-注意事項(格調(diào)),1.式樣和句子長度不要太單調(diào)；,2.弱軟的詞可以加強一些；,3.口語化比較受歡迎；,4.英語電子郵件常用句式,Greeting message,1.Hope you have a good trip back.,2.How are you？,3.How is you project going on？,Initiate a meeting,1.I Want to talk to you over the phone regarding issues