中國石油合同管理系統(tǒng)需求分析說明書.doc

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肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆 膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿 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羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄 蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄艿襖螅肄蒄螀螄膆芇蚆螃羋蒂薂袂羈芅蒈袁肀蒁螆袁膃芄螂袀蒞蕿蚈衿肅莂薄袈膇薇蒀袇艿莀蝿袆罿薆蚅羅肁莈薁羅膄薄蕆羄莆莇裊羃肆膀螁羂膈蒅蚇羈芀羋薃羀羀蒃葿羀肂芆螈聿膄蒂蚄肈芇芄薀肇羆蒀薆肆腿莃裊肅芁薈螁肄莃莁蚇肄肅薇薃蝕膅荿葿蝿羋薅螇螈羇莈蚃螇肀薃蠆螇節(jié)蒆薅螆莄 中國石油 合同管理系統(tǒng)需求分析說明書 合同管理系統(tǒng)項目組 2009 年 9 月 目錄 第 1 章 概述 1 1 1 術(shù)語 1 1 2 項目背景 1 1 3 遠(yuǎn)景與范圍 1 1 3 1 項目遠(yuǎn)景 1 1 3 2 業(yè)務(wù)目標(biāo) 2 1 3 3 項目范圍 2 1 4 系統(tǒng)框架及主要系統(tǒng)功能 4 1 4 1 系統(tǒng)框架 4 1 4 2 主要系統(tǒng)功能 4 1 4 3 系統(tǒng)輔助功能 4 第 2 章 合同立項 6 2 1 目標(biāo)與范圍 6 2 1 1 目標(biāo) 6 2 1 2 范圍 6 2 2 業(yè)務(wù)邏輯 7 2 2 1 業(yè)務(wù)流程 7 2 2 2 業(yè)務(wù)描述 7 2 2 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 11 第 3 章 合同選商 12 3 1 目標(biāo)與范圍 12 3 1 1 目 標(biāo) 12 3 1 2 范 圍 12 3 2 業(yè)務(wù)邏輯 12 3 2 1 業(yè)務(wù)流程 12 3 2 2 業(yè)務(wù)描述 13 3 2 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 16 第 4 章 合同相對人管理 20 4 1 目標(biāo)與范圍 20 4 1 1 目 標(biāo) 20 4 1 2 范 圍 20 4 2 業(yè)務(wù)邏輯 20 4 2 1 合同相對人信息錄入業(yè)務(wù)流程 20 4 2 2 合同相對人信息錄入業(yè)務(wù)描述 21 4 2 3 市場準(zhǔn)入業(yè)務(wù)流程 21 4 2 4 市場準(zhǔn)入業(yè)務(wù)描述 22 4 2 5 授信管理業(yè)務(wù)流程 23 4 2 6 授信管理業(yè)務(wù)描述 24 4 2 7 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 25 4 2 8 相關(guān)事宜 27 第 5 章 合同申報 29 5 1 目標(biāo)與范圍 29 5 1 1 目 標(biāo) 29 5 1 2 范 圍 29 5 2 業(yè)務(wù)邏輯 29 5 2 1 業(yè)務(wù)流程 29 5 2 2 業(yè)務(wù)描述 30 5 2 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 32 第 6 章 合同審查審批 34 6 1 目標(biāo)與范圍 34 6 1 1 目 標(biāo) 34 6 1 2 范 圍 34 6 2 業(yè)務(wù)邏輯 34 6 2 1 業(yè)務(wù)流程 34 6 2 2 詳細(xì)業(yè)務(wù)描述 35 6 3 相關(guān)事宜 37 第 7 章 合同簽訂 39 7 1 目標(biāo)與范圍 39 7 1 1 目標(biāo) 39 7 1 2 范圍 39 7 2 業(yè)務(wù)邏輯 39 7 2 1 業(yè)務(wù)流程 39 7 2 2 詳細(xì)業(yè)務(wù)描述 41 7 2 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 43 第 8 章 合同履行 44 8 1 目標(biāo)與范圍 44 8 1 1 目標(biāo) 44 8 1 2 范圍 44 8 2 業(yè)務(wù)邏輯 45 8 2 1 業(yè)務(wù)流程 45 8 2 2 詳細(xì)業(yè)務(wù)描述 45 8 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 48 8 3 1 付款數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 48 