【工作分析】職務(wù)分析樣本——行政文職類

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1、行政 / 文職類 行政部經(jīng)理 職務(wù)名稱：行政部經(jīng)理 所屬部門：行政部 直接上級職務(wù)：行政副總經(jīng)理工作目的： 負責公司的行政管理工作工作要求： 服 務(wù)意識強、積極熱情 工作責任： 1 . 組織辦好會議接待、娛樂等各項活動； 2 .公司行政規(guī)章制度的制定、監(jiān)督、執(zhí)行； 3 . 負責公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放； 4 .管理公司圖書、磁盤非技術(shù)性光盤及相關(guān)資料； 5 .統(tǒng)計員工考勤和處理各種請假； 6 .管理公司的公共衛(wèi)生； 7 .發(fā)放節(jié)日福利； 8 . 負責報刊、信件收發(fā)； 9 . 負責電話、傳真的轉(zhuǎn)接及傳達； 10 . 負責公司固定資產(chǎn)的購買、管理和維修。 衡

2、量標準： 1 . 工作報告的完整性 2 .公司其他員工對行政部工作的反饋意見 工作難點：如何更好地為員工服務(wù) 工作禁忌：服務(wù)意識差、行動緩慢 職業(yè)發(fā)展道路：行政副總經(jīng)理 任職資格： 1 . 工作經(jīng)驗：三年以上管理類工作經(jīng)驗 2 .專業(yè)背景要求：曾從事行政管理工作 2 年以上 3 .學歷要求：大專以上 4 .年齡要求： 30 歲以上 5 .個人素質(zhì)：善于表達、任勞任怨、積極熱情 行政部經(jīng)理 崗位名稱：行政部經(jīng)理 直接上級：總經(jīng)理 下屬崗位： 崗位性質(zhì)：負責全面主持本部的管理工作 管理權(quán)限：受總經(jīng)理的委托，行使對公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)工作的指揮、指 導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)

3、督、管理的權(quán)力，并承擔執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務(wù) 管理責任：對所分管的工作全面負責 主要職責： 1 ．負責主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責范圍內(nèi)的各 項工作任務(wù)； 2 ．貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關(guān)部門協(xié)作配合； 3 ．負責組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行； 4 ．負責組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則， 編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預(yù)算工作； 5 ．做好公司生活用房及財產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿 舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財產(chǎn)帳冊； 6 ．負責公司內(nèi)部治安管理工作

4、。維護內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防 犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生； 7 ．負責做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎(chǔ)管理工作， 定期檢查和維修計量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作； 8 ．負責組織部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事部做好各項工作，定期開展崗 位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競賽評比活動； 9 ．有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對其工作考核評

5、價； 10 ．按時完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。 崗位要求： 1 ．具有大專以上文化程度和行政后勤、保衛(wèi)工作管理知識； 2 ．熱愛公司，有較強的綜合協(xié)調(diào)能力和組織管理能力； 3 ．能團結(jié)同事，有較強的工作責任感和事業(yè)心； 4 ．堅持原則，具有較強警惕性和處理突發(fā)事件的能力； 5 ．具有處理后勤事務(wù)工作的耐心。 參加會議： 1 ．參加公司年度總結(jié)會、計劃平衡協(xié)調(diào)會及有關(guān)會議； 2 ．參加者季、月度經(jīng)理辦公會、經(jīng)濟分析會、考核評比會等； 3 ．參加公司臨時召開有關(guān)的會議； 4 ．參加本部門召開的行政后勤、保衛(wèi)工作會議等。 辦公室主任 崗位名稱：辦公室主任 直接上級：總

6、經(jīng)理 下屬崗位：文秘部、物資采購部 崗位性質(zhì)：負責主持辦公室所有的管理工作 管理權(quán)限：行使公司行政辦公秩序、物資供應(yīng)指導(dǎo)、指揮、監(jiān)督、管理的權(quán)力， 并承擔執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務(wù) 管理責任：對所分管的工作全面負責 主要職責： 1 ．在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負責主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完 成本室職責范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)； 2 ．貫徹落實本室崗位責任制和工作標準，密切各部門工作關(guān)系，加強協(xié)作配合 做好銜接協(xié)調(diào)工作； 3 ．組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結(jié)、工作計劃和其它綜合性 文稿， 及時擇寫總經(jīng)理的歸言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，

7、 嚴格按 行文程序辦理，保證文稿質(zhì)量； 4 ．組織收集和了解各部門的工作動態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門之間 有關(guān)的業(yè)務(wù)工作，掌握公司主要活動情況， 為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見和建議， 負 責編寫公司年度大事記； 5 ．負責召集公司辦公會議，檢查督促辦公會議和公司領(lǐng)導(dǎo)布置的主要工作任務(wù) 的貫徹落實情況； 6 ．負責監(jiān)督公司印章的使用； 7 ．參與公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃的編制和公司重大決策事項的討論； 8 ．負責組織公司通用管理標準及規(guī)章制度的擬定、修改和編寫工作，協(xié)助參與 專用管理標準及管理制度的擬定講座和修改工作； 9 ．負責組織公司投資項目的洽談、調(diào)研、立項、報批

