會議室使用管理制度

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1、 WORD格式 - 專業(yè)學習資料 - 可編輯 會議室使用管理制度 第一章總則 為了規(guī)范公司的會議管理， 加強會議室的合理利用并對其進行有 效管理、保證會議室的整潔及各類設施的完好， 提高會議管理工作效 率、會議質量，確保公司各項目會議的順利召開， 特制定本管理辦法。 第二章 適用范圍 第一條 會議室僅限于本公司用于舉行各

2、類會議、開展各部門培訓及重要來 賓接待等工作使用。 第二條 本管理辦法適用于公司各級、 各類會議的組織和管理。 第三章 會議的類型及使用原則 第三條 公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。 第四條 會議室使用原則： 一、會議室使用需遵循先登記先使用、 先緊急后一般、 先全局后部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、 緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調整使用，但不可影響后續(xù)其他預約情況； 二

3、、會議組織部門根據會議類型、 參會人員級別和參會人數提前到前臺填寫《會議室預約登記表》預約會議室；涉及接待重要來賓或專題會議等重大會議時，應填寫《會議接待需求表》 ； 三、如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，根據實際 - 學習資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學習資料 - 可編輯 情況協(xié)調會議室使用，事后補辦有關登記； 四、部門應在所預約時間到達會

4、議室， 并開始使用。 若長時間未到，則會議室使用權由行政部另作安排； 五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用， 超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。 第四章 會議準備 第五條 會議組織部門應根據會議類型、與會人員級別等內容，提前到行政部指定人員進行登記預約，涉及重大會議時，應填寫《會議接待需求表》，經行政部審批。 第六條 所有會議的

5、主持人、召集部門、與會人員及與會領導都應該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。 第七條 會議組織方或人員的會議前需要準備以下內容： 一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀要； 二、涉及接待重要領導或貴賓的會議， 需要提前與行政部確認該貴賓或領導的住宿、行程、用餐等安排及相關費用等事項； 三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。 第八條 行政部會議前必須根據會議類型及會議組織方需求，需要準備以下內容

6、： - 學習資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學習資料 - 可編輯 一、應于會議前 10 分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心） 、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作； 二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定 等。

7、 第五章 會中服務和會議要求 第九條 會場服務 會場服務主要由行政部負責。 一、引導座位：會議組織方或人力行政人員應于會前準備好座位名牌，可引導與會人員 盡快就座，特別要注意主要領導人員和重要貴賓人員的座次位置； 二、茶水服務：會議開始后，人力行政人員應指定前臺工作人員，每隔 15-20 分鐘添加茶水， 根據與會人員飲水情況， 自行調整添加茶水間隔時間； 三、維護會場秩序： 保證會場內外安靜， 注意會場周圍無關人員大聲喧嘩或闖入會場內，影響會議正常進行；

8、 四、內外聯系、傳遞信息：做好內外聯系及信息傳遞工作，包括會議進行中領導對外要辦的事項、 外來人員電話接聽、 重要日程安排及接待等事項。 第十條 會議要求 一、 請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；二、會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的分配預先告 - 學習資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學習資料 - 可編輯

9、 知與會人員； 三、會中，與會人員應及時關閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發(fā)言；急需接聽電話，須到場外接聽。 第六章 會后工作 第十一條 會議結束后，各部門應做好收尾工作。 一、會場清理：各部門使用后要及時關閉投影儀，視頻等設備，椅子及時歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點會場設備，保證會場內 設備完好。會議室使用完畢后，隨時關閉門、窗和全部設施、設備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全

10、工作； 二、會議紀要： 由會議組織部門指定人員做好會議紀要， 并成文由與會人員簽字確認； 三、貴賓接待工作： 涉及會后接待用餐或接待用車， 由責任部門陪同，行政部協(xié)助安排用餐及行程用車，直至接待工作結束。 第七章 會議室的管理 第十二條 會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保 持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內設備。會議室內的設備、工具、辦公用品未征得公司同意， 任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。 第十三條 會議室的環(huán)境衛(wèi)生由

11、行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。 為保持公司形象， 公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。 第十四條 如遇下班或節(jié)假日，會議室管理人員應做到門窗關閉、 - 學習資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學習資料 - 可編輯 電源關閉，遙控器等小件物品應及時收納， 做好防火、防盜安全工作。 第八

12、章 附 則 第十五條 本制度由行政部指定，經區(qū)域總經理審批，報批集團 通過后生效。 第十六條 本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。 第十七條 其他內容 附件一：《會議室預約使用登記表》 附件二：《會議接待需求表》 - 學習資料分享 ----