會議室使用管理制度

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1、 WORD格式 - 專業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯 會議室使用管理制度 第一章總則 為了規(guī)范公司的會議管理， 加強(qiáng)會議室的合理利用并對其進(jìn)行有 效管理、保證會議室的整潔及各類設(shè)施的完好， 提高會議管理工作效 率、會議質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)目會議的順利召開， 特制定本管理辦法。 第二章 適用范圍 第一條 會議室僅限于本公司用于舉行各

2、類會議、開展各部門培訓(xùn)及重要來 賓接待等工作使用。 第二條 本管理辦法適用于公司各級、 各類會議的組織和管理。 第三章 會議的類型及使用原則 第三條 公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓(xùn)會議和臨時(shí)會議等。 第四條 會議室使用原則： 一、會議室使用需遵循先登記先使用、 先緊急后一般、 先全局后部門的原則；臨時(shí)情況使用各部門之間可本著重要、 緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用，但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況； 二

3、、會議組織部門根據(jù)會議類型、 參會人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫《會議室預(yù)約登記表》預(yù)約會議室；涉及接待重要來賓或?qū)ｎ}會議等重大會議時(shí)，應(yīng)填寫《會議接待需求表》 ； 三、如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負(fù)責(zé)人，根據(jù)實(shí)際 - 學(xué)習(xí)資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯 情況協(xié)調(diào)會議室使用，事后補(bǔ)辦有關(guān)登記； 四、部門應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間到達(dá)會

4、議室， 并開始使用。 若長時(shí)間未到，則會議室使用權(quán)由行政部另作安排； 五、如部門臨時(shí)取消申請，再需使用時(shí)，需重新申請。部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時(shí)間無其他安排，可超時(shí)使用。但若緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了其他部門使用， 超時(shí)部門必須離開會議室，終止使用該會議室。 第四章 會議準(zhǔn)備 第五條 會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容，提前到行政部指定人員進(jìn)行登記預(yù)約，涉及重大會議時(shí)，應(yīng)填寫《會議接待需求表》，經(jīng)行政部審批。 第六條 所有會議的

5、主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作，以便會議高效、有序進(jìn)行。 第七條 會議組織方或人員的會議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容： 一、明確會議主題、會議主持人、會議時(shí)間、明確參會人員，準(zhǔn)備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進(jìn)行會議紀(jì)要； 二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會議， 需要提前與行政部確認(rèn)該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費(fèi)用等事項(xiàng)； 三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。 第八條 行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容

6、： - 學(xué)習(xí)資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯 一、應(yīng)于會議前 10 分鐘，準(zhǔn)備好茶水、茶歇（水果、點(diǎn)心） 、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作； 二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定 等。

7、 第五章 會中服務(wù)和會議要求 第九條 會場服務(wù) 會場服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)。 一、引導(dǎo)座位：會議組織方或人力行政人員應(yīng)于會前準(zhǔn)備好座位名牌，可引導(dǎo)與會人員 盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置； 二、茶水服務(wù)：會議開始后，人力行政人員應(yīng)指定前臺工作人員，每隔 15-20 分鐘添加茶水， 根據(jù)與會人員飲水情況， 自行調(diào)整添加茶水間隔時(shí)間； 三、維護(hù)會場秩序： 保證會場內(nèi)外安靜， 注意會場周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會場內(nèi)，影響會議正常進(jìn)行；

8、 四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括會議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項(xiàng)、 外來人員電話接聽、 重要日程安排及接待等事項(xiàng)。 第十條 會議要求 一、 請與會人員嚴(yán)格遵守會議時(shí)間，切勿遲到或無故早退；二、會議主持人應(yīng)把會議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告 - 學(xué)習(xí)資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯

9、 知與會人員； 三、會中，與會人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉手機(jī)鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發(fā)言；急需接聽電話，須到場外接聽。 第六章 會后工作 第十一條 會議結(jié)束后，各部門應(yīng)做好收尾工作。 一、會場清理：各部門使用后要及時(shí)關(guān)閉投影儀，視頻等設(shè)備，椅子及時(shí)歸位。行政部會后檢查并整理會場，保持會場清潔。清點(diǎn)會場設(shè)備，保證會場內(nèi) 設(shè)備完好。會議室使用完畢后，隨時(shí)關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源，其實(shí)做好防火、防盜及其他安全

10、工作； 二、會議紀(jì)要： 由會議組織部門指定人員做好會議紀(jì)要， 并成文由與會人員簽字確認(rèn)； 三、貴賓接待工作： 涉及會后接待用餐或接待用車， 由責(zé)任部門陪同，行政部協(xié)助安排用餐及行程用車，直至接待工作結(jié)束。 第七章 會議室的管理 第十二條 會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保 持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備。會議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意， 任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。 第十三條 會議室的環(huán)境衛(wèi)生由

11、行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。 為保持公司形象， 公司員工切勿將私人物品擺放于會議室。 第十四條 如遇下班或節(jié)假日，會議室管理人員應(yīng)做到門窗關(guān)閉、 - 學(xué)習(xí)資料分享 ---- WORD格式 - 專業(yè)學(xué)習(xí)資料 - 可編輯 電源關(guān)閉，遙控器等小件物品應(yīng)及時(shí)收納， 做好防火、防盜安全工作。 第八

12、章 附 則 第十五條 本制度由行政部指定，經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批，報(bào)批集團(tuán) 通過后生效。 第十六條 本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。 第十七條 其他內(nèi)容 附件一：《會議室預(yù)約使用登記表》 附件二：《會議接待需求表》 - 學(xué)習(xí)資料分享 ----