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1、GTD,時間管理,Getting Thing Done,時間比金錢更重要,2020/7/27,計算：你的每秒價值多少呢？,2020/7/27,行政(自我工作管理)能力 時間管理與排定 目標與標準設定 計劃與安排工作 溝通(與人溝通協(xié)調)能力 傾聽與組織訊息 給予明確的訊息 獲得正確的訊息,督導(建立工作團隊)能力 訓練教導與授權 評估部屬與績效 行為規(guī)范 認知(思考清晰縝密)能力 問題確認與解決 決斷與風險衡量 清晰思考與分析,“管理才能評鑒”測評的經理人12項能力,2020/7/27,今天，你的時間如何安排？ 科學or非科學？！ 接下來與你共同分享世界500強企業(yè)的時間管理之道!,2020/
2、7/27,,,,,3.GTD的開始,2.GTD的方法,4.GTD的意義,1.GTD的簡介,搞定它，我只要2分鐘,我們的工作效率：蝸牛還是獵豹,規(guī)劃人生，改變自己,痛苦的第一周，成功的一生,目 錄,2020/7/27,GTD是英文Getting Things Done的縮寫,是由效率管理專家David Allen開創(chuàng)的一套完整個人管理系統(tǒng)。GTD是一套讓你變得輕松自如，事半功倍的方法。 國內目前已有部分GTD愛好者群，通過學習這樣的一種行為管理方法來給自己增加能力值。,GTD簡介,2020/7/27,任務籃（Inbox） 下一步 跟蹤 垃圾桶 某天也許 已存檔 已完成,GTD簡介收集,202
3、0/7/27,把每個項目用思維導圖來體現(xiàn)提綱 每個行動都有時間及相關負責人信息 項目的目標清晰明確、可衡量、可達成、合乎實際、具時效性,GTD簡介項目或下一步行動,2020/7/27,事務重要性分類：四象限方法,GTD簡介加工分類,,,,不重要但緊急 （幫丈母娘交水費）,重要且緊急 (陪女朋友逛街),不重要不緊急 （陪老婆逛街）,重要不緊急 （陪客戶喝茶）,雜事安排,2020/7/27,計劃 設定每天，每周的最重要的事(MIT)。 每周，列下你需要完成的重大事件，把他們排進日程表。 每天，列出1-3個最重要的事(MITs)。 這樣，你的每一天和每一周都被設定了目標，你總是在完成那些最重要最有用
4、的事情！,GTD簡介日程安排,2020/7/27,,每日回顧 每天處理收集箱，這樣永遠不會有一大堆事等你； 每天回顧日程安排，修改來不及完成的安排。 每天回顧周月計劃，調整安排。 每周回顧 周月計劃回顧 項目回顧 日程及行動安排調整,GTD簡介回顧,2020/7/27,,GTD的方法,2020/7/27,,大腦是用來思考，不是用來記事的。,GTD的方法,2020/7/27,目標清晰，100%發(fā)揮自己的資源。 建立一個能夠保持順暢工作流程的工作體系 。 因為掌控全局，所以隨心所欲。 GTD已被許多世界頂級機構（包括微軟、洛克希德、甲骨文、世界銀行和美國司法部等）視為成功的工作習慣
5、來推廣。,GTD的方法,2020/7/27,,,過去、現(xiàn)在、未來 一連串事件連成線 讓你的時間里發(fā)生該發(fā)生的事 無法管理時間便無法管理一切,時間是什么？,2020/7/27,“時間殺手” Time Killers,2020/7/27,影響時間效率的因素,1、電話2、打擾者、突然來訪者3、會議（預約、沒預約）4、爭吵、發(fā)火5、缺乏目標、時間計劃、優(yōu)先計劃6、雜亂的辦公室和工作桌、個人的無序性7、無效率的代表、委托人8、作無用的嘗試9、同一時間，想法、嘗試過多10、不現(xiàn)實的時間期望11、無效的的通訊12、下屬的訓練和發(fā)展不充分13、拖延、猶豫、作白日夢14、不會說“不”15、努力不徹底、或努力改變
6、 16、自己做纏人過多的細節(jié)17、員工不足或工作不力18、社會的、閑在的談話19、缺少自律,20、保持優(yōu)越感21、錯誤的傾聽22、缺少反饋23、爭議、個人問題24、憂慮、恐懼、焦急25、不充分的計劃、錯誤的變更26、等待27、記憶本身28、差的記憶29、對結果行為的迷惑30、疲勞、討厭 31、責備其它32、壓力、緊張33、不充分的工具與設備34、公司策略35、不充分的登記系統(tǒng)36、過多的文案工作、郵件、讀物37、寵物、外界活動38、不耐煩、草率39、不懂該做先做的事,2020/7/27,創(chuàng)造時間 Making Time 時間是稀缺商品，“創(chuàng)造時間”是不可能的，但你一定能夠在有