8 3 2 合同變更數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 49 8 3 3 合同解除數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 49 8 3 4 違約情況申報數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 50 8 3 5 合同終止數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 50 8 3 6 收款信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 50 8 3 7 驗收情況數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 51 8 3 8 提供產(chǎn)品 或服務(wù) 51 第 9 章 合同歸檔 52 9 1 目標(biāo)與范圍 52 9 1 1 目標(biāo) 52 9 1 2 范圍 52 9 2 業(yè)務(wù)邏輯 52 9 2 1 業(yè)務(wù)流程 52 9 2 2 業(yè)務(wù)描述 53 9 2 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 54 9 2 4 相關(guān)事宜 54 第 10 章 簽約授權(quán) 56 10 1 目標(biāo)與范圍 56 10 1 1 目標(biāo) 56 10 1 2 范圍 56 10 2 業(yè)務(wù)邏輯 57 10 2 1 業(yè)務(wù)流程 57 10 2 2 業(yè)務(wù)描述 57 10 2 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 59 10 2 4 相關(guān)事宜 59 第 11 章 查詢統(tǒng)計 60 11 1 目標(biāo)及范圍 60 11 1 1 目標(biāo) 60 11 1 2 范圍 60 11 2 業(yè)務(wù)描述 61 第 12 章 其它 64 12 1 目標(biāo)與范圍 64 12 1 1 目標(biāo) 64 12 1 2 范圍 64 12 2 業(yè)務(wù)描述 64 12 2 1 系統(tǒng)管理 64 12 2 2 應(yīng)用管理 65 12 2 3 個人工作助理 1 12 2 4 下載中心 1 12 2 5 信息刪除 1 12 2 6 其它功能 2 第 1 章 概述 1 1 術(shù)語 CMS Contract Management System 合同管理系統(tǒng) MIS Management Information System 管理信息系統(tǒng) EIP Enterprise Information Portal 企業(yè)信息門戶 OA Office Automation 辦公自動化 ERP Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計劃 DW Data Warehouse 數(shù)據(jù)倉庫 1 2 項目背景 自 2000 年以來 科技與信息管理部積極支持法律事務(wù)部的信息化建設(shè)工作 2004 年進(jìn)行合同管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和完善 并在股份公司下屬單位進(jìn)行推廣和應(yīng)用 該系統(tǒng)實現(xiàn)了合同信息的信息化管理 規(guī)范了合同的管理流程 提高了合同管理的工 作效率 科技與信息管理部同時建立了法律事務(wù)部的部門門戶 并將合同管理系統(tǒng)掛 接到部門的企業(yè)信息門戶中 借鑒股份公司以上經(jīng)驗 集團(tuán)公司為了規(guī)范集團(tuán)公司及 下屬單位合同管理工作 開發(fā)集團(tuán)公司合同管理系統(tǒng)并于 2006 年 9 月進(jìn)行試點運(yùn)行 2007 年 3 月進(jìn)行集團(tuán)一期推廣 2007 年 10 月 兩套合同管理系統(tǒng)進(jìn)行版本升級并統(tǒng) 一 合同管理信息系統(tǒng)主要滿足法律事務(wù)部的管理和業(yè)務(wù)需求 將公司總部和地區(qū)公 司的合同信息集中到公司總部 供總部統(tǒng)計分析使用 合同系統(tǒng)于 2009 年 9 月開始逐 步實施 2 0 方案 目前面臨的主要問題在于地區(qū)公司主要考慮各自的管理和業(yè)務(wù)需求 自行開發(fā)應(yīng) 用的系統(tǒng)與合同管理信息系統(tǒng)的接口 1 3 遠(yuǎn)景與范圍 1 3 1 項目遠(yuǎn)景 通過合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè) 實現(xiàn)公司總部 地區(qū)公司及其二級單位從合同的 招 投 標(biāo) 合同的錄入登記 審批 審計 查詢 統(tǒng)計 