【工作分析】職務(wù)分析樣本——行政文職類(lèi)

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1、行政 / 文職類(lèi) 行政部經(jīng)理 職務(wù)名稱(chēng)：行政部經(jīng)理 所屬部門(mén)：行政部 直接上級(jí)職務(wù)：行政副總經(jīng)理工作目的： 負(fù)責(zé)公司的行政管理工作工作要求： 服 務(wù)意識(shí)強(qiáng)、積極熱情 工作責(zé)任： 1 . 組織辦好會(huì)議接待、娛樂(lè)等各項(xiàng)活動(dòng)； 2 .公司行政規(guī)章制度的制定、監(jiān)督、執(zhí)行； 3 . 負(fù)責(zé)公司辦公用品的購(gòu)買(mǎi)、管理和發(fā)放； 4 .管理公司圖書(shū)、磁盤(pán)非技術(shù)性光盤(pán)及相關(guān)資料； 5 .統(tǒng)計(jì)員工考勤和處理各種請(qǐng)假； 6 .管理公司的公共衛(wèi)生； 7 .發(fā)放節(jié)日福利； 8 . 負(fù)責(zé)報(bào)刊、信件收發(fā)； 9 . 負(fù)責(zé)電話(huà)、傳真的轉(zhuǎn)接及傳達(dá)； 10 . 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)、管理和維修。 衡

2、量標(biāo)準(zhǔn)： 1 . 工作報(bào)告的完整性 2 .公司其他員工對(duì)行政部工作的反饋意見(jiàn) 工作難點(diǎn)：如何更好地為員工服務(wù) 工作禁忌：服務(wù)意識(shí)差、行動(dòng)緩慢 職業(yè)發(fā)展道路：行政副總經(jīng)理 任職資格： 1 . 工作經(jīng)驗(yàn)：三年以上管理類(lèi)工作經(jīng)驗(yàn) 2 .專(zhuān)業(yè)背景要求：曾從事行政管理工作 2 年以上 3 .學(xué)歷要求：大專(zhuān)以上 4 .年齡要求： 30 歲以上 5 .個(gè)人素質(zhì)：善于表達(dá)、任勞任怨、積極熱情 行政部經(jīng)理 崗位名稱(chēng)：行政部經(jīng)理 直接上級(jí)：總經(jīng)理 下屬崗位： 崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)全面主持本部的管理工作 管理權(quán)限：受總經(jīng)理的委托，行使對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)工作的指揮、指 導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)

3、督、管理的權(quán)力，并承擔(dān)執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)程、工作指令的義務(wù) 管理責(zé)任：對(duì)所分管的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1 ．負(fù)責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門(mén)人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各 項(xiàng)工作任務(wù)； 2 ．貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)作配合； 3 ．負(fù)責(zé)組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行； 4 ．負(fù)責(zé)組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃。本著合理節(jié)約的原則， 編制后勤用款計(jì)劃，搞好行政后勤預(yù)算工作； 5 ．做好公司生活用房及財(cái)產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊(cè)、員工宿 舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財(cái)產(chǎn)帳冊(cè)； 6 ．負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作

4、。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防 犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生； 7 ．負(fù)責(zé)做好公司用水、電的管理工作。認(rèn)真抓好水、電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工作， 定期檢查和維修計(jì)量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作； 8 ．負(fù)責(zé)組織部門(mén)人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事部做好各項(xiàng)工作，定期開(kāi)展崗 位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競(jìng)賽評(píng)比活動(dòng)； 9 ．有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對(duì)其工作考核評(píng)

5、價(jià)； 10 ．按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。 崗位要求： 1 ．具有大專(zhuān)以上文化程度和行政后勤、保衛(wèi)工作管理知識(shí)； 2 ．熱愛(ài)公司，有較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力和組織管理能力； 3 ．能團(tuán)結(jié)同事，有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和事業(yè)心； 4 ．堅(jiān)持原則，具有較強(qiáng)警惕性和處理突發(fā)事件的能力； 5 ．具有處理后勤事務(wù)工作的耐心。 參加會(huì)議： 1 ．參加公司年度總結(jié)會(huì)、計(jì)劃平衡協(xié)調(diào)會(huì)及有關(guān)會(huì)議； 2 ．參加者季、月度經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)濟(jì)分析會(huì)、考核評(píng)比會(huì)等； 3 ．參加公司臨時(shí)召開(kāi)有關(guān)的會(huì)議； 4 ．參加本部門(mén)召開(kāi)的行政后勤、保衛(wèi)工作會(huì)議等。 辦公室主任 崗位名稱(chēng)：辦公室主任 直接上級(jí)：總

