中國石油合同管理系統(tǒng)承辦人員手冊(cè).doc

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中國石油 合同管理系統(tǒng)承辦人員操作手冊(cè) 合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目組 2008年4月 目 錄 第 1 章 個(gè)人工作助理 3 1.1 功能簡介 3 1.2 使用說明 3 1.2.1 菜單結(jié)構(gòu) 3 1.2.2 工作提示 4 1.2.3 合同運(yùn)行總覽 5 1.2.4 動(dòng)態(tài)信息 6 1.2.5 委托代辦 6 1.2.6 合同跟蹤 8 1.2.7 用戶信息 8 第 2 章 合同立項(xiàng) 10 2.1 菜單結(jié)構(gòu)說明 10 2.1.1 菜單結(jié)構(gòu) 10 2.1.2 起草一份新的合同立項(xiàng)申請(qǐng) 11 2.1.3 立項(xiàng)查詢 16 2.1.4 簽約依據(jù)維護(hù) 17 2.1.5 新增簽約依據(jù) 18 2.1.6 修改簽約依據(jù) 19 2.1.7 刪除簽約依據(jù) 19 第 3 章 合同選商 19 3.1 功能簡介 19 3.2 系統(tǒng)用戶 19 3.3 使用說明 20 3.3.1 菜單結(jié)構(gòu) 20 3.3.2 選商查詢 20 3.3.3 起草一份招標(biāo)申請(qǐng) 20 3.3.4 招標(biāo)審查審批 22 3.3.5 填寫招標(biāo)結(jié)果信息 24 3.3.6 非招標(biāo)合同 29 3.3.7 專家信息維護(hù) 31 3.3.8 修改專家信息 32 3.3.9 刪除專家信息 32 第 4 章 合同申報(bào) 33 4.1 功能簡介 33 4.2 系統(tǒng)用戶 33 4.3 使用說明 33 4.3.1 菜單結(jié)構(gòu) 33 4.3.2 起草一份新合同 34 4.3.3 跟蹤合同審查狀態(tài) 41 4.3.4 修改審查退回的合同 43 4.3.5 合同申報(bào)查詢 44 第 5 章 合同簽訂 44 5.1 功能簡介 44 5.2 系統(tǒng)用戶 45 5.3 使用說明 45 5.3.1 菜單結(jié)構(gòu) 45 5.3.2 合同打印 45 5.3.3 簽訂信息填寫 47 5.3.4 生效信息填寫 47 第 6 章 合同履行 48 6.1 功能簡介 48 6.2 系統(tǒng)用戶 48 6.3 使用說明 49 6.3.1 菜單結(jié)構(gòu) 49 6.3.2 履行提示 50 6.3.3 履行選擇 51 6.3.4 付款申請(qǐng) 52 6.3.5 提供產(chǎn)品(或服務(wù)) 56 6.3.6 合同變更 57 6.3.7 合同解除 58 6.3.8 違約情況 59 6.3.9 合同終止 59 第 7 章 合同歸檔 60 7.1 功能簡介 60 7.2 系統(tǒng)用戶 60 7.3 使用說明 60 7.3.1 菜單結(jié)構(gòu) 60 第 1 章 個(gè)人工作助理 1.1 功能簡介 個(gè)人工作助理包括以下內(nèi)容： 1) 工作提示：顯示每個(gè)用戶在本系統(tǒng)的全部工作并可直接點(diǎn)擊處理；動(dòng)態(tài)信息也在該頁面上方浮動(dòng)顯示，單擊信息標(biāo)題即可查看信息內(nèi)容。 2) 合同運(yùn)行總覽：有權(quán)限的用戶不通過查詢功能就可以快速查看合同運(yùn)行過程中的相關(guān)信息。包括合同簽訂信息總表、合同運(yùn)行狀態(tài)總表、審查審批動(dòng)態(tài)表。 