7、限的時間里做更多的事情。,2020/7/27,,提高事件掌握度，可以提高自我價值 區(qū)分優(yōu)先順序：20%的重要事情產生 80%的結果 做對的事情比把事情做對更重要,時間管理的關鍵：,2020/7/27,創(chuàng)造時間第一招： 做 好 規(guī) 劃,2020/7/27,為什么要做計劃,“上君，盡人之智；中君，盡已之智；下君，盡已之力” ---商鞅 “謀和斷是哈佛職業(yè)經理的兩大職能” ---哈佛職業(yè)經理箴言 “如果說遠見不是管理的全部的話，那它至少是管理的核心部分” ---法約爾,2020
8、/7/27,PLAN 計劃,計劃是什么？ 不計劃的原因是什么？ 長期計劃 周計劃,2020/7/27,怎樣做好計劃,計劃工作的著眼點 計劃的基礎與關鍵目標 計劃的內容 計劃制定的一般過程 特別提示 計劃錦囊,2020/7/27,主導價值:什么對我最重要?,主導價值范例： 冒險、健康、專業(yè)、誠實、信念、正直、事業(yè)、朋友、家庭、成長、教育、人際關系、自由、快樂、責任、勇氣、感恩、奉獻、財富、幸福、忠誠、合作、團隊、智慧、堅韌、美貌、玩樂、卓越、成功、積極、樂觀、創(chuàng)造、奮斗、謙虛、心態(tài) ,2020/7/27,關于使命宣言的幾個問題,我什么時候感到幸福并充滿成就感？ 我的個人活動中最有價值的活動是什么
9、？ 我在事業(yè)上最有價值的活動是什么？ 我有哪些天賦、才能、優(yōu)點及能力？ 什么事情最能激勵我，令我著迷并充滿激情？ 我如何能為社會做出最大貢獻？,2020/7/27,長期目標,SMART目標 我的長期目標： 主導價值觀 角 色 使 命,,,2020/7/27,每周計劃,1. 2. 3. 4.,,,,,2020/7/27,哈佛的調查,哈佛大學有一個非常著名的關于目標對人生影響的跟蹤調查。對象是一群智力、學歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調查結果如下： 27%的人 沒有目標 60%的人 目標模糊 10%的人 有比較清晰的短期目標 3%的人 有比較清晰的長期目標,2020/7/27
10、,墨非定律,( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯； ( 2 ) 每次出錯的時候，總在最不可能出錯的地方； ( 3 ) 不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限； ( 4 ) 不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。,2020/7/27,設定目標的SMART原則,Specific 目標要具體 Measurable 目標必須是可衡量的 Attainable目標是可能實現(xiàn)的 Relevant目標是切合實際的 Trackable（Time bound ）可跟進，要設定時間表。,2020/7/27,耶魯大學設定目標七步驟,先擬出您期望達到的
11、目標； 列出好處：您達到這目標有什麼好處? 列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙； 列出所需資訊：思索需要那些知識、協(xié)助、訓練等； 列出尋求支持的對象； 訂定行動計劃：一定要有一個行動計劃； 訂定達成目標的期限。,2020/7/27,計劃的內容,“如何做”實現(xiàn)目標的行動方案（途徑、方法等） “如何分工”各成員分別做什么，分別承擔什么樣的責任 “何時做”準備時間、起止時間、進度安排 “涉及范圍”涉及哪些部門、哪些地理范圍 “投入多少資源”成本、費用、代價 “應變措施”考慮應付意外的對策,2020/7/27,制定計劃的一般過程,1.圍繞最終目標，明確當前目標范圍 要點：計劃方向與最終目標一致；
12、初步鎖定當前目標區(qū)域 針對點：明確當前做什么；估算當前能做到大致什么程度 2.根據SMART原則，制定初步目標 要點：使當前目標逐步成為好的工作目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 3.根據歷史數(shù)據，現(xiàn)實情況，修訂目標 要點：與過去比較，確定改進；收集相關信息，評估影響因素；調整初步目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 4.分為關鍵目標和日常目標并明確達成標準 要點：關注關鍵領域，維持一般領域；定好標尺 針對點：分清既定目標群中的主次；定位要達到的標準,2020/7/27,5.制定相應行動方案 要點：分析實現(xiàn)目標所需解決的問題 針對點：考慮