6、經(jīng)理 下屬崗位：文秘部、物資采購(gòu)部 崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)主持辦公室所有的管理工作 管理權(quán)限：行使公司行政辦公秩序、物資供應(yīng)指導(dǎo)、指揮、監(jiān)督、管理的權(quán)力， 并承擔(dān)執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)程、工作指令的義務(wù) 管理責(zé)任：對(duì)所分管的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1 ．在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完 成本室職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)； 2 ．貫徹落實(shí)本室崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，密切各部門(mén)工作關(guān)系，加強(qiáng)協(xié)作配合 做好銜接協(xié)調(diào)工作； 3 ．組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結(jié)、工作計(jì)劃和其它綜合性 文稿， 及時(shí)擇寫(xiě)總經(jīng)理的歸言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，

7、 嚴(yán)格按 行文程序辦理，保證文稿質(zhì)量； 4 ．組織收集和了解各部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門(mén)之間 有關(guān)的業(yè)務(wù)工作，掌握公司主要活動(dòng)情況， 為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見(jiàn)和建議， 負(fù) 責(zé)編寫(xiě)公司年度大事記； 5 ．負(fù)責(zé)召集公司辦公會(huì)議，檢查督促辦公會(huì)議和公司領(lǐng)導(dǎo)布置的主要工作任務(wù) 的貫徹落實(shí)情況； 6 ．負(fù)責(zé)監(jiān)督公司印章的使用； 7 ．參與公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的編制和公司重大決策事項(xiàng)的討論； 8 ．負(fù)責(zé)組織公司通用管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)章制度的擬定、修改和編寫(xiě)工作，協(xié)助參與 專(zhuān)用管理標(biāo)準(zhǔn)及管理制度的擬定講座和修改工作； 9 ．負(fù)責(zé)組織公司投資項(xiàng)目的洽談、調(diào)研、立項(xiàng)、報(bào)批

8、、工程投標(biāo)、開(kāi)工、竣工、 預(yù)決算等有關(guān)基建項(xiàng)目管理工作，及時(shí)組織編制項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表， 認(rèn)真做好項(xiàng)目的監(jiān)督管理工作； 10 ．負(fù)責(zé)組織物資的供應(yīng)計(jì)劃，組織物品的供應(yīng)、采購(gòu)工作，做好物品進(jìn)、出、 存統(tǒng)計(jì)核算工作； 11 ．負(fù)責(zé)組織全公司員工大會(huì)工作，開(kāi)展年度總結(jié)評(píng)比和表彰工作； 12 ．負(fù)責(zé)做好公司來(lái)賓的接待安排，統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)主管部門(mén)的聯(lián)系、有關(guān)的 法律咨詢(xún)等工作； 13 ．有權(quán)向直屬領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對(duì)其工作考核評(píng)價(jià)； 14 ．完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。 崗位要求： 1 ．具有大專(zhuān)以上文化程度和較強(qiáng)的文字組織能力； 2 ．熱愛(ài)本公司，有較強(qiáng)的工作能力

9、和綜合管理協(xié)調(diào)能力； 3 ．積極進(jìn)取，有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和事業(yè)心。 參加會(huì)議： 1 ．參加公司年度總結(jié)會(huì)、計(jì)劃平衡協(xié)調(diào)會(huì)及其重在會(huì)議； 2 ．參加季、月度總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)、考核評(píng)比等會(huì)議； 3 ．參加臨時(shí)緊急會(huì)議與總經(jīng)理參加的有關(guān)專(zhuān)題會(huì)議； 4 ．參加本部門(mén)召開(kāi)的有關(guān)工作會(huì)議。 文秘科科長(zhǎng) 崗位名稱(chēng)：文秘科科長(zhǎng) 直接上級(jí)：辦公事主任 下屬崗位：秘書(shū)、檔案管理員、總機(jī)話(huà)務(wù)員 崗位性質(zhì)：全面主持文秘室的工作 管理權(quán)限：對(duì)本科職責(zé)范圍內(nèi)的工作有指導(dǎo)、指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理的權(quán)力 管理責(zé)任：對(duì)所承擔(dān)的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1 ．草擬各類(lèi)文書(shū)、文件、報(bào)告、總結(jié)