監(jiān)控執(zhí)行 履約管理全流 程的自動化作業(yè)模式 實現(xiàn)了企業(yè)合同 統(tǒng)一授權(quán) 歸口把關(guān) 分工負(fù)責(zé) 的規(guī)范化 管理目標(biāo) 逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化 專業(yè)化 現(xiàn)代化的管 理模式 最大限度地降低成本 提高工作效率和工作質(zhì)量 規(guī)避法律風(fēng)險 1 3 2 業(yè)務(wù)目標(biāo) 為進(jìn)一步提高中國石油集團(tuán)公司合同管理水平 實現(xiàn)地區(qū)公司合同信息資料管理 的統(tǒng)一 規(guī)范 滿足合同信息在統(tǒng)計分析 優(yōu)化管理和對外披露方面的需要 利用信 息化手段實現(xiàn)合同簽訂情況和履行情況的數(shù)據(jù)收集 查詢閱覽 臺帳建立和匯總統(tǒng)計 等工作 進(jìn)一步規(guī)范化股份公司合同管理 提高工作質(zhì)量和工作效率 合同管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)目標(biāo)可以歸納為 1 合同管理由手工方式向現(xiàn)代化信息化方式轉(zhuǎn)變 有效地提高工作效率 實現(xiàn)合 同管理工作規(guī)范化 2 合同信息實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和動態(tài)管理 為全面收集集團(tuán)公司的合同信息數(shù)據(jù) 實現(xiàn) 合同信息規(guī)范管理奠定基礎(chǔ) 3 通過網(wǎng)上合同審批 縮短地區(qū)公司及其二級單位的合同管理辦理周期 提高工 作效率 4 通過對合同登記 審批 簽訂 履行以及跟蹤等環(huán)節(jié)的管理 加強(qiáng)對地區(qū)公司 經(jīng)濟(jì)活動的監(jiān)控力度 避免不必要的經(jīng)營風(fēng)險 5 利用合同查詢 統(tǒng)計和分析 及時 準(zhǔn)確了解整個中國石油的合同信息及其狀 況 為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù) 1 3 3 項目范圍 合同管理系統(tǒng)的主要研究內(nèi)容為 合同立項 合同選商 合同相對人管理 包括 市場準(zhǔn)入管理 客戶授信管理 合同申報 合同審查審批 合同簽訂 合同履行 合 同歸檔 簽約授權(quán) 查詢統(tǒng)計及報表 10 個業(yè)務(wù)模塊 1 合同立項 合同立項工作主要完成合同的提出 合同有無預(yù)算以及合同簽約的依據(jù) 即描述 合同的背景信息 2 合同選商 選商方式為招標(biāo)的合同 對招標(biāo)前期擬定事項進(jìn)行網(wǎng)上審核 對招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行靜 態(tài)填報及網(wǎng)上審查審批 3 合同相對人管理 包括市場準(zhǔn)入管理和客戶授信管理兩部分 實現(xiàn)相對人市場準(zhǔn)入和客戶授信的網(wǎng) 上審查審批和動態(tài)維護(hù) 4 合同申報 實現(xiàn)合同基本信息和合同文本及相關(guān)資料的上報 該模塊的信息構(gòu)成合同管理系 統(tǒng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ) 合同文本的起草是按合同的分類和部門的職能 由合同承辦部門根據(jù)企業(yè)制定的 各類標(biāo)準(zhǔn)合同文本 負(fù)責(zé)相關(guān)合同文本的起草 實現(xiàn)對合同標(biāo)準(zhǔn)文本的修改部分和不 同文本差異之處對比顯示功能 5 合同審查審批 實現(xiàn)合同的專業(yè)技術(shù) 經(jīng)濟(jì)商務(wù) 法律審查以及領(lǐng)導(dǎo)審批的網(wǎng)上動態(tài)運(yùn)行 6 合同簽訂 實現(xiàn)合同文本的安全打印 并將雙方當(dāng)事人簽字蓋章等簽約情況記錄到系統(tǒng)等功 能 7 合同履行監(jiān)控 實現(xiàn)支出類合同的網(wǎng)上動態(tài)審查 收入類合同的網(wǎng)上動態(tài)監(jiān)控以及合同履行異常 情況的申報 審查 審批功能 合同的履行監(jiān)控 合同簽訂生效后 由相關(guān)的業(yè)務(wù)部門對本合同的履行情況進(jìn)行 監(jiān)督 對供應(yīng)商在合同履行過程中的供貨質(zhì)量 服務(wù)質(zhì)量 是否遵守合同履行期限等 做出合同履行評價 作為財務(wù)部門付款的依據(jù) 8 合同歸檔 實現(xiàn)建立合同電子檔案庫和合同檔案數(shù)字化管理功能 9 簽約授權(quán) 實現(xiàn)對非法定簽約方式下授權(quán)簽約人進(jìn)行制度性授權(quán)及單項授權(quán)的網(wǎng)上申請 審 