商務(wù)英語電子郵件.ppt

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商務(wù)英語電子郵件,Contents,1商務(wù)英語電子郵件的格式2商務(wù)英語電子郵件的寫作要求3商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項4商務(wù)英語電子郵件常用句式,1格式商務(wù)英語電子郵件由5部分組成,Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址；Subject--主題；Salutation--稱呼、Opening--開頭、Body--正文、Ending--結(jié)尾句；ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語；Writer`sFullName--寫信人全名、WriterTitleandDepartment--寫信人的職務(wù)及所屬部門、Address--地址、Tel--電話號碼、Fax傳真,Address--地址,收信人Email地址To:抄送收信人Email地址Cc:密送收信人Email地址Bcc:ToCc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:12@qq、comCc:456@qq、comBcc:789@qq、com,多個收信人地址用半角的逗號或者分號隔開。,Subject--主題,1.主題框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如greeting；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但一般不超過35個字母。如Suppliertraining2.主題框內(nèi)的內(nèi)容切忌含糊不清。YES:TomorrowsmeetingcanceledNO:Newsaboutmeeting3.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI(ForYourInformation)4.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的大寫的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES:NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO:detailedcalculation,Salutation--稱呼,根據(jù)發(fā)言人的具體情況以及發(fā)言人與收件人之間的關(guān)系而定。1.在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanksJenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston2.收件人的名字千萬不要寫錯。3、收件人是多個男性用Messrs;多個女性用Medames,Mmes,或Mses;有男有女，弄清楚每個人的稱呼。Messrs,Smith,Wyatt,andFuryMses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr.HaroldWrightandMissMargaretWright4.有榮譽(yù)學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜。Dr./Prof./General/SenatorWright,5.老外的名字有時有Jr或Sr,l羅馬數(shù)字Ⅰ，Ⅱ等MartinLutherKing,JrGeorgeBushSrGeorgeVⅠElizabethⅡ6.如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：DearCommitteeMember:DearColleage:DearMeetingPlanner:DearMadamorsir:DearPurchasingAgent:DearCustomers:ToWhomItMayConcern:ToAllSalesReps:LadiesorGentlemen:,Opening--開頭,澄清你的意圖在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件開場白的好辦法。特別是對你有事相求的情況下會很有幫助。記得要注意語法、拼寫和標(biāo)點符號，保持句子簡短明了且句意前后一致。1.如果你主動給別人寫郵件，表明意圖；Iamwritingto.......2如果回復(fù)客服的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝；Thankyouforyourpromptreply.Thankyouforcontactingus.,3.如果對方已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了，感謝回復(fù)；Thankyouforpromptreply.Thanksforgettingbacktome.4.如果你咨詢一些信息，對方花了點時間才發(fā)信息；Thankyouforprovdingtherequestedinfomation.5.如果有人給了你特別的幫助；Thankyouforallyourassistance.Itrulyappreciate.......6.某個客戶或經(jīng)理寫對你的工作提出了一定質(zhì)疑；Thankyouforyourfeedback.,Body--正文,正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個主題一小段，每段一般只有一兩句話。正文有兩三個或三四個簡短的段落構(gòu)成。正文書寫格式一般采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行左邊開始。稱呼和開頭之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行。,Ending--結(jié)尾,在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。Thankyouforyourpatienceandcooperation./Thankyouforyourconsideration.Ifyouhaveanyquestionorconcers,donthesitatetoletmeknow./Ilookforwardtohearingfromyou.ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才能選擇用詞。1.VeryFormal非常正規(guī)的，如給政府Respectfullyyours,yoursrespectfully,2.Formal正規(guī)的，如給客戶之間公司Verytrullyyours,yoursverytrully,yourstrully,,3.Lessformal如給客戶；Sincerelyyours,yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4.Informal如給朋友，同事之間；Regards,Warmregard,Withkindestregards,Mybest等Signature--簽名郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。如姓名，職務(wù)，公司，電話，傳真，地址等信息，但一般不超過4行。LocalOrganizingCommittePhone:+7-3822-491-776Fax：+7-3822-492-410E-mail:........,2寫作要求商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則,商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。簡潔原則簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。,例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price：FOBShanghaiUSD96“PC.例3Hopeyoucanacceptit.例1中的兩個單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。,清楚原則商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。禮貌原則商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。,3Sometips--注意事項(文法),1.切忌主客不分或模糊；2.句子不要零碎；3.結(jié)構(gòu)對稱；4.單復(fù)數(shù)前后一致；5.動詞和主語要呼應(yīng)；6.時態(tài)和語態(tài)不要轉(zhuǎn)變太多；7.選詞要正確；8.標(biāo)點要正確；9.拼寫要正確；10.大小寫要注意；11.地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了One;,Sometips--注意事項(文體),1.可讀性--多用短句；2.注意段落的開頭；一般來說，重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭。3.輕重有分；4.轉(zhuǎn)接詞要留神；5.修飾詞的位置要留心；6.句子開頭不要含糊不清的代詞；7.用語要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊不清；8.立場觀點一致，少用被動句；,Sometips--注意事項(格調(diào))1.式樣和句子長度不要太單調(diào)；2.弱軟的詞可以加強(qiáng)一些；3.口語化比較受歡迎；,4.英語電子郵件常用句式,Greetingmessage1.Hopeyouhaveagoodtripback.2.Howareyou？3.Howisyouprojectgoingon？Initiateameeting1.IWanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdeveopmentandthexxxproject.2.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.3.wedliketohavethemeetingonOct30.sametime.4.LetsmakeameetingnextMondayat5:30PM....,Sekeingformoreinformation1.Shallwehaveanyproblemaccessingthefolders，pleaseletmeknow.2.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.3.Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.4.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?5.Whatdoyouthinkaboutthis？6.Anyquestion，pleasedon’thesitatetoletmeknow.7.Anyquestion,pleaseletmeknow.8.Plesecontactmeifyouhaveanyquestions.9.Pleaseletmeknow,ifyouhaveanyquestiononthis.10.Pleaseletmeknowwhatyouthink.,11.Yourcommentsandsuggestionsarewelcome.12.Feelfreetogiveyourcomments.13.Doyouhaveanyideaaboutthis?14.Ifwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavior.Givefeedback1.pleaseseecommentsbelow.2.Myanswersareinbluebelow.3.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.Attachment1.Ienclosetheevaluationreportforyourreference.2.Plesefindenclosedacopyforourpricelist.3.Plesefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrowsmeeting.,4.Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.5.Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.6.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.Pointlisting1.Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1......2......2.Someknownissuesinthisrelease:1......2.......3.OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:1......2......4.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1......2.......5.Thecurrentstatusisasfollowing:1......2......6.Someitemsneedyourattention:1......2.......,Raisequestion1.IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX.2.FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:.......Proposal1.Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing...2.Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.Thanksnote1.Thankyousomuchforthecooperation.2.Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightprojict.3.Thanksforyourattention.4.Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.5.Reallyappreaciateyourhelp.,Apology1.Isincerelyapologizeforthismisunderstanding.2.IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.,