財產(chǎn)保險股份有限公司單證管理細則

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1、財產(chǎn)保險股份有限公司單證管理細則 財產(chǎn)保險股份有限公司__分公司單證管理細則 依據(jù)總公司《單證管理辦法》結(jié)合__分公司單證操作中各環(huán)節(jié)要求以單證征訂、印刷、領用、回銷、歸檔、作廢及遺失的使用流程為條線特制定本細則。 1、 單證征訂 1、 征訂時間： 車險類單證按季度征訂；非車險類單證按月征訂。征訂時間如下：車險類單證應在每季度第2個月10號之前上報次季度需求；非車險單證應在每月5號之前上報下月需求。超期未上報部門及分支機構(gòu)視為下期無單證需求。 2、 征訂原則： 分公司客服部及各分支機構(gòu)根據(jù)實際業(yè)務發(fā)展規(guī)模及預計保費計劃合理進行單證的使用量預估。分公司單證管理員根據(jù)上報單證

2、種類及數(shù)量結(jié)合分公司庫存實際情況計算最終上報單證數(shù)量。 3、 征訂方式： 分公司客服部內(nèi)勤及分支機構(gòu)單證管理員在規(guī)定時間內(nèi)填寫“單證需求表”（見附件1）發(fā)送至財務部單證管理員郵箱分支機構(gòu)上報“單證需求表”時需經(jīng)機構(gòu)負責人及財務負責人簽字認可。 2、 單證印刷 除總公司業(yè)務管理部門及財務部門批復同意所有單證均由總公司行政事務部門統(tǒng)一印刷。各分公司未經(jīng)批準不得擅自印刷。 客服部自印的有價及無價單證僅限于地方性單證對于自印專用版本的單證必須由客服部提供對應上級（總公司）對口主管部門批復審核同意后的樣本及其他相關資料（包含但不僅限于印刷價格、印刷廠資料等）并經(jīng)由分公司財務部向總公司財務

3、部門提出自印的申請得到批復后方可自行印刷。 3、 單證領用 1、 領用原則 有價單證采取“誰領用誰負責”原則。有價單證的領用人是單證保管及使用的第一責任人對單證的異常情況負有直接責任。 2、 領用要求 單證使用單位包括客服部出單內(nèi)勤、經(jīng)分公司銷售管理部門批復同意的代理點 及正式業(yè)務人員。有價單證的領用采取“限量發(fā)放等量繳銷；前不清后不領”原則領取新單證時必須將前次領用單證交回后方可領用新單證。 客服部出單內(nèi)勤領用單證時根據(jù)實際需要每次領取單證數(shù)量不得超過200份（按險種）； 業(yè)務人員領用代理點單證應由機構(gòu)業(yè)務管理部、銷售管理部、財務部根據(jù)代理點日常業(yè)務量及單證的管理、回銷

4、情況（單證管理員每周向本機構(gòu)相關業(yè)務管理部門提供代理人未回銷單證明細清單以便相關業(yè)管部門能及時進行未回銷單證的清理工作及核定代理點單證領用數(shù)量）逐次核定單證領用量。并由業(yè)務人員填制“代理有價單證領用審批表（見附件2）”簽字流轉(zhuǎn)完畢財務部根據(jù) “代理點有價單證領用審批表”填制“出庫（領用單）”后方可進行單證的領用。 分支機構(gòu)領取單證時需提前三天將電子版“單證需求表”發(fā)至分公司單證管理員郵箱次日領用單證時需憑分支機構(gòu)負責人及財務負責人簽字的“單證需求表”進行單證的領用。 3、 領用頻度 客服部出單內(nèi)勤根據(jù)單證使用進度及銷號情況隨時領用單證；業(yè)務員及代理點領用單證每月領用兩次單證業(yè)管部審核