批 管理功能 10 查詢統(tǒng)計及報表 合同查詢和統(tǒng)計 有權(quán)限的用戶可以按照自己的需要對合同進(jìn)行查詢和統(tǒng)計 條 件查詢和報表統(tǒng)計允許用戶構(gòu)造各種組合條件來處理信息 同時 對滿足條件的信息 進(jìn)行報表生成 打印和查看相關(guān)合同明細(xì) 1 4 系統(tǒng)框架及主要系統(tǒng)功能 1 4 1 系統(tǒng)框架 合同管理系統(tǒng)分為 9 個業(yè)務(wù)模塊 1 合同立項 2 合同選商 4 合同審查 審批 5 合同簽訂 6 合同履行 7 合同歸檔 9 簽約授權(quán) 管理 8 合同相對 人管理 3 合同申報 圖 1 合同管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)框架 1 4 2 主要系統(tǒng)功能 系統(tǒng)的基本功能 或主要功能 是為各項法律工作提供網(wǎng)上運(yùn)行操作或查詢統(tǒng)計 的平臺 具體功能描述詳見以下各部分 除此之外 系統(tǒng)必須具備較高程度的個性化 智能化定制功能 以滿足不同單位和用戶的不同需求 1 4 3 系統(tǒng)輔助功能 合同管理系統(tǒng)具備以下輔助功能 1 個人工作助理 1 工作提示 列示每個用戶在本系統(tǒng)的全部工作 并可直接點擊處理 2 合同運(yùn)行總覽 有權(quán)限的用戶可以通過此功能快速了解到當(dāng)年一月一號截至到 當(dāng)前日期系統(tǒng)中合同運(yùn)行的狀態(tài) 包括 合同簽訂信息總表 合同運(yùn)行狀態(tài)總表 審 查審批動態(tài)表 3 動態(tài)信息 授權(quán)用戶通過發(fā)布信息后 系統(tǒng)用戶可以查看所發(fā)布的相關(guān)信息 4 委托代辦 實現(xiàn)用戶外出期間將其職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)委托其它用戶處理的 功能 5 合同跟蹤 實現(xiàn)對本人或者授權(quán)單位經(jīng)辦合同的查詢 了解合同目前狀態(tài) 6 用戶信息 每個用戶可以查看 更新自己的個人信息 選擇待辦事宜通知方式 7 待辦查詢 每個系統(tǒng)用戶可以分模塊查看各用戶的待辦事宜 并可以同時查多 個部門 多個用戶的待辦事宜 返回的查詢結(jié)果中的合同若屬于當(dāng)前查詢用戶的待辦 包括委托待辦 用戶可直接點開進(jìn)行處理 查詢結(jié)果支持下載 2 應(yīng)用管理 1 信息發(fā)布 賦權(quán)限的系統(tǒng)用戶通過此功能發(fā)布公共信息后 系統(tǒng)用戶可以通過 動態(tài)信息 欄目查看 2 流程定義 設(shè)定分發(fā)人員 分發(fā)規(guī)則 建立 維護(hù)流程模板 3 應(yīng)用字典維護(hù) 維護(hù)系統(tǒng)中下拉菜單選項 系統(tǒng)初始化前 部分下拉菜單可以 通過此功能進(jìn)行增刪改 系統(tǒng)初始化后 在不影響查詢統(tǒng)計以及正在系統(tǒng)中運(yùn)行的合 同的情況下 也可以對部分下拉菜單進(jìn)行增刪改 4 單位設(shè)置 對單位的一些屬性進(jìn)行設(shè)置 包括 單位級別 法定代表人 負(fù)責(zé) 人 流程管理員 默認(rèn) 是否獨立簽約 可配置的系統(tǒng)開關(guān) 重大合同定義 合同 印章設(shè)置等 5 查詢設(shè)定 系統(tǒng)提供查詢條件自定義功能 查詢條件的定義通過此處完成 6 合同標(biāo)準(zhǔn)文本維護(hù) 系統(tǒng)提供合同標(biāo)準(zhǔn)文本的格式合同模版及標(biāo)準(zhǔn)合同文本下 載功能 下載的文本通過此處進(jìn)行維護(hù) 3 系統(tǒng)管理 1 單位 部門 用戶的創(chuàng)建 增刪改 用戶權(quán)限 角色 的設(shè)置 角色權(quán)限范 圍的管理 2 系統(tǒng)字典維護(hù) 系統(tǒng)初始化前 所有下拉菜單可通過此功能進(jìn)行增刪改 系統(tǒng) 初始化后 在不影響查詢統(tǒng)計以及正在系統(tǒng)中運(yùn)行的合同的情況下 也可以對部分下 拉菜單進(jìn)行增刪改 3 新增地區(qū)公司 授權(quán)用戶可在此新增地區(qū)公司 系統(tǒng)在操作上必須具備較高程度的人性化特點 如 每個用戶開機(jī)后 無需進(jìn)入 系統(tǒng) 即可通過語音或?qū)υ捒蛱崾酒浯k事宜 用戶點擊待辦事宜 即出現(xiàn)登錄系統(tǒng) 的對話框 輸入用戶名和密碼后 即可進(jìn)入系統(tǒng)直接處理該待辦事宜 而無需按部就 班地逐層進(jìn)入每級菜單和頁面 又如 系統(tǒng)應(yīng)提供類似 Office 的提示功能 鼠標(biāo)移至 某菜單或某按鈕 欄目處 自動提示該菜單 按鈕 欄目的功能和作用等等 第 2 章 合同立項 2 1 目標(biāo)與范圍 2 1 1目標(biāo) 