國開(中央電大)?？啤掇k公室管理》十年期末考試簡答題題庫

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國開(中央電大)?？啤掇k公室管理》十年期末考試簡答題題庫 (電大期末紙質考試必備資料) 說明：1.試卷號：2180； 2.適用專業(yè)：行政管理和現代文員?？?； 3.資料整理于2019年10月29日，資料收集了中央電大2010年1月至2019年7月期末考試的全部試題及答案。 2019年7月試題及答案 11.簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。 答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。 (2)按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。 12.簡要回答起草請示的“五步棋”。 答：因為什么請示：對于原因、目的的說明。 請示什么問題：提出請示的主題內容。 怎樣解決問題：提出解決問題的建議與方案。 請求上級回復：結尾用語的使用。 有無附加需要說明：根據需要確定附件的使用與否。 2019年1月試題及答案 11.簡述公文校對工作要求。 答：(1)校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等； (2)解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題； (3)進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現問題及時提交有關領導人或撰稿人處理； (4)需要使用標準校對符號； (5)對于重要的或者大量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。 12.衡量會議質量的會前主要標準有哪些？ 答：(1)會議是否確有召開的客觀必要性； (2)會議目的和會議風氣是否端正； (3)會議時機是否已經成熟； (4)會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位； (5)各項準備工作是否已經準備充分，包括軟件和硬件。 2018年7月試題及答案 11.簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內容。 答：第三代時間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫ABCD法則。 A.重要且緊急——必須立刻做。 B.緊急但不重要(如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你，有人突然打電話請你吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。 C.重要但不緊急(如學習、做計劃、與人談心、體檢等)——只要是沒有第一類事的壓力，就應該將其當成緊急的事去做，不要拖延。 D.既不緊急也不重要(如娛樂、消遣等)——有閑工夫再說。 12.簡述公共關系的三大構成要素及其原則。 答：(1)三大構成要素是：①主體：社會組織；②客體：公眾；③手段：傳播途徑。 (2)公共關系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。 2018年1月試題及答案 11.簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。 答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。 (2)按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。 12.談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中“善謀”的理解。 答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子上、“謀”到關鍵處、注重諫言技巧。 (2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于己都不利；三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。 2017年6月試題及答案 11.簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。 答：(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。 (2)剪彩的程序：請來賓就位→宜布儀式正式開始→奏國歌→進行發(fā)言→進行剪彩→進行參觀。 12.簡述制作會議證件的注意事項。 答：(1)重要的大中型會議,會議證件和姓名卡片要正規(guī)。內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。 (2)重要的、具有保密性質的會議要在會議證件上貼上本人的相片,并加蓋大會印章。 (3)會議證件的形式應反映出會議的內容,設計要盡量經濟實用、美觀大方。 (4)大型會議應區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等不同身份參加者的會議證件的樣式。 (5)應注意根據單位不同的文化理念設計會議證件和姓名卡片。 2017年1月試題及答案 11.簡述常用辦公設備使用規(guī)范。 答：(1)必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。 (2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。 (3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。 (4)未經上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。 (5)辦公設備的使用環(huán)境溫度為5C～35C，相對濕度為20%～85%，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。 (6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應切斷電源。 12.簡述辦公室調查研究的三個階段及其主要任務。 答：(1)準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求。 (2)實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調研成果。 (3)完成階段，主要是撰寫調研報告。 2016年7月試題及答案 21.談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中“善謀”的理解。 答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子上、“謀”到關鍵處、注重諫言技巧。 (2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于己都不利；三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。 22.簡述會務管理中對會務工作人員的要求。 答：(1)會前的最后檢查(工作認真負責、細心、耐心)； (2)組織簽到和登記(任勞任怨，能連續(xù)作戰(zhàn))； (3)做好聯絡協(xié)調(溝通協(xié)調能力強)； (4)會議記錄與保密(業(yè)務素質強，有原則)； (5)會議后勤保障(服從分配，具有協(xié)作意識)。 2016年1月試題及答案 21.簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。 答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。(2)按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。 22.簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。 答：(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。 (2)剪彩的程序：請來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進行發(fā)言→進行剪彩→進行參觀。 2015年7月試題及答案 21.簡述辦公室的四種含義。 