13、怎樣做、技術路線問題 6.落實責任人、獎懲 要點：落實每個目標由誰負責、由誰執(zhí)行、由誰協(xié)調、由誰檢查，并明確相應的獎懲措施 針對點：責任到位；獎罰分明 7.制訂進度表 要點：各項行動方案的時間問題、資源供給情況、成本等 針對點：約束條件 8.分配資源 要點：分配需要的資源、需要投入的時間和投入的量 針對點：資源保證 9.審定計劃 要點：評價計劃的完整性和可行性 針對點：計劃與最終目標的必然聯(lián)系,制定計劃的一般過程,2020/7/27,特別提示,“計劃無須事無巨細”、“凡事計劃則不如無計劃”。 “不需要大小事都周密計劃，不必具體計劃那些無關緊要的事”。 只須周密計劃好最緊要的20
14、，其余的80事情只要有備忘就足夠了！,2020/7/27,計劃錦囊,* 計劃的基礎和關注核心是目標。 * 好的目標要符合SMART原則。 * 目標要有主次之分和優(yōu)先順序。 * 目標設定最后期限，專人負責。 * 防火重于救火，預先評估問題。,2020/7/27,創(chuàng)造時間第二招： 要 事 第 一 （確定優(yōu)先順序）,2020/7/27,,,有效的行動,,,,,緊 急,不 重 要,重 要,不緊急,時間矩陣圖,2020/7/27,2020/7/27,創(chuàng)造時間第三招： 組 織 得 當,2020/7/27,5S Practice 五常法 改善品質及生產力的關鍵,2020/7/27,“常組織”活動
15、概要,2020/7/27,討論：如何使辦公室成為省時工作站？,雜亂無章的辦公室： 你會因此無法控制工作； 生產率下降； 分心、疲勞、緊張； 使同事或其他目睹桌面狀況的人對你留下不好的印象。,2020/7/27,方法：及時處理，一次完成 Filing 歸檔 Executionm 執(zhí)行 Circulation 傳閱 Abandonmen 廢棄,處理文書,2020/7/27,工作簡化法,崔西定律： 任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比 ； 簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。,2020/7/27,剔、合、排、簡,剔剔除 運用5W1H查問法，試試哪些可以剔除
16、： WHY?為何做？不做可以嗎？ WHAT?做什么？不這樣做可以嗎？ WHERE?在那里做？一定要在這個部門做嗎？ WHEN?何時做？換個時間可以嗎？ HOW?如何做？變通辦法做可以嗎？ 合合并 流程內的各項手續(xù)，試一試哪些可以合并 排重 經過剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排 簡簡化 經過剔、合、排之后，是否最簡？能不能再簡化，以達到最好的效果。,2020/7/27,創(chuàng)造時間第四招： 與人共事,2020/7/27,問自己：你做了什么能夠由別人，并且應該由別人做的事？ 為什么不授權？ 為什么要授權？ 什么是授權？ 授權要訣,授 權,2020/7/27,有效地溝通,,,,,,,,You,You
17、r Colleagues,Your People,Your Bosses,Other Dept.,Your Dept.,,,,,,2020/7/27,創(chuàng)造時間第五招： 應付“時間殺手”,2020/7/27,應付時間殺手,十大省時要訣 時間管理八大對策 善用時間的良好習慣,2020/7/27,十大省時要訣,1.了解自己的生理時鐘，掌握個人生活的韻律，在最清醒的時間做最重要的事。 2. 工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。 3. 制作每日、每周、每月工作計劃表，按步就班心中壓力自然紓緩。 4. 重視開始，做好準備，才能一路順暢。 5. 勿忘優(yōu)先順序，先將應完成工作分類，每一次的出擊達
18、最高效益。,2020/7/27,6. 勇于授權委任，可以交給別人做的事，不一定攬在自己身上，讓自己去做最有價值的事情。 7. 一鼓作氣，企劃、創(chuàng)意、思考的事情一旦順手就不要停頓下來。 8. 放棄完美主義，任何事情經過評估有勝算就放手去做。 9. 絕不拖延工作，該做的事絕不以任何理由、借口推拖。 10. 保持輕松，凡事全力以赴只要己經盡全力對自己能負責，保持輕松愉快的心情吧！,2020/7/27,善用最有效率的時段,2020/7/27,時間管理八大對策,設定工作及生活目標，并分別其優(yōu)先次序。 每天把要做的事列出一張清單。 執(zhí)行工作應照已訂之優(yōu)先次序。 自思“現(xiàn)在做什么事最能有效地利用時間”，然后