填報合同部分基本信息和合同立項的相關(guān)材料 通過對合同立項及可配置的選商方式的審查審批 確定選商方式的合規(guī) 合理 合法性 2 1 2范圍 1 合同承辦部門填報合同立項相關(guān)背景信息 具體包括 A 合同基本信息 合同部分基本信息 如合同立項名稱 合同類別等 B 簽約依據(jù) 簽約依據(jù)指投資計劃 費(fèi)用計劃 立項批復(fù) 會議紀(jì)要等文件 C 項目信息 項目信息指定合同的隸屬關(guān)系 便于通過項目對合同進(jìn)行查詢統(tǒng)計 2 2 業(yè)務(wù)邏輯 2 2 1業(yè)務(wù)流程 填報立項信息及選商 方式 用戶選擇 臨時保存 提交 合同立項開始 進(jìn)入選商模塊 選商方式審查審批 審查 審批 是 否 通過 是 否 圖 2 合同立項 2 2 2業(yè)務(wù)描述 本模塊提供以下配置功能 各單位可以選擇使用 各單位可以選擇是否開啟選商 方式審查審批功能 合同立項業(yè)務(wù)詳細(xì)描述如下 1 信息填報 主要包括以下內(nèi)容 a 基本信息 包括合同立項名稱 合同類別 是否框架協(xié)議 是否框架協(xié)議下的合同 資金流 向 資金渠道 選商方式 所屬項目 預(yù)算金額 不招標(biāo)原因 合同名稱為必填項 允許重名 長度 50 漢字 合同類別及二級類別沿用公司總部現(xiàn)有合同系統(tǒng)合同分類表 三級類別由各地區(qū) 公司根據(jù)本公司實際情況自行維護(hù) 合同類別及二級類別為必填項 三級類別為非必 填項 資金流向包括支出 收入 不涉及三種 此項為必填項 資金渠道包括 投資 直接成本 管理費(fèi) 其它四種 資金渠道的填寫滿足以下 條件 資金流向為支出的合同 資金渠道必填 資金流向為收入或不涉及的合同 資 金渠道不出現(xiàn) 總部的資金渠道為三類 投資 費(fèi)用 其他 地區(qū)公司的資金渠道為 四類 投資 直接成本 管理費(fèi) 其它 我方主體地位包括 我方接受擔(dān)保 我方提供擔(dān)保 從兩個選項中選擇其一 如果合同類別為融資保險類合同下的擔(dān)保合同 則必須填寫我方主體地位 否則 不出現(xiàn)我方主體地位選項 不招標(biāo)原因 支出類合同選商方式為 議標(biāo) 合同談判 其他 時顯示 長度 512 漢字 b 簽約依據(jù) 簽約依據(jù)包括簽約依據(jù)名稱 簽約依據(jù)編號 所屬單位 所用范圍 簽約依據(jù)文 件 承辦人 承辦時間 簽約依據(jù)名稱為必填項 不允許重名 長度 50 漢字 簽約依據(jù)編號為非必填項 不允許重名 長度 50 漢字 簽約依據(jù)文件非必填項 可以不上傳簽約依據(jù)文件 也可以上傳多份簽約依據(jù)文 件 承辦人 承辦時間由系統(tǒng)默認(rèn)為簽約依據(jù)添加人及簽約依據(jù)添加時間 簽約依據(jù)的填寫滿足以下條件 資金流向為支出的合同 簽約依據(jù)必填 資金流向為收入或不涉及的合同 簽約 依據(jù)非必填 如有依據(jù) 如油品銷售計劃 配置計劃等 則填報 確無簽約依據(jù)可不 填報 一份合同立項至少對應(yīng)一份或多份簽約依據(jù) 簽約依據(jù)如果已存在于系統(tǒng)則可以 被引用 如果沒有提交過 則提交一份新的依據(jù) 合同承辦人填寫簽約依據(jù)時 可以從簽約依據(jù)庫中直接選擇需要的簽約依據(jù) 也 可以新增簽約依據(jù) 合同承辦人新增簽約依據(jù)時 如果簽約依據(jù)庫中已經(jīng)存在同名的依據(jù) 則系統(tǒng)給 出提示 不允許新增只能引用系統(tǒng)中已有簽約依據(jù) 簽約依據(jù)注意事項 簽約依據(jù)引用范圍優(yōu)先 但范圍的設(shè)定只能在該簽約依據(jù)所在的單位及下屬單位 內(nèi) 承辦人新增的簽約依據(jù) 當(dāng)合同審查審批結(jié)束后 該簽約依據(jù)狀態(tài)變?yōu)橐汛_認(rèn) 已確認(rèn)的簽約依據(jù)承辦人不能再維護(hù) 只有單位級的簽約依據(jù)維護(hù)員維護(hù) 當(dāng)狀態(tài)未 確認(rèn)時 承辦人可維護(hù) 承辦人新增的簽約依據(jù) 在不設(shè)定簽約依據(jù)引用范圍的前提下 該簽約依據(jù)能夠 被本單位所有部門引用 提供專門的簽約依據(jù)維護(hù)模塊 并對使用該模塊的用戶進(jìn)行范圍授權(quán) 授權(quán)用戶 新增的簽約依據(jù)直接進(jìn)入簽約依據(jù)庫而不需要審查審批 狀態(tài)為已確認(rèn) 上級單位的簽約依據(jù)維護(hù)員通過 維護(hù) 可提升下級單位的簽約依據(jù) 提升后的 簽約依據(jù)只能由上級單位的簽約依據(jù)維護(hù)員來維護(hù) 承辦人在辦理合同引用簽約依據(jù)時 可引用本級和上級的 平級之間不可互相引 用 無效簽約依據(jù) 承辦人查不到無效簽約依據(jù) 簽約依據(jù)的顯示 簽約依據(jù)顯示的時候需要以下幾項 簽約依據(jù)名稱 編號以及簽約依據(jù)來源 依據(jù)來源主要說明該依據(jù)是承辦人填寫還是來自于簽約依據(jù)庫 