3) 動(dòng)態(tài)信息：查看管理員發(fā)布的系統(tǒng)通知，查看的范圍包括本單位管理員及上級(jí)單位管理員發(fā)布的信息。 4) 委托代辦：實(shí)現(xiàn)用戶外出期間將其職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)委托其他用戶處理的功能。 5) 合同跟蹤：跟蹤查詢本人、本部門及授權(quán)部門辦理的合同信息。 6) 用戶信息：每個(gè)用戶可以查看、更新自己的個(gè)人信息；選擇待辦事宜通知方式。 1.2 使用說明 1.2.1 菜單結(jié)構(gòu) 個(gè)人工作助理主菜單下有六個(gè)二級(jí)菜單：工作提示、合同運(yùn)行總覽、動(dòng)態(tài)信息、委托代辦、合同跟蹤、用戶信息。如下圖： 其中待辦查詢需要有用戶角色管理的用戶手動(dòng)添加一個(gè)角色，有該角色的用戶菜單中才會(huì)出現(xiàn)待辦查詢的菜單。 選擇個(gè)人工作助理主菜單后，頁面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示工作提示的內(nèi)容。 1.2.2 工作提示 進(jìn)入個(gè)人工作助理模塊，默認(rèn)顯示工作提示。工作提示包含兩部分：待辦工作、已辦工作。 其中，待辦工作中顯示的是所有待用戶處理的工作（履行選擇待辦工作除外），若一項(xiàng)工作還沒有被用戶打開查看過，則工作前有一個(gè)“new”圖標(biāo)；若用戶至少查看過一次待處理的工作，則該工作前的“new”圖標(biāo)自動(dòng)消失。 所有用戶處理過的工作自動(dòng)進(jìn)入到已辦工作。工作提示中只默認(rèn)顯示用戶最近幾次處理的工作，如果用戶需要查看以前處理過的工作可以通過單擊頁面中間的“更多”鏈接，進(jìn)行查找，查找的結(jié)果顯示在頁面下方。如下圖： 1.2.3 合同運(yùn)行總覽 功能介紹 部分有權(quán)限的系統(tǒng)用戶不通過查詢功能就可以快速查看當(dāng)年1月1號(hào)截至當(dāng)前日期合同運(yùn)行過程中的相關(guān)信息。包括合同簽訂信息總表、合同運(yùn)行狀態(tài)總表、審查審批動(dòng)態(tài)表。 系統(tǒng)提供有下載功能，在合同簽訂信息表中，通過點(diǎn)擊單位名稱可查看該單位下的各部門合同運(yùn)行情況。 在審查審批動(dòng)態(tài)表中，通過點(diǎn)擊單位名稱可查看該單位下各個(gè)審批人的審批超期情況。 1.2.4 動(dòng)態(tài)信息 功能介紹 顯示合同管理系統(tǒng)最新的動(dòng)態(tài)信息。反映合同管理系統(tǒng)的工作要求，傳達(dá)公司管理的重要通知。 操作說明 1) 選擇需要查看的動(dòng)態(tài)信息類型或者范圍，下方顯示出符合條件的信息列表，如下圖： 2) 點(diǎn)擊信息的標(biāo)題，可以查看到動(dòng)態(tài)信息的詳細(xì)內(nèi)容，如下圖： 3) 如果文件帶有附件，可以通過點(diǎn)擊附件查看到詳細(xì)的附件信息。 4) 瀏覽完畢，點(diǎn)頁面上“確定”按鈕回退到上一頁面。 5) 點(diǎn)擊“首頁”，“末頁”，“上頁”，“下頁”按鈕來翻頁查看。 1.2.5 委托代辦 功能介紹 委托代辦功能可以解決以下兩種情況，一種是用戶工作太多可以將待本人處理的工作部分委托他人處理；另一種是用戶由于外出等原因，無法使用系統(tǒng)，可以選擇一個(gè)代辦人，用戶外出期間的工作將自動(dòng)轉(zhuǎn)交給代辦人處理；等到用戶外出歸來，可以取消委托。 