10、及其他材料； 2 ．為公司領(lǐng)導(dǎo)人撰寫(xiě)文稿等工作； 3 ．負(fù)責(zé)對(duì)文件的收發(fā)存管理工作； 4 ．對(duì)下屬的評(píng)價(jià)、考核和激勵(lì)； 5 ．負(fù)責(zé)做好來(lái)客的日常接待工作； 6 ．負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作； 7 ．負(fù)責(zé)對(duì)公司文印工作的管理； 8 ．做好對(duì)各種類(lèi)文件、資料鑒定及統(tǒng)計(jì)管理工作； 9 ．負(fù)責(zé)對(duì)各種類(lèi)會(huì)務(wù)的安排工作； 10 ．負(fù)責(zé)對(duì)公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理； 11 ．有對(duì)下屬的人事推薦權(quán)和考核、評(píng)價(jià)權(quán)； 崗位要求： 1 ．具有大專(zhuān)以上的文化程度； 2 ．具有較強(qiáng)的文字組織和秘管理協(xié)調(diào)工作能力； 3 ．原則性強(qiáng)，具有較強(qiáng)責(zé)任感 參加會(huì)議： 1 ．參加公司召開(kāi)

11、的辦公室人員的有關(guān)會(huì)議； 2 ．參加每月季度工作協(xié)調(diào)會(huì)； 3 ．參加每年度公司評(píng)比會(huì) 董事長(zhǎng)秘書(shū) 崗位名稱(chēng)：董事長(zhǎng)秘書(shū) 直接上級(jí)：辦公室 間接上級(jí)：董事長(zhǎng) 崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)董事會(huì)有關(guān)文書(shū)材料等文秘工作 管理權(quán)限：受董事長(zhǎng)委托，行使對(duì)董事會(huì)日常工作協(xié)調(diào)和會(huì)議召集管理權(quán)限 管理責(zé)任：對(duì)所承擔(dān)的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1 ．負(fù)責(zé)召集董事會(huì)議； 2 ．負(fù)責(zé)董事會(huì)議的記錄； 3 ．負(fù)責(zé)公司印章、法人章的管理；

12、 4 ．負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議籌備、通知； 5 ．負(fù)責(zé)會(huì)議材料的整理、存檔工作； 6 ．負(fù)責(zé)會(huì)議資料的發(fā)放、收集； 7 ．負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)來(lái)往信件的處理工作； 8 ．做好保密工作，并嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定； 9 ．辦公室主任因公外出或不上班時(shí)，代職行使辦公室主任的職責(zé)，管理本部工 作 兼職工作： 1 ．負(fù)責(zé)公司的傳真接收和發(fā)放； 2 ．負(fù)責(zé)公司文件的打字和復(fù)??； 崗位要求： 1 ．具有本科以上的文化程度； 2 ．具有較強(qiáng)的文字組織和管理協(xié)調(diào)能力； 3 ．原則性強(qiáng)，并具有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心； 4 ．具有較強(qiáng)保密思想觀念和意

13、識(shí)。 參加會(huì)議： 1 ．參加董事會(huì)和公司召開(kāi)的有關(guān)會(huì)議； 2 ．參加董事會(huì)、公司各類(lèi)工作協(xié)調(diào)會(huì)和評(píng)比會(huì)。 總經(jīng)理助理 職位名稱(chēng)：總經(jīng)理助理 直屬上級(jí)：總經(jīng)理 管轄人數(shù)：不定 工作內(nèi)容： 1 ．協(xié)助總經(jīng)理對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)行全面管理。 2 ．向股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和全休員工宣傳公司的遠(yuǎn)景規(guī)劃，使人們以此為 核心 ,行成一高凝聚的整體。 3 ．在企業(yè)文化建設(shè)、組織創(chuàng)新和人才開(kāi)發(fā)等企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵領(lǐng)域，協(xié)助總經(jīng)理 實(shí)施戰(zhàn)略管理。 4 ．做好政策調(diào)研工作，為總經(jīng)理決策提供參謀意見(jiàn)。 5 ．處理好與公司重要客戶(hù)的公共關(guān)系協(xié)調(diào)。 6 ．為公司發(fā)展和管理創(chuàng)新做出艱巨的探索和嘗