包括以下兩種 承辦人提交 簽約依據(jù)庫 c 選商方式 框架協(xié)議以及框架協(xié)議下的合同 選商方式包括五種 招標(biāo) 投標(biāo) 合同談判 議標(biāo) 電子商務(wù) 其它 為必填項 并與資金流向建立關(guān)聯(lián) 即 資金流向為 支出 時 選商方式顯示招標(biāo) 合同談判 議標(biāo) 電子商務(wù) 及其 它 資金流向為 收入 時 選商方式顯示招標(biāo) 投標(biāo) 合同談判 議標(biāo) 電子商務(wù) 及其它 資金流向為 不涉及 時 選商方式顯示全部 合同立項時 用戶必須選擇 是否框架協(xié)議 并與 框架協(xié)議下的合同 建立關(guān) 聯(lián) 即 框架協(xié)議選擇 是 頁面不顯示 框架協(xié)議下的合同 框架協(xié)頁面顯示 框架協(xié)議下的合同 供用戶選擇 此項為必填項 當(dāng) 框架 協(xié)議下的合同 選擇 是 頁面顯示 框架協(xié)議 供用戶選擇框架協(xié)議合同 框架 協(xié)議的查詢提供下列查詢條件的相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下 d 所屬項目 表明合同的隸屬關(guān)系 此項為非必填項 授權(quán)用戶在查詢無滿足條件的項目后 可自行添加需要的項目 添加項目注意事項 項目信息包含項目名稱 項目編號 項目類別 預(yù)算金額 幣種 有效時間 引 用范圍 備注以及附件 項目名稱 項目編號 項目類別 預(yù)算金額 幣種 有效時間為必填項 引用范圍 備注 附件為非必填項 項目類別 幣種由系統(tǒng)管理員在應(yīng)用字典維護(hù)中設(shè)定 項目名稱長度 50 漢字 以地區(qū)公司為例 地區(qū)公司機(jī)關(guān)添加的項目名稱不允 許重復(fù) 下屬二級單位之間的項目名稱允許重復(fù) 一個二級單位內(nèi)部的項目名稱不允 許重復(fù) 項目編號允許重復(fù) 長度 50 漢字 項目編號注意事項同項目名稱 項目的引用范圍優(yōu)先 d 承辦信息 內(nèi)容包括 承辦部門 承辦人 承辦部門負(fù)責(zé)人 承辦部門默認(rèn)為用戶所在部門 有系統(tǒng)管理權(quán)限的用戶可以選擇承辦部門 承辦人默認(rèn)為當(dāng)前用戶 承辦部門負(fù)責(zé)人默認(rèn)為用戶所在部門的負(fù)責(zé)人 有系統(tǒng)管理權(quán)限的用戶可以修改 2 保存 能夠?qū)π缕鸩莸暮贤㈨椥畔⑦M(jìn)行臨時保存 3 提交 用戶提交合同立項信息后 若配置了選商方式審查審批 則進(jìn)入選商方式審查審 批流程 反之進(jìn)入下一環(huán)節(jié) 當(dāng)不啟用選商方式審查審批流程后 如果選商方式選擇招標(biāo) 則進(jìn)入招標(biāo)申請模 塊 如果選商方式選擇合同談判 議標(biāo) 則進(jìn)入合同談判 議標(biāo) 申請模塊 否則進(jìn) 入合同申報模塊 若用戶成功提交合同立項信息 系統(tǒng)將自動產(chǎn)生一個合同報審序號 合同報審序 號的生成規(guī)則 4 位年份 立項成功提交時間所在的當(dāng)前年份 流水號 流水號的 序列以地區(qū)企業(yè)為單位 4 選商方式審查審批 各單位可以配置是否需要使用選商方式審查審批模塊 啟用選商方式審查審批功 能的單位可以對選商方式審查審批業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行設(shè)定 一般而言 選商方式審查審批完成對公司規(guī)定招標(biāo)而承辦人選擇不招標(biāo)的申請進(jìn) 行審查 各單位可以根據(jù)本單位實際情況對審查審批流程進(jìn)行定義 不同的選商方式 系統(tǒng)管理的深度不同 目前管理的重點是招標(biāo) 如果地區(qū)公司規(guī)定必須招標(biāo) 則選擇選商方式為招標(biāo) 下一步必須通過招標(biāo)管理 部門完成招標(biāo)報審及合同相對人的選定審批工作 若申請不招標(biāo) 則送交各審查部門 及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查審批 待形成合同文本草案后 方可進(jìn)入合同申報模塊 如果選商方式為非招標(biāo) 同時符合企業(yè)規(guī)定的不招標(biāo)條件 則直接進(jìn)入合同申報 模塊 經(jīng)過審查審批階段由系統(tǒng)自動生成的審查審批表中 有關(guān)選商方式審查審批表具 體業(yè)務(wù)描述如下 當(dāng)合同經(jīng)過選商方式審查審批并且選商方式審查審批完成后 形成 選商方式審查審批表 該表中包含合同立項的基本信息 立項選商方式的審查審批信 息 2 2 3數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 合同立項填報相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下表所示 