委托操作說明 1) 進(jìn)入委托代辦頁面可以看到委托的工作分為兩部分，如下圖： 2) 頁面上半部分顯示用戶當(dāng)前的待辦工作，用戶首先選擇一項(xiàng)或多項(xiàng)工作，其次選擇一個(gè)受托人，單擊“分配”按鈕就可以實(shí)現(xiàn)將待本人處理的工作委托給他人處理，受托人的待辦工作中將出現(xiàn)剛剛委托給自己的工作。 3) 受托人的選擇通過“選擇受托人”的圖標(biāo)實(shí)現(xiàn)。如下圖： 4) 頁面下半部分的操作步驟為：先選擇受托人及受托期限，然后單擊 “委托”按鈕，就可以實(shí)現(xiàn)將委托期限內(nèi)需要本人處理的工作自動(dòng)轉(zhuǎn)交給受托人處理。注意在選擇受托時(shí)間時(shí)，結(jié)束日期可不填，表示無限期委托，直至本人撤消委托。 撤銷委托操作說明 工作委托給代辦人后還可以取消委托。 單項(xiàng)工作委托的撤銷通過將該工作再次委托給自己來實(shí)現(xiàn)撤銷委托功能。 長期委托的撤銷操作與單項(xiàng)委托不同，當(dāng)用戶作過長期委托后，再次進(jìn)入委托代辦頁面將看到撤銷委托的提示信息，如下圖： 若用戶需要撤銷委托只需要單擊“撤銷委托”按鈕即可撤銷委托。 委托歷史記錄 用戶將自己工作委托他人的信息系統(tǒng)將記錄下來，如下圖： 1.2.6 合同跟蹤 功能介紹 為用戶提供查看本人工作的窗口。 操作說明 用戶給出查詢條件來檢索自己需要的信息。如下圖： 合同跟蹤有范圍控制，若操作人員沒有授權(quán)范圍，則只能查看本人及本部門的合同。當(dāng)系統(tǒng)管理員為該用戶分配了合同跟蹤范圍后，在審查審批部門/人的下拉選擇中會(huì)有授權(quán)單位（部門）項(xiàng)，可在授權(quán)范圍內(nèi)查看合同信息。 1.2.7 用戶信息 功能介紹 查看系統(tǒng)管理員分配給用戶本人的角色及權(quán)限信息。并可對(duì)用戶本人的個(gè)人信息（如：地址、電話等）進(jìn)行維護(hù)，選擇待辦工作的通知方式。 修改密碼 用戶登錄系統(tǒng)的帳號(hào)統(tǒng)一使用門戶的郵件帳號(hào)，密碼的修改統(tǒng)一在門戶提供的接口上進(jìn)行。地址如下：http://www.cnpc/default.htm 將鼠標(biāo)放置如下圖示的“個(gè)人郵件”，頁面將彈出窗口，單擊修改密碼更改即可。 修改個(gè)人信息 單擊用戶信息可以查看到如下頁面： 其中：地址、郵編、電話、傳真、手機(jī)、身份證、其它Email七項(xiàng)是可以修改的。 用戶修改這幾項(xiàng)信息后，單擊“確定”按鈕后修改成功，單擊“取消”按鈕后放棄修改。 查看本人的權(quán)限范圍 通過所屬組、所屬角色的查看，可以了解到本人在系統(tǒng)中所具有的權(quán)限。 選擇通知方式 當(dāng)用戶有待辦工作時(shí)，系統(tǒng)提供四種方式為用戶給出提示，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況選擇一種或多種通知方式。其中系統(tǒng)默認(rèn)個(gè)人工作助理的工作提示每一個(gè)用戶必須使用。 注意事項(xiàng) 1) 用戶的個(gè)人信息只要存在就應(yīng)該填寫。 2) 單位名稱請(qǐng)從地區(qū)企業(yè)填寫到具體科室。 3) 電話的填寫格式為：區(qū)號(hào)-號(hào)碼。 