19、立即去做。 把不必要的事丟開。 每次只做一件事。 做事力求完成。 立即行動，不可等待、拖延。,2020/7/27,善用時間的良好習慣,1、做事有計劃------明白自己將要做什么 2、真正把時間看得很寶貴------時間是財富 3、懂得處理事情的輕重緩急-----懂得做先做的事 4、凡事不能拖拉-----今天能做的事今天做--并讓您的下屬也知道您的習慣。 5、重點的事重點對待-----懂得關門做事 6、要為下屬形成一些習慣和程序-----讓他們知道什么時候該做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。 7、懂得分工授權----實際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務，花很多時間處理小事情是非常不明智的。
20、,2020/7/27,8、不要貪大求全和拘泥形式-----做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。 9、不要去處理重復出現(xiàn)的事情----這樣的事您應該總結一下，看看能不能程序化，或者把引起這種事情的原因杜絕掉。 10、善于利用零星時間-----一個人難免會有等人、等車、買菜等的時候，利用這些時間來整理思路或看書等。 11、有的事情可以一心幾用-----如邊看電視邊整理內務。 12、學會說“不”------無謂的應酬可能浪費您大量的時間。 13、學會利用工具------利用電腦可以使您高效得到所需的信息、或減少重復的文字工作，利用記事本、通訊錄、臺歷等有助于您有計劃地利用時間。,2020/
21、7/27,創(chuàng)造時間第六招： 與拖延決戰(zhàn),2020/7/27, 成功是一種習慣，賺錢是一種義務， 快樂是一種權利。成功、富有、快 樂的微笑最好！ 成功者有成功者的習慣，失敗者有失敗者的習慣。 成功很難，不成功更難！,培養(yǎng)良好的習慣,2020/7/27,凈是處理無關緊要的事，而非必須優(yōu)先解決的問題； 你必須著手一篇重要的報告，你卻在整理桌上的東西； 不替一位大客戶準備簡報,卻打電話給一個小客戶； 延誤了和孩子共度的時光,等到他們快長大成人為時已晚。,什么是拖延？,2020/7/27,浪費了今天 每天都是一個遺憾的生活 逃避積極的人生 長期在壓力下工作的憂慮 待處理問題的不斷增多 健康不良
22、暗淡的前途 優(yōu)柔寡斷的生活,拖延的代價,2020/7/27,做好規(guī)劃,每天都計劃并寫下當天要做的事情。 有比較長遠的理想（五年）。 每周都安排一些時間去計劃未來。 對現(xiàn)時如何使用時間有清楚的了解。 按目標去計劃如何使用時間。 為自己手頭的工作找生趣。 對自己的工作感興趣。 找些時間去定立目標，不要每天都把自己弄得忙得喘不過氣來。,2020/7/27,定下優(yōu)先順序,知道每件工作的輕重緩急。 將每天的工作依輕重緩急來分類。 在適當?shù)臅r候委任他人去執(zhí)行任務。 在明知沒有時間去承擔更多工作時，就斷然拒絕新的工作。 技巧地處理，不要因為情面而答應承擔更多不能承擔的工作。 依問題的輕重緩急馬上下手去處理，
23、不要堆積。 優(yōu)先處理生命中你認為重要的事。 懂得授權，要假手于人，不是事事都要親力親為。,2020/7/27,組織得當,清除那些在工作環(huán)境中使人不能集中精力工作的東西； 把工作上需要的東西放在方便取用的地方； 用日記簿安排每日的時間與約會； 確保工作地方一切東西都運作正常，使工作能順利進行； 為每樣東西找個“家”； 將需要的資料放好，以免費時失事； 將文件歸檔，不要堆滿桌面； 盡量集中在一個地方工作。,2020/7/27,與人共事,做個“人民幣”式的人物； 做好自己該做的事，幫助同事做有助于自己工作完成的事； 善于溝通，樂于溝通； 發(fā)揚團隊精神，與他人一起工作； 學習同事省時的好辦法；,202
24、0/7/27,避免荒廢時間,只出席那些真正需要出席的會議； 專心工作，作出各種安排去減少騷擾； 盡量多用更有效的方法溝通而少用文書； 懂得婉拒不速之客； 善用電話； 善用旅途和等候時間； 減少身旁無聊的人，全心投入工作； 懂得授權，不要只靠自己處理積壓的工作。,2020/7/27,與拖延決戰(zhàn),面對艱難的工作時，馬上著手處理，不要找借口拖延； 爭取第一時間完成手上的工作，不要別人多次催促； 把艱巨的問題優(yōu)先在清早處理； 把困難的工作優(yōu)先辦妥； 面對艱難工作時要提起精神，控制自己的情緒，不要厭倦，緊張和不安； 馬上行動，不要說“不知從何入手”而延遲開展工作； 積極面對，不要因為工作困難而遲遲不展開