5、代理點單證用量應按半月用量審核。 4、 單證回銷 根據(jù)總公司規(guī)定領用單證超過兩個月未回銷的視為超期。為防范超期單證出現(xiàn)風險單證領用人或代理點兒在單證領用之日起30天周轉(zhuǎn)率高于50%的必須將已領用單證全部回銷。 周轉(zhuǎn)率=未回銷單證數(shù)/已銷號單證數(shù) 已銷號單證包括已用銷號、作廢及遺失單證 如發(fā)生超期單證未回銷情況財務部將停止發(fā)放新單證直至超期單證全部回銷。 單證回銷要求： 1、客服部出單內(nèi)勤單證回銷： 客服部出單內(nèi)勤領用單證出單時電腦打印銷號和手工銷號同步進行在未超期狀態(tài)下每50份單證使用完畢后的當天（領用少于50份的單證使用完畢后的當天）出單內(nèi)勤填寫一式兩聯(lián)的“有價單證領用

6、銷號表”（附件3）交至財務部單證管理員根據(jù)系統(tǒng)回銷的有價單證與“有價單證領用銷號表”進行核對核對無誤后簽字確認。根據(jù)“有價單證領用銷號表”財務留存聯(lián)登記“有價單證銷號登記明細簿”（附件4）出單內(nèi)勤將“有價單證領用銷號表”業(yè)務聯(lián)連同已銷號單證裝訂歸檔。 2、代理點領用單證回銷： 代理點（業(yè)務員）領用單證使用完畢后由經(jīng)辦人填寫一式三聯(lián)的“代理點有價單證回收登記表”（附件5）連同已使用有價單證交分公司或分支結(jié)構(gòu)單證管理員核對單證管理員應對代理人已回銷單證使用情況進行審核檢查是否存在遺失、擅自撕毀等情況。單證管理員核對無誤后簽字確認將此表代理點留存聯(lián)交還經(jīng)辦人員（業(yè)務員）同時將剩余兩聯(lián)連同單證交

7、對口管理出單內(nèi)勤在系統(tǒng)內(nèi)錄單及銷號出單內(nèi)勤處理完畢后填寫留存聯(lián)（兩聯(lián)）并簽字確認后交還單證管理員審核單證管理員確認無誤后簽字將“代理點有價單證回收登記表”業(yè)務聯(lián)交出單內(nèi)勤留存聯(lián)填寫“有價單證銷號登記明細簿”（附件4） 3、單證回銷各部門職責： 財務部應加強對領用未核銷單證的賬齡分析對于長期(指兩個月以上)無法收回核銷的有價單證應組織落實單證催收工作業(yè)務管理部、銷售管理部需配合財務部門進行催收工作責任到人。單證主管部門可以視情況暫停對存在問題的單證使用單位續(xù)領新單證的審批或削減其領用數(shù)量。 5、 單證歸檔 客服部應嚴格按有關規(guī)定存放和保管已使用的重要單證副聯(lián)。已使用的單證副本（作廢單證

8、的全套正、副本）由業(yè)務管理部門按險種、單證流水號順序裝訂成冊按業(yè)務檔案管理規(guī)定歸檔保管。 保險單附表、清單等附件單證應隨相應的保險單按保險單流水號順序裝訂。 保費發(fā)票副本、批單副本、批改申請書、保險單副本、保險單附表、投保單、投保單附表應按順序粘貼按保單編號順序存放。 單證整理完畢后要按一定量裝訂成冊（有價單證按 50 份/冊）裝訂要堅固、整齊、美觀、目錄清楚、方便查閱。 單證保管應分清類別、年度編造歸檔清冊（附件6）發(fā)現(xiàn)差錯應及時查找原因防止丟失。 做好業(yè)務單證的登記管理工作保管人員變動時應嚴格辦理交接手續(xù)明確職責。 具體流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)如下： （一）正確打印的保單一式數(shù)聯(lián)