14、試。 7 ．參與工程中期及竣工后的檢查及驗(yàn)收工作。 任職資格： 1 ．年齡區(qū)間： 28~35 歲 2 ．性別：不限 3 ．教育背景 最低學(xué)歷：大學(xué)本科以上 專(zhuān)業(yè)：企業(yè)管理或工商管理專(zhuān)業(yè) 4．培訓(xùn) 培訓(xùn)科目：管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、項(xiàng)目管理學(xué)、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)法 培訓(xùn)時(shí)限：一年 說(shuō)明：如為 MBA 畢業(yè)或具有較長(zhǎng)的工作經(jīng)歷，培訓(xùn)時(shí)限可適當(dāng)縮短。 5 ．經(jīng)驗(yàn)：從事管理工作三年以上，具有非常豐富的經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)。 6 .技能：具有組織、審核、負(fù)責(zé)公司重要經(jīng)營(yíng)管理項(xiàng)目或從事經(jīng)營(yíng)管理局部開(kāi)創(chuàng) 性工作能力，能夠解決經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的關(guān)鍵問(wèn)題，具有一定的全局駕馭能力。 7 .體能：精力充沛

15、 8 .晉升趨勢(shì)：副總經(jīng)理 總經(jīng)理秘書(shū) 職位名稱(chēng)：總經(jīng)理秘書(shū) 所屬部門(mén)：辦公室 直屬上級(jí)：辦公室主任 工作內(nèi)容： 1. 負(fù)責(zé)起草公司年度工作總結(jié)報(bào)告及總經(jīng)理講話(huà)稿。 2. 負(fù)責(zé)起草公司股東人和董事會(huì)的會(huì)議材料。 3. 負(fù)責(zé)公司其它重要會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理。 4. 負(fù)責(zé)公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。 5. 負(fù)責(zé)公司印章及總經(jīng)理簽章的刻制和使用管理。 6. 定期編輯《公司通訊》。 7. 協(xié)助辦公室主任做好公司來(lái)賓的接待工作。 8. 完成總經(jīng)理和辦公室主任交辦的其他工作。 權(quán)限與責(zé)任 : 1 ．權(quán)限： 有權(quán)參加或列席公司內(nèi)部的各項(xiàng)會(huì)議。 有權(quán)了解公司各

16、項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)展情況。 2 ．責(zé)任： 對(duì)公司宣傳報(bào)道的信息失真負(fù)相應(yīng)的行政責(zé)任。 對(duì)公司文件及印章管理不善造成的問(wèn)題負(fù)相應(yīng)的行政責(zé)任。 對(duì)工作內(nèi)容不能保守秘密，給公司造成損失負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和行政責(zé)任。 所受指導(dǎo)： 接受辦公室主任的行政指導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 所予指導(dǎo)： 1 . 指導(dǎo)分公司的宣傳工作。 2 .指導(dǎo)分公司的企業(yè)文化建設(shè)工作。 任職資格： 1 ．年齡區(qū)間： 25~32 歲 2 ．性別：女性 3 ．教育背景 所需最低學(xué)歷：大學(xué)專(zhuān)科 專(zhuān)業(yè)：文秘或行政管理 4．培訓(xùn) 培訓(xùn)科目：速記、檔案管理、文書(shū)寫(xiě)作、公司歷史 培訓(xùn)時(shí)限：三個(gè)月 5 ．經(jīng)驗(yàn)：從事文

17、秘工作三年以上 6 ．技能：熟練使用 Word 、 Excel 等文字處理軟件，優(yōu)秀的英文聽(tīng)、說(shuō)能力， 掌握速記技巧。 8 .晉升趨勢(shì)：暫無(wú) 檔案管理員 崗位名稱(chēng)：檔案管理員； 直接上級(jí)：文秘科科長(zhǎng)； 工作目標(biāo)：負(fù)責(zé)公司的檔案的管理工作； 權(quán)力和責(zé)任： 1 ． 負(fù)責(zé)收集公司分散在各個(gè)部門(mén)和個(gè)人手中的文件、 資料集中起來(lái)， 經(jīng)過(guò)整理、 立卷、當(dāng)檔保存； 2 ．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限； 3 ．負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷(xiāo)毀等情況隨時(shí)以表冊(cè)、數(shù)字形式， 進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)； 4 ．負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全； 5 ．負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄

18、、卡片、索引等； 6 ．負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度； 7 ．遵守國(guó)家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程； 8 ．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)； 9 ．熟悉計(jì)算機(jī)的使用； 崗位要求： 1 ．具有高中以上的文化程度； 2 ．具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)； 3 ．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)； 參加會(huì)議： 1 ．參加每周一次的工作會(huì)議； 2 ．參加每月一次的管理工作評(píng)比會(huì)； 3 ．參加公司召開(kāi)的職工大會(huì)；