25、工作； 坐言起行，不要說因為需要把事情做更深入的了解而把事情拖延。,2020/7/27,GTD的開始痛苦的第一周,2020/7/27,給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況,有空去打籃球,銷售分析報表今天要交,準備國慶節(jié)去旅游,當當網買的書快到了,周五上午會議室開例會,家里牙膏沒了,給家里打電話，詢問最近情況,電話快欠費了,下周一出差訂票,2020/7/27,你需要一個籃子，收集想法,2020/7/27,,清空你所有的雜亂事項,2020/7/27,制定計劃,制定待辦清單,找出自己最有效率的時間段 千方百計保護它！,良好睡眠、堅持運動、保持愛好,2020/7/27,首先，制定計劃,1、給Je
26、rry打電話，跟進昨天的商務談判情況 2、家里牙膏沒了 3、當當網買的書快到了 4、銷售分析報表今天要交 5、給家里打電話詢問最近情況 6、周五上午會議室開例會 7、國慶節(jié)準備去旅游 8、電話快欠費了 9、有空去打籃球 10、下周一出差訂票,2020/7/27,然后，把想法從籃子取出，進行處理,不可執(zhí)行,可執(zhí)行,,隨時查看籃子里收集到的想法,1、給小張打電話，跟進昨天的商務談判情況 2、家里牙膏沒了 3、當當網買的書快到了 4、銷售分析報表今天要交 5、給家里打電話匯報詢問最近情況 6、周五上午會議室開例會 7、國慶節(jié)準備去旅游 8、電話快欠費了 9、有空去打籃球 10、下周一出差訂票,,,可
27、執(zhí)行,單個行動 Single actions,項目 projects,尋找下一步行動 next action,你需要進行的具體可見的下一個步驟，清晰的目的導向，從當前的實際指向完成。,David Allen的解釋：,什么是 下一步行動？,最有效的下一步行動,它是可執(zhí)行的 它可以在一定的時間內完成 它指向清晰的目標 你是完成它的最佳人選,best,,,,,從想法到行動，正確的描述很重要,1、給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況 2、家里牙膏沒了---明天去超市買牙膏 3、當當網買的書快到了---接收當當網買的書 4、銷售分析報表今天要交 5、給家里打電話詢問最近情況 6、周五上午會
28、議室開例會 7、國慶節(jié)準備去旅游 8、電話快欠費了---上淘寶網給手機充值100元 9、有空去打籃球 10、下周一出差訂票 ---打電話給Lucy，訂張去北京的機票,行動,行動,行動,行動,行動,行動,項目,行動,行動,給下一步行動分分類,下一步行動的第四類2分鐘原則,給行動清單分分類,1、給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況 2、明天去超市買牙膏 3、接收當當網買的書 4、銷售分析報表今天要交 5、打電話回家詢問最近情況 6、周五上午科室病例討論會 7、準備國慶節(jié)旅游 8、上淘寶網給手機充值100元 9、下周一出差訂票,2分鐘行動,scheduled,2分鐘行動,Do asap
29、,scheduled,項目,2分鐘行動,scheduled,delegated,,,,2,1、給Jerry打電話，跟進昨天的商務談判情況 2、打電話回家詢問最近情況 3、做銷售分析報表,1、接收當當網買的書,1、明天去超市買牙膏 明天晚上 2、周五上午會議室例會 周五上午9點 3、今晚上淘寶網給手機充值 今天晚上,1、訂去北京的機票 Lucy,2020/7/27,一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。,總結：,2020/7/27,GT
30、D的意義,2020/7/27,“做我們希望做的事”，時間管理會使我們 在工作中，利用時間更有效 在有限的時間里做更多的工作 平衡我們花費在工作中的時間，留出更多的時間給我們自己和家人 成為時間的主宰，使生活感到輕松,2020/7/27,“避免做我們不希望做的事”，時間管理使我們 減少可能被浪費的時間 避免忘記去做重要的事 避免倉促上陣，失去主動 避免因遲到而失信于人 避免天天在時間的壓力下度過人生,2020/7/27,時間管理不是去管理時間，而是自我管理 拋棄陋習 引進新的工作方式和生活習慣 制定目標 妥善計劃及分配時間 權衡輕重、權力下放 自我約束、持之以恒 速度與效果并重,2020/7/2
31、7,Definition of time management: to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life. 時間管理：不斷的督促自己改變工作方式和生活習慣,有效地使用時間,務求提高工作效率和生活素質,使人生更豐富和更有意義。,2020/7/27,Thank you!,
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