答：(1)廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。 (2)狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所，如廠長辦公室等。 (3)特指的：黨和政府機關、企事業(yè)單位內的綜合辦事機構，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。 (4)專指的：某種專門的獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室。 22.會見與會談的前期準備工作有哪些？ 答：(1)確定議題和明確目標。(2)收集信息和分析雙方材料。(3)確定參加人員。(4)雙方協(xié)商時間、地點。(5)布置座位。 2015年1月試題及答案 21.簡述文員向上司做請示的注意事項。 答：(1)請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應向主持全面工作的領導人請示，并將有關情況通報其他分管上司。 (2)請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事務寫在一份請示內，造成上司批復的困難。 22.核稿，是擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述六查內容。 答：(1)查是否需要行文，以什么名義行文。 (2)查文稿內容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾。 (3)查要求和措施是否明確具體，切實可行。 (4)查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經過會簽。 (5)查行文是否規(guī)范，文件格式是否符合規(guī)定。 2014年7月試題及答案 21.辦公室事務管理的服務性表現在哪三個方面？ 答：一是為上司服務，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。 二是為組織服務，為組織員工提供一個高效、舒適的工作生活環(huán)境。 三是為公眾服務，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯系。 22.制發(fā)文件時加蓋機關印章，稱為用印，具體要求有哪些？ 答：(1)文件用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的文件原稿為依據，經核對無誤后始得用印。 (2)文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。 (3)文件用印一定要與制發(fā)文件的機關、部門或單位相一致。 (4)要核實用印份數，超過份數的不能蓋印。 2014年1月試題及答案 21.簡要說明會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。 可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 有兩種形式：(1)議決性會議紀要。(2)周知性會議紀要。 22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法： 設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表。 使用提示性備忘錄。 準備約會表。 準備特殊提示卡。 準備交往提示文件。 2013年7月試題及答案 21.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應怎樣做？ 答：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。 (1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或將內容轉告； (2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示； (3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。 22.文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ 答：(1)會議名稱； (2)會議記錄人的姓名、蓋章； (3)時間(開始時間、結束時間)； (4)會議地點； (5)議題； (6)主持人、主席； (7)出席者名單； (8)會議的經過情形及結論； (9)相關的資料； (10)下次會議預定日期。 2013年1月試題及答案 21.辦公室事務管理的服務性特征表現為哪三個方面？請簡要說明。 答：一是為上司服務；二是為組織服務；三是為公眾服務。 22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法： 設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表 使用提示性備忘錄 準備約會表 準備特殊提示卡 準備交往提示文件 2012年7月試題及答案 21.簡要說明會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。 可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 有兩種形式：(1)議決性會議紀要。(2)周知性會議紀要。 22.簡要說明文秘人員隨上司旅行結束后，要做好哪些工作。 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 (4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 2012年1月試題及答案 21.文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用；補缺作用；增進關系作用； (3)適事、適時、適地、適度。 22.旅行結束后，文員應主要完成哪些工作，請予以設計。 答：(1)會議名稱； (2)會議記錄人的姓名、蓋章； (3)時間(開始時間、結束時間)； (4)會議地點； (5)議題； (6)主持人、主席； (7)出席者名單； (8)會議的經過情形及結論； (9)相關的資料； (10)下次會議預定日期。 2011年7月試題及答案 21.文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點。 答：(1)充分了解即將開始的工作內容； (2)思考以什么方法進行效率會最佳； (3)上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。 22.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法： 設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表； 使用提示性備忘錄； 準備約會表； 準備特殊提示卡； 準備交往提示文件。 2011年1月試題及答案 21.簡要說明會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。 可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 有兩種形式：(1)議決性會議紀要。(2)周知性會議紀要。 22.請簡單說明提高會議效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法規(guī)； 合理確定會議目標； 確定必要的與會者； 減少會議數量； 縮小會議規(guī)模； 簡化會議程序； 縮短會議時間控制會議經費； 分析會議成本。 2010年7月試題及答案 1.文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用}補缺作用；增進關系作用； (3)適事、適時、適地、適度。 2.文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ 答：(1)會議名稱； (2)會議記錄人的姓名、蓋章； (3)時間(開始時間、結束時間)； (4)會議地點； (5)議題； (6)主持人、主席； (7)出席者名單； (8)會議的經過情形及結論； (9)相關的資料； (l0)下次會議預定日期。 2010年1月試題及答案 1.簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？ 答：會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。 會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。 