9、正本送交客戶。每天下班之前內(nèi)勤應將每一筆業(yè)務的單證按發(fā)票業(yè)務聯(lián)、保單業(yè)務聯(lián)、投保單及相關附頁整齊粘貼按險種分類再按各險種的保單號順序排放到文件夾中妥善保管并及時銷號。每月底在做完當月統(tǒng)計后根據(jù)單證的使用量將已整理并核銷好的保單副本分險種按保險單業(yè)務編號定量裝訂成冊歸檔保存。 （二）發(fā)票共一式五聯(lián)發(fā)票核對聯(lián)交客戶（業(yè)務員）催收保費發(fā)票業(yè)務聯(lián)與保單業(yè)務聯(lián)一起粘貼存放發(fā)票聯(lián)、發(fā)票記帳聯(lián)及保單正本由業(yè)務內(nèi)勤在結(jié)轉(zhuǎn)財務數(shù)據(jù)時與清單一起轉(zhuǎn)財務。在客戶交付保費后財務將加蓋財務章的發(fā)票聯(lián)連同保單正本交客戶發(fā)票存根聯(lián)在與單證管理員核銷單證后交出單人員歸檔、保管。 （三）批單一式三聯(lián)第一聯(lián)（正本）與保單正

10、本一起加蓋騎縫章交客戶；二聯(lián)副本一聯(lián)（業(yè)務聯(lián)）與批改申請書一起由出單人員按流水號裝訂歸檔另一聯(lián)（財務聯(lián)）與承保數(shù)據(jù)清單一起交財務部門。 6、 單證作廢 單證的作廢分為已用作廢及空白領用作廢對于作廢的單證必須一式數(shù)聯(lián)全部收回加蓋作廢章在銷號登記簿上注明在備注欄逐筆注明注銷原因并將作廢單證粘貼在單證領用銷號登記表背面存檔。 各級單證使用人應對單證的作廢情況負責業(yè)務人員應對代理點單證作廢情況進行良好的宣導。提高出單人員對單證的使用責任心。出單前出單人員需與客戶提前做好溝通明確投保人發(fā)票上需打印的被保險人名稱避免打印后出現(xiàn)更改個人或單位名稱造成的作廢現(xiàn)象。對于人為打印格式出現(xiàn)瑕疵的單證應盡量

11、與客戶做好溝通工作避免此種現(xiàn)象出現(xiàn)的作廢單證問題。 當月超過1%的作廢單證超出部分按每份單證1元收取工本費。 7、 單證遺失 （一）出現(xiàn)單證遺失情況原則上采用“誰領用、誰負責”的原則。 （二）出現(xiàn)有價單證遺失、被盜等情況應在五個工作日內(nèi)在省級以上報刊上聲明作廢單證當事人管理員應記錄原因、時間和采取使用的措施同時單證遺失人必須出具責任擔保書。 如系公司員工的過失則對責任人以記過處分聲明遺失費用由責任人自理同時每單處以 50 元（非車險）或 200 元（車險）的處罰所有由此引起的公司損失的 20——50%由責任人承擔。所有處罰款必須通過內(nèi)部往來單統(tǒng)一劃至分公司財務部。 （三）

12、在五個工作日內(nèi)遺失單證機構(gòu)應將遺失單證的所有材料上報至上級主管部門并及時向上級單證主管部門報告辦理單證非正常核銷手續(xù)。 （四）對于代理點超回銷期單證銷售管理部門應指定專人及時根據(jù)財務部門提供的超回銷期單證清單進行清理、回收。對于超過回銷期的代理點未回銷單證經(jīng)多次催收無效可視同遺失處理除停止發(fā)放該代理點的單證外還需對代理單證領用人按單證遺失處罰規(guī)則進行處罰。 附件1： 單證需求表 單證需求部門： 年 月 日 單證名稱： 數(shù)量（本） 備注 部門負責人： 填單人： 附件2： 代理點有價單證領用審批表 單證名稱： 代理點名稱 領用單證數(shù)量 業(yè)務員簽字 業(yè)務部門主管 業(yè)