NO 界面元素分類 界面元素 必填項 類型 取值范圍 業(yè)務(wù)規(guī)則說明 1 基本信息 報審序號 是 系統(tǒng)自動生成 若用戶提交合同立項信息成功 系統(tǒng)將自動產(chǎn)生 一個報審序號 報審序號的產(chǎn)生規(guī)則是 年 流 水號 合同項目名稱 是 文本 合同類別 是 二級類別 是 三級類別 詳見合同分類 表 合同類別及二級類別由集團(tuán)公司統(tǒng)一定義 三級 類別由各地區(qū)企業(yè)根據(jù)本公司實際情況自行維護(hù) 資金流向 是 單選 支出 收入 不涉及 資金渠道 是 單選 投資 直接成本 管理費(fèi) 其它 資金渠道的填寫滿足以下條件 資金流向為支出 的合同 資金渠道必填 資金流向為收入或不涉 及的合同 資金渠道不出現(xiàn) 資金渠道二級 是 單選 若資金渠道選擇投資 則二級類別為集團(tuán)公司投 資 地區(qū)企業(yè)投資 地區(qū)下屬單位自投三個選擇 預(yù)算金額 是 預(yù)算金額幣種 是 單選 詳見幣種分類 表 選商方式 是 單選 招標(biāo) 投標(biāo) 合同談判 競爭性合同談 判 單方合同談判 其它 資金流向為支出類 選商方式顯示為 招標(biāo) 競 爭性合同談判 單方合同談判 其它 資金流向為收入類 選商方式顯示為 投標(biāo) 合 同談判 其它 資金流向為不涉及 選商方式顯示為 招標(biāo) 投 標(biāo) 競爭性合同談判 單方合同談判 其它 框架協(xié)議 是 單選 是 否 框架協(xié)議下的合 同 單選 是 否 若框架性協(xié)議選擇 否 則出現(xiàn) 框架協(xié)議下 的合同 要求用戶選擇 合同編號 若框架協(xié)議下的合同選擇 否 則出現(xiàn)合同編 號 后面有個按鈕為用戶提供選擇框架協(xié)議 選 擇后將選擇的合同編號顯示為鏈接 用戶點擊鏈 接可以查看該框架協(xié)議的具體內(nèi)容 不招標(biāo)原因 文本 對于規(guī)定招標(biāo)但由于特殊原因而申請不招標(biāo)時 此項必須填寫 2 簽約依據(jù) 資金流向為支出的合同 簽約依據(jù)必填 資金流 向為收入或不涉及的合同 簽約依據(jù)非必填 如 有依據(jù) 如油品銷售計劃 配置計劃等 則填報 確無簽約依據(jù)可不填報 簽約依據(jù)名稱 是 文本 不允許重名 長度 50 漢字 簽約依據(jù)編號 是 文本 簽約依據(jù)文件 可以不上傳簽約依據(jù)文件 也可以上傳多份簽約 依據(jù)文件 承辦人 是 由系統(tǒng)默認(rèn)為簽約依據(jù)添加人 承辦時間 是 由系統(tǒng)默認(rèn)為簽約依據(jù)添加時間 3 項目信息 項目信息必填 一份申請只能屬于一個項目 項目編號 是 文本 項目名稱 是 文本 項目描述 文本 項目相關(guān)附件材 料 第 3 章 合同選商 3 1 目標(biāo)與范圍 3 1 1目 標(biāo) 通過選商管理 如招標(biāo) 保證流程規(guī)范和信息完整 3 1 2范 圍 1 合同選商的管理范圍如下 2 1 招標(biāo) 談判 議標(biāo) 子模塊的啟用 均可根據(jù)各單位的實際情況進(jìn)行選擇 2 對相關(guān)選商方式進(jìn)行管理 重點是招標(biāo) 根據(jù)各單位對招標(biāo)業(yè)務(wù)工作需求 將 招標(biāo)信息填報分為簡版和完全版 3 2 業(yè)務(wù)邏輯 3 2 1業(yè)務(wù)流程 合同選商的業(yè)務(wù)流程如下圖所示 圖 3 合同選商 3 2 2業(yè)務(wù)描述 本模塊提供以下幾種配置功能 各單位可以選擇使用 配置一 各單位可以選擇是否啟用選商子模塊 即招標(biāo)子模塊 包括啟用 不啟 用 啟用招標(biāo)精簡版 啟用招標(biāo)完全版三種選擇 配置二 各單位可以選擇是否啟用談判 議標(biāo) 子模塊 配置三 各單位可以選擇是否開啟選商結(jié)果審查審批功能 配置四 選商結(jié)果填報交接人員設(shè)置 注 只有當(dāng)啟用了選商子模塊 配置二和配置三 配置四方可用 3 2 2 1業(yè)務(wù)約定 一份合同立項只能對應(yīng)一次選商 一次選商 除了通過招標(biāo)標(biāo)段的劃分可以對應(yīng) 多份合同外 其他的選商方式下只可以對應(yīng)一份合同 3 2 2 2招標(biāo)管理子模塊 啟用了招標(biāo)子模塊的單位 當(dāng)選商方式為招標(biāo)時 需要完成以下業(yè)務(wù)工作 1 招標(biāo)申請信息填報 基本信息包括 招標(biāo)方式 招標(biāo)方式說明 招標(biāo)組織形式 預(yù)算金額 預(yù)算金額 幣種 擬選單位信息 對應(yīng)邀請招標(biāo) 招標(biāo)文件及評標(biāo)辦法 是否劃分標(biāo)段 標(biāo)段劃分包括 標(biāo)段名稱 預(yù)算金額 幣種 范圍說明 擬邀請招標(biāo)單位 對應(yīng) 邀請招標(biāo) 注 