秘書資格培訓(xùn)三級秘書資格培訓(xùn)教程辦公環(huán)境管理ppt課件

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辦公環(huán)境管理,1,一、辦公環(huán)境的定義,是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。 包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。,2,二、辦公環(huán)境管理的原則,1、原則 健康 安全 舒適,3,2．環(huán)境的布局與布置,（1）布局 ①封閉式布局。 ②開放式布局。 （2）布置 常見的布置方法有: ①辦公桌上的物品應(yīng)擺放得體，最常用的物品應(yīng)放在伸手可及的地方； ②要使領(lǐng)導(dǎo)坐得舒適，辦公椅應(yīng)有靠背。要使領(lǐng)導(dǎo)緩解疲勞則可以用旋轉(zhuǎn)椅來調(diào)節(jié)方位。 ③對計算機等辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨立的空間，要考慮到其他人員對設(shè)備的使用，布置時既要方便他人，又不要妨礙領(lǐng)導(dǎo)的工作。,4,三、辦公室的視覺環(huán)境管理,5,1、視覺環(huán)境：,辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。 （1）有效地使用顏 （2）地面覆蓋物的顏色和類型應(yīng)與墻壁、天花板的顏色協(xié)調(diào)一致，以保證一個統(tǒng)一的、和諧的環(huán)境。,6,2．照 明,照明：指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓饩€系統(tǒng)。 光亮宜遵循以下原則設(shè)計：減少光源的強度，避免用一個發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源強度，避免集束光而用勻散光；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入；辦公室宜多用幾只光度較弱的燈，以取代一個光度較強的燈，使光線勻散而非集束。,7,四、辦公室的聽覺環(huán)境管理,聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂或愉快交談的聲音；噪音，如辦公機器的震動聲為有害的聲音。,聲音的強度單位為分貝，一般說來超過70分貝即為噪音，超過130～140分貝使耳痛，超過150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周圍環(huán)境常有噪音發(fā)出，如小汽車、摩托車、卡車的喇叭聲，工作人員的談話、開會、打電話的聲音和人們不必要的活動等。,8,1、消除噪音的來源 2．用吸音的材料以減少噪音的影響 3．適量音樂的播放,如何控制噪音,9,五、辦公室的空氣環(huán)境管理,辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強舒適性而經(jīng)過精心調(diào)節(jié)過空氣的辦公室。,,10,控制的方法,1、溫度 一般說來，秘書工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15～20℃。 2．濕度 一般來講，最適宜的濕度為40％一60％。 3．空氣流通、 一般說來，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達(dá)到這種要求，必須有良好的通風(fēng)設(shè)備，使空氣流通無礙，得以充足與新鮮。,11,,4．空氣的凈化 為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內(nèi)應(yīng)該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內(nèi)空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等。,12,六、辦公室安全環(huán)境管理,識別辦公室安全隱患 1、辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。,13,,2、辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)取?3、辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。,14,,4、辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂?，?fù)印機的輻射，違規(guī)操作等。 5、工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關(guān)的機器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標(biāo)識等。,15,,6、消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報失靈等。,16,設(shè)計辦公室的工作程序,（1）對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。 （2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。通常辦公室的大小因各人工作性質(zhì)而異。但一般而言，每人的辦公空間，大者可3m2～10m2，普通者1．5m2～8m2即可以。,17,設(shè)計辦公室的工作程序,（3）根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。 （4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。 （5）對設(shè)備的安放提出合理建議。,18,