8、、工程投標、開工、竣工、 預(yù)決算等有關(guān)基建項目管理工作，及時組織編制項目計劃和項目進度統(tǒng)計報表， 認真做好項目的監(jiān)督管理工作； 10 ．負責組織物資的供應(yīng)計劃，組織物品的供應(yīng)、采購工作，做好物品進、出、 存統(tǒng)計核算工作； 11 ．負責組織全公司員工大會工作，開展年度總結(jié)評比和表彰工作； 12 ．負責做好公司來賓的接待安排，統(tǒng)一負責對上級主管部門的聯(lián)系、有關(guān)的 法律咨詢等工作； 13 ．有權(quán)向直屬領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對其工作考核評價； 14 ．完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。 崗位要求： 1 ．具有大專以上文化程度和較強的文字組織能力； 2 ．熱愛本公司，有較強的工作能力

9、和綜合管理協(xié)調(diào)能力； 3 ．積極進取，有較強的工作責任感和事業(yè)心。 參加會議： 1 ．參加公司年度總結(jié)會、計劃平衡協(xié)調(diào)會及其重在會議； 2 ．參加季、月度總經(jīng)理辦公會、經(jīng)濟活動分析會、考核評比等會議； 3 ．參加臨時緊急會議與總經(jīng)理參加的有關(guān)專題會議； 4 ．參加本部門召開的有關(guān)工作會議。 文秘科科長 崗位名稱：文秘科科長 直接上級：辦公事主任 下屬崗位：秘書、檔案管理員、總機話務(wù)員 崗位性質(zhì)：全面主持文秘室的工作 管理權(quán)限：對本科職責范圍內(nèi)的工作有指導(dǎo)、指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理的權(quán)力 管理責任：對所承擔的工作全面負責 主要職責： 1 ．草擬各類文書、文件、報告、總結(jié)

10、及其他材料； 2 ．為公司領(lǐng)導(dǎo)人撰寫文稿等工作； 3 ．負責對文件的收發(fā)存管理工作； 4 ．對下屬的評價、考核和激勵； 5 ．負責做好來客的日常接待工作； 6 ．負責對公司檔案管理工作； 7 ．負責對公司文印工作的管理； 8 ．做好對各種類文件、資料鑒定及統(tǒng)計管理工作； 9 ．負責對各種類會務(wù)的安排工作； 10 ．負責對公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理； 11 ．有對下屬的人事推薦權(quán)和考核、評價權(quán)； 崗位要求： 1 ．具有大專以上的文化程度； 2 ．具有較強的文字組織和秘管理協(xié)調(diào)工作能力； 3 ．原則性強，具有較強責任感 參加會議： 1 ．參加公司召開

11、的辦公室人員的有關(guān)會議； 2 ．參加每月季度工作協(xié)調(diào)會； 3 ．參加每年度公司評比會 董事長秘書 崗位名稱：董事長秘書 直接上級：辦公室 間接上級：董事長 崗位性質(zhì)：負責董事會有關(guān)文書材料等文秘工作 管理權(quán)限：受董事長委托，行使對董事會日常工作協(xié)調(diào)和會議召集管理權(quán)限 管理責任：對所承擔的工作全面負責 主要職責： 1 ．負責召集董事會議； 2 ．負責董事會議的記錄； 3 ．負責公司印章、法人章的管理；

12、 4 ．負責董事會會議籌備、通知； 5 ．負責會議材料的整理、存檔工作； 6 ．負責會議資料的發(fā)放、收集； 7 ．負責董事長來往信件的處理工作； 8 ．做好保密工作，并嚴格遵守公司保密規(guī)定； 9 ．辦公室主任因公外出或不上班時，代職行使辦公室主任的職責，管理本部工 作 兼職工作： 1 ．負責公司的傳真接收和發(fā)放； 2 ．負責公司文件的打字和復(fù)?。?崗位要求： 1 ．具有本科以上的文化程度； 2 ．具有較強的文字組織和管理協(xié)調(diào)能力； 3 ．原則性強，并具有較強的責任感和事業(yè)心； 4 ．具有較強保密思想觀念和意