只有招標(biāo)申請可選是否劃分標(biāo)段 2 招標(biāo)審查審批 招標(biāo)申請信息填寫完成后 招標(biāo)相關(guān)信息送至部門領(lǐng)導(dǎo)初審以及審查審批部門審 查 系統(tǒng)可以將審查審批的規(guī)則進(jìn)行初始化定義 當(dāng)申請信息符合條件時 自動按照 系統(tǒng)定義的流程進(jìn)行審查審批工作 當(dāng)申請信息不符合任何條件時 由默認(rèn)分發(fā)員手 動設(shè)定審查審批流程 相關(guān)部門對承辦單位擬定招標(biāo)程序 招標(biāo)文件進(jìn)行審查 邀請 招標(biāo)還需要對擬選的單位信息條件進(jìn)行審查 如果發(fā)現(xiàn)問題可以退回修改 3 執(zhí)行審查結(jié)果 承辦部門按照審查結(jié)果執(zhí)行招標(biāo)程序 并反饋招標(biāo)結(jié)果信息 如招標(biāo)順利完成 填報招標(biāo)結(jié)果信息 中標(biāo)單位為必須填寫 多標(biāo)段的招標(biāo) 每一個標(biāo)段對應(yīng)一個中標(biāo) 單位 每一個標(biāo)段產(chǎn)生一份合同 否則 根據(jù)實際情況 分為以下幾種情況 a 重新制定招標(biāo)時間 再舉辦一次招標(biāo) 新的招標(biāo)成功后再在系統(tǒng)中記錄招標(biāo)結(jié) 果信息 b 轉(zhuǎn)為談判 系統(tǒng)記錄談判結(jié)果信息 c 此項目終止 需要臨時歸檔 4 隨機(jī)選取專家 具有相對獨立的運(yùn)作條件 能滿足招標(biāo)項目和非招標(biāo)項目評審專家的抽取 一般 由招標(biāo)主管部門或者法律部門負(fù)責(zé) 與有關(guān)招標(biāo)監(jiān)管部門共同完成 非招標(biāo)的評審項 目由項目實施負(fù)責(zé)單位與專家?guī)炀S護(hù)部門共同完成 總部 地區(qū)企業(yè)招標(biāo)主管部門負(fù)責(zé)建立 維護(hù)評標(biāo)專家?guī)?提供網(wǎng)上選擇評委的 條件 除了選出正式評委外 還可以同時選擇候補(bǔ)評委 隨機(jī)選取評委的篩選條件包 括 專業(yè)類別 抽取專家數(shù)量 所在地域 隨機(jī)選取的專家通過 查詢 與合同信息建立關(guān)聯(lián) 5 招標(biāo)完全版 招標(biāo)完全版的業(yè)務(wù)流程與招標(biāo)簡版相同 區(qū)別在于招標(biāo)結(jié)果填報的信息項 招標(biāo) 完全版的信息如下 主要包括發(fā)標(biāo)信息 投標(biāo)信息 確認(rèn)評委 評標(biāo)信息 開標(biāo) 評標(biāo) 招標(biāo)結(jié)果五 個部分 其中 a 發(fā)標(biāo)信息 與招標(biāo)方式有關(guān) 不同的招標(biāo)方式填寫的發(fā)標(biāo)信息不同 招標(biāo)方式為公開招標(biāo)時 填寫內(nèi)容包括 招標(biāo)公告發(fā)布媒體 招標(biāo)公告發(fā)布時間 招標(biāo)方式為邀請招標(biāo)時 填寫內(nèi)容包括 投標(biāo)邀請書發(fā)送時間 投標(biāo)邀請書領(lǐng)取人 受邀投標(biāo)單位列表 并實現(xiàn)多標(biāo)段的發(fā)標(biāo)信息填寫 b 投標(biāo)信息 包括投標(biāo)地點 投標(biāo)單位列表以及各投標(biāo)單位的投標(biāo)文件提交時間 投標(biāo)保證金 多標(biāo)段的招標(biāo) 每個標(biāo)段都需要填寫一組投標(biāo)信息 c 評委登記 將實際參與招標(biāo)的評委信息記錄到系統(tǒng) d 評標(biāo)信息 評標(biāo)報告 主要包括開標(biāo) 評標(biāo)兩部分信息 開標(biāo)信息包括開標(biāo)時間 開標(biāo)地點 參加人 過程概述以及投標(biāo)單位的報價 評 標(biāo)信息包括所有投標(biāo)單位的綜合評分和簡要說明 多標(biāo)段的招標(biāo) 每個標(biāo)段都需要填 寫一組評標(biāo)信息 3 2 2 3合同談判 議標(biāo) 子模塊 啟用了合同談判子 議標(biāo) 模塊的單位 當(dāng)選商方式為合同談判 議標(biāo) 時 需 要完成以下業(yè)務(wù)工作 1 合同談判 議標(biāo) 申請信息填報 基本信息包括 合同談判方式 合同談判方式說明 預(yù)算金額 預(yù)算金額幣種 擬選合同談判單位信息 競爭性談判規(guī)定最少兩家 以及相關(guān)文件 2 合同談判 議標(biāo) 審查審批 合同談判 議標(biāo) 申請信息填寫完成后 合同談判 議標(biāo) 相關(guān)信息送至部門領(lǐng) 導(dǎo)初審以及審查審批部門審查 系統(tǒng)可以將審查審批的規(guī)則進(jìn)行初始化定義 當(dāng)申請 信息符合條件時 自動按照系統(tǒng)定義的流程進(jìn)行審查審批