電子郵件溝通技巧與禮儀.doc

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. 電子郵件溝通技巧 電子郵件有很多用途，用于聯(lián)系貿(mào)易業(yè)務(wù)、親朋好友之間的通信等，但是作為工作場合的業(yè)務(wù)溝通，電子郵件提供了很多的便利，同時也帶來了很多風(fēng)險。在所有的溝通方式中，電子郵件是最難控制的，最容易達到你不想傳遞的對象。如何在企業(yè)里使用好郵件，相信也是大家經(jīng)常感到比較困惑的問題，下面是我們企業(yè)和部門內(nèi)部規(guī)范的一些郵件溝通技巧，相信這些技巧對于其他企業(yè)也同樣適用。 一、 郵件格式 1. 郵件一定要注明標(biāo)題，很多人是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 2. 如果不是經(jīng)常交流的對象，記得寫郵件抬頭稱呼對方，以示禮貌，并引起主要收件人的關(guān)注。 3. 收件人盡量用中文姓名全稱，避免只顯示個人郵箱帳號。 二、 哪些事情需要發(fā)送郵件 1. 正式工作報告； 2. 難以簡單用口頭表達說明清楚的事項； 3. 知識推薦和信息傳遞； 4. 沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容； 總結(jié)：可以用口頭交流解決的，盡量不使用郵件。 三、 郵件發(fā)送對象 1. 尋求跨門支持的郵件，一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級；同時抄送本部門的直接上級；這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持； 2. 項目通報類的郵件，主送給項目小組成員，抄送給項目小組成員的直接上級、項目主要領(lǐng)導(dǎo)； 3. 工作計劃的發(fā)送對象，經(jīng)理人的工作計劃主送工作計劃的下達對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人。為保持部門內(nèi)部計劃對外的一致性，部門內(nèi)部計劃原則上只有一個計劃可以跨部門傳達，特殊情況可以根據(jù)需要處理。 4. 選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象 4.1 在對外溝通中，非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理； 4.2 避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替。 4.3 避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。 四、 郵件溝通支持 1. 如果遇到在郵件發(fā)送時對內(nèi)容、措辭、發(fā)送人有任何疑問，可以向直接上級尋求溝通支持； 2. 如果在溝通中發(fā)生意見分歧，溝通雙方首先應(yīng)換位思考，盡量用見面溝通或電話溝通解決分歧； 3. 充分發(fā)揮個人的主動性，避免將一般性的溝通工作交給上級去做（這樣降低了溝通效率）； 五、 郵件內(nèi)容 1. 如果帶有附件，盡量在郵件正文對附件內(nèi)容進行總結(jié)，避免收件人一一打開附件才能知悉溝通事項； 2. 控制郵件正文字?jǐn)?shù)，確保郵件正文層次清晰、內(nèi)容明確，避免長篇大論。 六、 溝通確認(rèn)和反饋 1. 對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方引起關(guān)注； 2. 重要會議通知再回前向與會人員提醒開會時間； 3. 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒； 每個人都會遇到溝通無效的情況，沒有有效的溝通，很多工作將寸步難行，希望以上分享可以讓大家溝通更輕松，工作更上一層樓！ 電子郵件溝通禮儀 關(guān)于電子郵件 1. 主題應(yīng)當(dāng)精當(dāng), 不要發(fā)送無主題和無意義主題的電子郵件。 2. 注意稱呼, 避免冒昧：當(dāng)與不熟悉的人通信時, 請使用恰當(dāng)?shù)恼Z氣, 適當(dāng)?shù)姆Q呼和敬語. 3. 注意郵件正文拼寫和語法的正確, 避免使用不規(guī)范的問題和表情符號. 使用簡單易懂的主題行以準(zhǔn)確傳達您的電子郵件的要點。 4. 因為郵件容易丟失, 因此應(yīng)當(dāng)小心查問, 不是無理猜測并暗責(zé)對方. 在自己做到及時回復(fù)郵件的同時, 不要對他人回復(fù)信件的時效性做過分期許. 5. 不要隨意轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件, 尤其是不要隨意轉(zhuǎn)發(fā)帶附件的電子郵件, 除非你認(rèn)為此郵件對于別人的確有價值. 在病毒泛濫的今天, 除非附件是必需的, 否則應(yīng)該避免Word, PPT附件. 多使用PDF. 在正文中應(yīng)當(dāng)包含附件的簡要介紹. 郵件要使用純文本或易于閱讀的字體, 不要使用花哨的裝飾. 最好不用使用帶廣告的電子郵箱 6. 如果不是工作需要, 盡量避免群發(fā)郵件. 特別不要參與發(fā)連環(huán)信這種活動(把這條消息發(fā)送給10個好友之類). 群發(fā)郵件容易使得收件人的地址相互泄漏, 因此最好使用郵件組或者暗送(Bcc). 兩個人商量事情牽涉到第三方時, 應(yīng)該將郵件抄送(CC)給第三方. 7. 在給不認(rèn)識的人發(fā)送郵件時，請介紹一下自己的詳細(xì)信息，要么在簽名中注明自己的身份，沒有人樂意和自己不明底細(xì)的人討論問題。 8. 如果對方公布了自己的工作郵件，那么工作上的聯(lián)系請不要發(fā)送到對方的私人信箱里去，沒有人樂意在和朋友們聯(lián)系的信箱中看到工作上的問題. 3 可編輯修改