13、務管理部門 銷售管理部門 財務部門 公司領導 備注： 1、領用單證數(shù)根據(jù)業(yè)務需要由業(yè)務員同業(yè)務管理共同確認： 2、業(yè)務部門主管簽署意見作為業(yè)務擔保人與業(yè)務員共同承擔單證遺失等原因造成的損失； 3、根據(jù)代理點實際業(yè)務情況業(yè)務管理部門必要時需對代理點單證使用權限（保額、保險范圍等）進行確認； 4、該代理點再次進行單證領用的財務對應收和單證回銷情況簽署審核意見； 5、根據(jù)代理點實際業(yè)務情況連續(xù) 3 個月無法達成代理點設立保費指標不得領用單證； 6、銷售管理部門確認代理點合規(guī)性并注明代理合同號； 7、此單作為“出庫（領用）單”附件粘帖出庫單后裝訂保管。 附件3： 有價單證領

14、用銷號表 憑證號： 日期： 單證名稱 份數(shù) 單證流水號 流水號 保單號 流水號 保單號 流水號 保單號 流水號 保單號 1 51 14 64 27 77 40 90 2 52 15 65 28 78 41 91 3 53 16 66 29 79 42 92 4 54 17 67 30 80 43 93 5 55 18 68 31 81 44 94 6 56 19 69 32 82 45 95 7 57 20 70 33 83 46 96 8 58 21

15、 71 34 84 47 97 9 59 22 72 35 85 48 98 10 60 23 73 36 86 49 99 11 61 24 74 37 87 50 100 12 62 25 75 38 88 備注欄 13 63 26 76 39 89 已銷號數(shù)： 實際使用數(shù)： 作廢數(shù)： 遺失數(shù)： 發(fā)單人： 領用人： 領單日期： 歸檔日期： 附件4： 有價單證銷號登記明細簿 單證名稱： 年 憑證號 單證起訖號 領用數(shù) 已銷號單證流水號 銷號數(shù) 累計結(jié)存數(shù) 領用人 回銷

16、人 單證管理員 內(nèi)勤接收人 作廢單證號碼 月 日 小計 實際使用數(shù) 作廢數(shù) 遺失數(shù) 說明：此表為日記流水賬在發(fā)生有價單證領用（指單證使用單位）及回銷時單證管理員應根據(jù)“出庫（領用）單”、“有價單證領用銷號表”、“代理點有價單證回收登記表”填列。此表分直接業(yè)務和代理業(yè)務登記是進行單證報表統(tǒng)計的基礎。在填列過程中應注意每一時點登記的領用單證流水號和已銷號單證流水號并非一一對應。 平衡關系：上一時點累計結(jié)存數(shù)＋已領用未回銷數(shù)－本期銷號數(shù)＝累計結(jié)存數(shù) 實際使用數(shù)＋作廢數(shù)＋遺失數(shù)＝銷號數(shù) 附件5： 代理點有價單證回收登記表 憑證號： 憑證日期： 代理點名稱: 代理

17、點負責人： 經(jīng)辦業(yè)務員： 備注 單證名稱： 未銷號單證流水號： 份數(shù)： 銷號時間 流水號 份數(shù) 銷號人 單證管理員簽字 備注 內(nèi)勤接收簽字 流水號 保單號 流水號 保單號 流水號 保單號 流水號 保單號 1 51 14 64 27 77 40 90 2 52 15 65 28 78 41 91 3 53 16 66 29 79 42 92 4 54 17 67 30 80 43 93 5 55 18 68 31 81 44 94 6 56 19 69 32 82

18、 45 95 7 57 20 70 33 83 46 96 8 58 21 71 34 84 47 97 9 59 22 72 35 85 48 98 10 60 23 73 36 86 49 99 11 61 24 74 37 87 50 100 12 62 25 75 38 88 備注欄 13 63 26 76 39 89 已銷號數(shù)： 實際使用數(shù)： 作廢數(shù)： 遺失數(shù)： 發(fā)單人： 領用人： 領單日期： 歸檔日期： 附件6： 有效業(yè)務單證歸檔清冊 單證類別： 第 頁 歸檔序號 歸檔內(nèi)容/業(yè)務編號 歸檔日期 歸檔經(jīng)辦人 備注 第 16 頁 共 16 頁