可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 有兩種形式：(1)議決性會議紀要。是與會者經過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據。(2)周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經驗而作的紀實性文件。 2.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應怎樣做？ 答：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。 (1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或將內容轉告。 (2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。 (3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。 補充： 1.辦公室事務管理的服務性表現在哪三個方面？ 答：一是為上司服務，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。 二是為組織服務，為組織員工提供一個高效、舒適的工作生活環(huán)境。 三是為公眾服務，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯系。 2.核稿，是擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述六查內容。 答：(1)查是否需要行文，以什么名義行文。(2)查文稿內容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾。 (3)查要求和措施是否明確具體，切實可行。(4)查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經過會簽。(5)查行文是否規(guī)范，文件格式是否符合規(guī)定。 3.衡量會議質量的會前基本標準有哪些？ 答：會議是否確有召開的客觀必要；會議目的和會議風氣是否端正；會議時機是否已經成熟；會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；各項準備工作是否已經準備充分，包括軟件和硬件。 4.會見與會談的前期準備工作有哪些？ 答：(1)確定議題和明確目標。(2)收集信息和分析雙方材料。(3)確定參加人員。(4)雙方協(xié)商時間、地點。(5)布置座位。 5.簡答辦公室的主要特點。 答：(1)輔助性；(2)綜合性；(3)服務性。 6.簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。 答：創(chuàng)建：根據一定的規(guī)則建立電子公文的過程。 辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關操作。 交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。 歸檔：依據國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。 銷毀：依據有關規(guī)定將電子公文從存儲介質上物理刪除。 7.簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。 答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。 (2)按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。 8.簡述辦公室的四種含義。 答：(1)廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。 (2)狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所，如廠長辦公室等。 (3)特指的：黨和政府機關、企事業(yè)單位內的綜合辦事機構，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。 (4)專指的：某種專門的獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室。 9.簡述辦公室督查工作的方式。 答：(1)現場督查；(2)會議督查；(3)書面督查；(4)電話督查。 10.簡述辦公室設備使用規(guī)范。簡述常用辦公設備使用規(guī)范。 答：(1)必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。 (2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的 (3)注意安全，注意節(jié)點，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限 (4)未經上司允許，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。 (5)辦公設備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20%至85%，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。 (6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應切斷電源。 11.簡述辦公室調查研究的三個階段及其主要任務。 答：(1)準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求。 (2)實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調研成果。 (3)完成階段，主要是撰寫調研報告。 13.簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內容。 答：第三代時間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫ABCD法則。 A.重要且緊急----必須立刻做。 B.緊急但不重要(如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你，有人突然打電話請你吃飯等) ----只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。 C.重要但不緊急(如學習、做計劃、與人談心、體檢等) ----只要是沒有第一類事的壓力，就應該將其當成緊急的事去做，不要拖延。 D.既不緊急也不重要(如娛樂、消遣等) ----有閑工夫再說。 14.簡述公共關系的三大構成要素及其原則。 答：(1)三大構成要素是：①主體：社會組織；②客體：公眾；③手段：傳播途徑。 (2)公共關系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。 15.簡述公文校對工作要求。 答：(1)校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等； (2)解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題； (3)進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現問題及時提交有關領導人或者撰稿人處理； (4)需要使用標準校對符號； (5)對于重要的或者大量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。 16.簡述會務管理的要求。 答：(1)會前的最后檢查：工作認真負責、細心、耐心； (2)組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)； (3)做好聯絡協(xié)調：溝通協(xié)調能力強； (4)會議記錄與保密：業(yè)務素質與原則性； (5)會議后勤保障：服從分配協(xié)作意識好。 17.簡述會務管理中對會務工作人員的要求。 答：(1)會前的最后檢查(工作認真負責、細心、耐心)； (2)組織簽到和登記(任勞任怨，能連續(xù)作戰(zhàn))； (3)做好聯絡協(xié)調(溝通協(xié)調能力強)； (4)會議記錄與保密(業(yè)務素質強，有原則)； (5)會議后勤保障(服從分配，具有協(xié)作意識)。 18.簡述會議的積極作用。 