電子郵件書寫格式及基本禮儀.ppt

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郵件書寫格式及基本禮儀,,目錄,一、電子郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語(yǔ)4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語(yǔ)6、郵件回復(fù)三、注意事項(xiàng)四、郵件常用語(yǔ)句,2,一、電子郵件概述,3,電子郵件概述,在使用電子郵件對(duì)內(nèi)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的Email，順利的進(jìn)行對(duì)內(nèi)聯(lián)絡(luò)。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語(yǔ)、郵件內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)、郵件回復(fù)。,4,5,二、基本禮儀,1、郵件主題,必須寫郵件主題在寫郵件的時(shí)候，如果不寫郵件主題，有人會(huì)認(rèn)為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫郵件的時(shí)候最好寫郵件主題。主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，將郵件內(nèi)容概括為1-2個(gè)詞匯，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”。√“關(guān)于XX合同的簽訂日期”X“您好”,6,2、收件人,在寫郵件的時(shí)候，在界面的右方就可以搜索到對(duì)方的姓名（見圖一）。傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。CC（抄送）。在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。按照業(yè)務(wù)范圍及工作職責(zé)直接抄送給主管領(lǐng)導(dǎo)在收件人(To)、抄送(CC)的地址輸入框內(nèi)，可以輸入對(duì)方的E-mail地址(當(dāng)有多個(gè)地址時(shí)用逗號(hào)或分號(hào)分隔)；也可以打開“通訊錄”窗口，選中所需的聯(lián)系人，單擊“確定”按鈕，將所選地址添加到輸入框。如果不希望別人看到一大串的郵箱地址，可以選擇“獨(dú)立發(fā)送”。,7,,,3、寒暄語(yǔ),在寫郵件的時(shí)候，需要寫寒暄語(yǔ)。最簡(jiǎn)單的寫個(gè)”你好”或者“您好”。例：承蒙您的關(guān)照。我是XX門店的經(jīng)理XX，XX問題由我負(fù)責(zé)。將xx文件下發(fā)，請(qǐng)接收并實(shí)行。,8,4、郵件內(nèi)容（1）,在寫郵件內(nèi)容的時(shí)候，郵件內(nèi)容一定不要過多。郵件內(nèi)容超過80個(gè)文字時(shí)，有的郵件可能不會(huì)自動(dòng)換行。如果1行的郵件內(nèi)容過長(zhǎng)，對(duì)方讀這封郵件的時(shí)候可能會(huì)不方便，所以在寫郵件內(nèi)容的時(shí)候，每行控制在35字左右。為了使郵件內(nèi)容清晰明了，每5~6行為一段落，各個(gè)段落之間要插入一行空行。在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。稱呼1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對(duì)方感覺更加友好。2)若知道對(duì)方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士。3)如果知道對(duì)方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長(zhǎng)、總、董、經(jīng)理。,9,4、郵件內(nèi)容（2）,正文做到主題明確（郵件要什么人干什么事），語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫中文的時(shí)候，對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發(fā)泄不滿，應(yīng)面對(duì)面的解決。3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文，以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長(zhǎng)，應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后。5)在收件人明白其意時(shí)，可使用縮寫。6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。附件添加演示，附件太大可以用QQ郵箱的超大附件發(fā)送（1G以內(nèi)）,10,,,5、結(jié)束語(yǔ),不同的郵件內(nèi)容，最好使用不同的結(jié)束語(yǔ)。如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出。如:請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我。,11,6、郵件回復(fù)（1）,1.及時(shí)回復(fù)Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)。不要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。,12,6、郵件回復(fù)（2）,13,2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。3.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。,14,三、注意事項(xiàng),注意事項(xiàng)（1）,1、亂碼現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有HTML格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時(shí)候請(qǐng)做適當(dāng)?shù)脑O(shè)定之后，再發(fā)送郵件。2、附件最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中?？赡芤?yàn)閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同，對(duì)方無法正常使用該文檔。而且，即使Word文檔、Excel文檔等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對(duì)方的電腦可能會(huì)有感染病毒的危險(xiǎn)。附件最好使用誰(shuí)都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發(fā)。3、CC（抄送）在發(fā)送電子郵件的時(shí)候，一定要CC（抄送）給相關(guān)人員。按照業(yè)務(wù)范圍及工作職責(zé)直接抄送上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。4、發(fā)郵件無主題，或者隨便找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)一下。后果：以前的郵件是針對(duì)以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無關(guān)，導(dǎo)致收件人一頭霧水，無法快速辨認(rèn)。,15,注意事項(xiàng)（2）,5、郵件下方無簽名（包括人名，門店名字，聯(lián)系方式等）。后果：導(dǎo)致收件人不知道你是誰(shuí)？6、發(fā)件人如果已經(jīng)ＣＣ，把郵件抄送給第二個(gè)人，或者抄送給2個(gè)人以上，你回復(fù)的時(shí)候要按回復(fù)全部，而不要只回復(fù)發(fā)件的那個(gè)人。發(fā)件人發(fā)郵件ＣＣ的目的是希望多個(gè)人了解到目前此事的進(jìn)展情況，你有義務(wù)回復(fù)全部的人。7、回復(fù)客戶郵件的時(shí)候要，不要把歷史記錄刪除，否則對(duì)方不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情，一個(gè)項(xiàng)目的郵件要保持一個(gè)郵件主題。同樣，不應(yīng)該給客戶看到的內(nèi)容需要?jiǎng)h除再發(fā)送。8、如果事情比較復(fù)雜，繁多的話，可以用1234注明。,16,注意事項(xiàng)（3）,9、不要用過多的感嘆號(hào)。你在一個(gè)郵件中用了過多的感嘆號(hào)，效果是和你一個(gè)都不用是一樣的。10、每一段中間要空一行，方便別人閱讀。,17,18,四、郵件常用語(yǔ)句,郵件常用語(yǔ)句,如有問題，歡迎和我們聯(lián)系；期待你的反饋和建議；請(qǐng)隨時(shí)提出你的建議；請(qǐng)通知相關(guān)人員；請(qǐng)接收文件并遵照?qǐng)?zhí)行。,19,20,