13、識。 參加會議： 1 ．參加董事會和公司召開的有關(guān)會議； 2 ．參加董事會、公司各類工作協(xié)調(diào)會和評比會。 總經(jīng)理助理 職位名稱：總經(jīng)理助理 直屬上級：總經(jīng)理 管轄人數(shù)：不定 工作內(nèi)容： 1 ．協(xié)助總經(jīng)理對公司的生產(chǎn)經(jīng)營實行全面管理。 2 ．向股東會、董事會、監(jiān)事會和全休員工宣傳公司的遠景規(guī)劃，使人們以此為 核心 ,行成一高凝聚的整體。 3 ．在企業(yè)文化建設(shè)、組織創(chuàng)新和人才開發(fā)等企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵領(lǐng)域，協(xié)助總經(jīng)理 實施戰(zhàn)略管理。 4 ．做好政策調(diào)研工作，為總經(jīng)理決策提供參謀意見。 5 ．處理好與公司重要客戶的公共關(guān)系協(xié)調(diào)。 6 ．為公司發(fā)展和管理創(chuàng)新做出艱巨的探索和嘗

14、試。 7 ．參與工程中期及竣工后的檢查及驗收工作。 任職資格： 1 ．年齡區(qū)間： 28~35 歲 2 ．性別：不限 3 ．教育背景 最低學歷：大學本科以上 專業(yè)：企業(yè)管理或工商管理專業(yè) 4．培訓(xùn) 培訓(xùn)科目：管理學、領(lǐng)導(dǎo)科學、項目管理學、財務(wù)管理、經(jīng)濟法 培訓(xùn)時限：一年 說明：如為 MBA 畢業(yè)或具有較長的工作經(jīng)歷，培訓(xùn)時限可適當縮短。 5 ．經(jīng)驗：從事管理工作三年以上，具有非常豐富的經(jīng)營管理經(jīng)驗。 6 .技能：具有組織、審核、負責公司重要經(jīng)營管理項目或從事經(jīng)營管理局部開創(chuàng) 性工作能力，能夠解決經(jīng)營管理過程中的關(guān)鍵問題，具有一定的全局駕馭能力。 7 .體能：精力充沛

15、 8 .晉升趨勢：副總經(jīng)理 總經(jīng)理秘書 職位名稱：總經(jīng)理秘書 所屬部門：辦公室 直屬上級：辦公室主任 工作內(nèi)容： 1. 負責起草公司年度工作總結(jié)報告及總經(jīng)理講話稿。 2. 負責起草公司股東人和董事會的會議材料。 3. 負責公司其它重要會議記錄及會議紀要的整理。 4. 負責公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。 5. 負責公司印章及總經(jīng)理簽章的刻制和使用管理。 6. 定期編輯《公司通訊》。 7. 協(xié)助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。 8. 完成總經(jīng)理和辦公室主任交辦的其他工作。 權(quán)限與責任 : 1 ．權(quán)限： 有權(quán)參加或列席公司內(nèi)部的各項會議。 有權(quán)了解公司各

16、項生產(chǎn)經(jīng)營活動的進展情況。 2 ．責任： 對公司宣傳報道的信息失真負相應(yīng)的行政責任。 對公司文件及印章管理不善造成的問題負相應(yīng)的行政責任。 對工作內(nèi)容不能保守秘密，給公司造成損失負相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責任和行政責任。 所受指導(dǎo)： 接受辦公室主任的行政指導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 所予指導(dǎo)： 1 . 指導(dǎo)分公司的宣傳工作。 2 .指導(dǎo)分公司的企業(yè)文化建設(shè)工作。 任職資格： 1 ．年齡區(qū)間： 25~32 歲 2 ．性別：女性 3 ．教育背景 所需最低學歷：大學?？? 專業(yè)：文秘或行政管理 4．培訓(xùn) 培訓(xùn)科目：速記、檔案管理、文書寫作、公司歷史 培訓(xùn)時限：三個月 5 ．經(jīng)驗：從事文

17、秘工作三年以上 6 ．技能：熟練使用 Word 、 Excel 等文字處理軟件，優(yōu)秀的英文聽、說能力， 掌握速記技巧。 8 .晉升趨勢：暫無 檔案管理員 崗位名稱：檔案管理員； 直接上級：文秘科科長； 工作目標：負責公司的檔案的管理工作； 權(quán)力和責任： 1 ． 負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、 資料集中起來， 經(jīng)過整理、 立卷、當檔保存； 2 ．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限； 3 ．負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形式， 進行登記和統(tǒng)計； 4 ．負責保管檔案系統(tǒng)完整和安全； 5 ．負責編集檔案文件資料匯集、編制目錄

18、、卡片、索引等； 6 ．負責建立檔案借閱管理制度； 7 ．遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程； 8 ．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項； 9 ．熟悉計算機的使用； 崗位要求： 1 ．具有高中以上的文化程度； 2 ．具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗； 3 ．工作心細，品行端正，原則性強； 參加會議： 1 ．參加每周一次的工作會議； 2 ．參加每月一次的管理工作評比會； 3 ．參加公司召開的職工大會；