答：(1)交流信息，互通情報； (2)發(fā)揚民主，科學決策； (3)增強友誼，促進團結； (4)統(tǒng)一認識，協(xié)調行動； (5)帶動消費，促進經濟。 19.簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。 答：(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。 (2)剪彩的程序：請來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進行發(fā)言→進行剪彩→進行參觀。 20.簡述調查研究的三個階段及其主要任務。 答：(1)準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求。 (2)實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理資料，分析材料和綜合提煉調研成果。 (3)完成階段，主要撰寫調研報告。 21.簡述文員向上司做請示的注意事項。 答：(1)請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應向主持全面工作的領導人請示，并將有關情況通報其他分管上司。 (2)請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事務寫在一份請示內，造成上司批復的困難。 22.簡述信訪工作中網絡來信的處理要求。 答：(1)定時打開信箱，及時處理電子郵件。 (2)重要信訪，及時報請。 (3)轉辦信訪，跟蹤督辦。 (4)網絡保密，脫機閱讀。 23.簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。 答：(1)儲藏間或者物品柜要上鎖，保證安全。 (2)儲藏需要的面積取決于單位的大小 (3)合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。 (4)儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到。 (5)辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導致紙張不能正常的送人打印機或復印機中。 24.簡述制作會議證件的注意事項。 答：(1)重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規(guī)。內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。 (2)重要的、具有保密性質的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。 (3)會議證件的形式應反映出會議的內容，設計要盡量經濟實用、美觀大方。 (4)大型會議應區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等不同身份參加者的會議證件的樣式。 (5)應注意根據單位不同的文化理念設計會議證件和姓名卡片。 25.簡要回答公文寫作的五部曲。 答：第一步，領悟領導意圖。要求：準確、全面、提煉、增加貼近度。 第二步，站在領導角度考慮問題。 第三步，把握常用思維方法：模式化思維，對象化思維，辯證思維，散點思維，求同存異思維。 第四步，牢記擬寫公文要素及要求。 第五步，符合國家公文格式標準。 26.簡要回答起草請示的“五步棋”。 答：因為什么請示：對于原因、目的的說明。 請示什么問題：提出請示的主題內容。 怎樣解決問題：提出解決問題的建議與方案。 請求上級回復：結尾用語的使用。 有無附加需要說明：根據需要確定附件的使用與否。 27.簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？ 簡要說明會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：(1)會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。 (2)會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用；可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 (3)有兩種形式：A.議決性會議紀要。是與會者經過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據。B.周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經驗而作的紀實性文件。 29.簡要說明文秘人員隨上司旅行結束后，要做好哪些工作。 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 (4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 30.旅行結束后，文員應主要完成哪些工作，請予以設計。 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據，憑證，送上司審閱，簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用； (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報.如果是與上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (4)把在出差時結識的有關人士，單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 31.請簡單說明提高會議效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間控制會議經費；分析會議成本。 32.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應怎樣做？ 答：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。 (1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或將內容轉告； (2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示； (3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。 33.談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中“善謀”的理解。 答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子上、“謀”到關鍵處、注重諫言技巧。 (2)辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于己都不利；三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。 34.文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用；補缺作用；增進關系作用； (3)適事、適時、適地、適度。 35.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表；使用提示性備忘錄；準備約會表；準備特殊提示卡；準備交往提示文件。 36.文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ 答：(1)會議名稱；(2)會議記錄人的姓名、蓋章；(3)時間(開始時間、結束時間)；(4)會議地點；(5)議題；(6)主持人、主席；(7)出席者名單；(8)會議的經過情形及結論；(9)相關的資料；(10)下次會議預定日期。 37.文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點。 答：(1)充分了解即將開始的工作內容；(2)思考以什么方法進行效率會最佳；(3)上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。 38.制發(fā)文件時加蓋機關印章，稱為用印，具體要求有哪些？ 答：(1)文件用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的文件原稿為依據，經核對無誤后始得用印。 (2)文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。 (3)文件用印一定要與制發(fā)文件的機關、部門或單位相一致。 (4)要核實用印份數，超過份數的不能蓋印。