第 2 章 合同立項(xiàng) 合同立項(xiàng)模塊為合同承辦部門提供了合同立項(xiàng)起草功能 2.1 菜單結(jié)構(gòu)說明 2.1.1 菜單結(jié)構(gòu) 合同立項(xiàng)主菜單下有四個(gè)二級(jí)菜單：立項(xiàng)提示、簽約依據(jù)維護(hù)、立項(xiàng)查詢、項(xiàng)目維護(hù)。如下圖： 選擇合同立項(xiàng)主菜單后，頁面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示立項(xiàng)提示的內(nèi)容。 立項(xiàng)提示 承辦員通過此頁面，完成合同的立項(xiàng)填報(bào)工作。 在此模塊下，承辦員可以完成以下功能： 1) 起草一份新的合同立項(xiàng)申請(qǐng) 2) 臨時(shí)保存或提交申請(qǐng) 3) 修改一份已有申請(qǐng) 簽約依據(jù)維護(hù) 相關(guān)人員通過此頁面，完成簽約依據(jù)維護(hù)工作。 在此模塊下，相關(guān)人員可以完成以下功能： 1) 簽約依據(jù)查詢 2) 新增簽約依據(jù) 3) 修改簽約依據(jù) 4) 刪除簽約依據(jù) 立項(xiàng)查詢 立項(xiàng)查詢是對(duì)已承辦的合同立項(xiàng)申請(qǐng)的查詢，包括承辦員以及承辦部門的領(lǐng)導(dǎo)，并可以將查詢出的結(jié)果下載到本地。 項(xiàng)目維護(hù) 對(duì)已有項(xiàng)目進(jìn)行修改或刪除，也可以增加新項(xiàng)目。 2.1.2 起草一份新的合同立項(xiàng)申請(qǐng) 立項(xiàng)提示頁面中包含兩部分：待辦工作及已辦工作。待辦工作中顯示的是用戶起草并臨時(shí)保存的申請(qǐng)信息；已辦工作中顯示的是用戶起草并提交的申請(qǐng)信息。若用戶是第一次登錄則待辦工作及已辦工作中均無記錄。 已辦工作中只顯示用戶最近幾次辦理的工作，若需要查看更多的信息可以通過單擊名稱鏈接查看，已經(jīng)招標(biāo)審查審批的合同，可以點(diǎn)擊最后一項(xiàng)鏈接查看審批的流程和過程詳細(xì)信息。 起草申請(qǐng) 單擊“新合同立項(xiàng)申報(bào)”按鈕進(jìn)入合同立項(xiàng)申報(bào)填寫頁面，如下圖： 合同立項(xiàng)申請(qǐng)信息需要填寫的內(nèi)容如圖所示，承辦員在填寫時(shí)注意以下要點(diǎn)： 1) 帶紅色“*”符號(hào)的信息為必填項(xiàng)。 2) 合同名稱由承辦員手工輸入，長度不能超過200漢字。 3) 合同類別、二級(jí)類別、三級(jí)類別三個(gè)選項(xiàng)是系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)初始化時(shí)維護(hù)的，其中合同類別及二級(jí)類別（“其它合同”除外）集團(tuán)公司有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不允許修改，二級(jí)類別里的“其它合同”和三級(jí)類別各單位系統(tǒng)管理員根據(jù)情況可以自行調(diào)整。承辦員只能在給定的范圍內(nèi)進(jìn)行選擇操作，若類別不能滿足需要可以向本單位系統(tǒng)管理員申請(qǐng)?jiān)黾踊蛐薷念悇e。 4) 資金流向?yàn)椤爸С觥钡暮贤€必須選擇資金渠道項(xiàng)，資金渠道項(xiàng)包括 “投資”“直接成本”“管理費(fèi)”“其它”。 5) 選商方式與資金流向有關(guān)聯(lián)，即 - 資金流向?yàn)椤爸С觥睍r(shí)，選商方式顯示招標(biāo)、合同談判（議標(biāo)、電子商務(wù)）、其它。 - 資金流向?yàn)椤笆杖搿睍r(shí)，選商方式顯示招標(biāo)、投標(biāo)、合同談判（議標(biāo)、電子商務(wù)）、其它。 - 資金流向?yàn)椤安簧婕啊睍r(shí)，選商方式顯示招標(biāo)、投標(biāo)、合同談判（議標(biāo)、電子商務(wù)）、其它。 6) 承辦員在提交申請(qǐng)前還需要確認(rèn)預(yù)算金額、工作交接的對(duì)象及承辦信息是否準(zhǔn)確。 簽約依據(jù)的選擇 立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)需要為申請(qǐng)選擇簽約依據(jù)，簽約依據(jù)的填寫滿足以下條件： a 資金流向?yàn)橹С龅暮贤?，簽約依據(jù)必填；資金流向?yàn)槭杖牖虿簧婕暗暮贤?，簽約依據(jù)非必填，如有依據(jù)（如油品銷售計(jì)劃、配置計(jì)劃等）則填報(bào)，確無簽約依據(jù)可不填報(bào)。 b 一份合同立項(xiàng)可以沒有簽約依據(jù)也可以對(duì)應(yīng)多份簽約依據(jù)，簽約依據(jù)如果已存在于系統(tǒng)則可以被引用，如果沒有提交過，則提交一份新的依據(jù)。 簽約依據(jù)的選擇步驟為： 1) 單擊“從簽約依據(jù)庫中選擇”按鈕，系統(tǒng)彈出新窗口，如下圖： 給出查詢條件可以查找需要的依據(jù)，將合適的依據(jù)前的“□”圖標(biāo)打上鉤然后單擊“確定”按鈕后簽約依據(jù)選擇成功。如下圖： 用戶還可以單擊簽約依據(jù)編號(hào)后面的刪除符號(hào)，刪除選擇錯(cuò)誤的簽約依據(jù)，或者選擇多份簽約依據(jù)。通過單擊依據(jù)名稱鏈接可以查看依據(jù)的詳細(xì)信息。如下圖： 若沒有找到合適的依據(jù)，可以單擊“添加簽約依據(jù)”按鈕添加一個(gè)簽約依據(jù)。添加簽約依據(jù)的方式可以參見下2.1.4《簽約依據(jù)維護(hù)》相關(guān)介紹。 臨時(shí)保存申請(qǐng) 承辦員填寫了部分立項(xiàng)信息后，可以單擊“臨時(shí)保存”按鈕將填寫的內(nèi)容臨時(shí)保存，此時(shí)該立項(xiàng)及選商信息還在承辦員的待辦工作中，承辦員還可以對(duì)立項(xiàng)及選商信息進(jìn)行修改。 在立項(xiàng)提示中的待辦工作中會(huì)多一項(xiàng)待辦工作。 承辦員臨時(shí)保存立項(xiàng)信息時(shí)，可以不將立項(xiàng)信息填寫完整，但是必須填寫“合同名稱”，否則系統(tǒng)將給出提示并且不允許保存。 刪除申請(qǐng) 若承辦員起草一份申請(qǐng)并臨時(shí)保存后發(fā)現(xiàn)該申請(qǐng)有誤，可以通過點(diǎn)擊待辦工作列表中的名稱，在打開的頁面中點(diǎn)“刪除”按鈕刪除有誤的立項(xiàng)申請(qǐng)。 提交申請(qǐng) 若承辦員單擊“提交”按鈕，則立項(xiàng)申請(qǐng)將轉(zhuǎn)入下一個(gè)模塊。 若本單位啟用“立項(xiàng)選商方式審查審批”，則立項(xiàng)頁面的“提交”按鈕變?yōu)椤八蛯彙?，進(jìn)入立項(xiàng)選商方式審查審批，審批結(jié)束后，立項(xiàng)申請(qǐng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)模塊。選商方式審查審批操作方法詳情參考《5 中國石油關(guān)聯(lián)系統(tǒng)用戶操作手冊(cè)》中的第9章。 2.1.3 立項(xiàng)查詢 立項(xiàng)查詢頁面如下圖： 點(diǎn)擊合同名稱鏈接，查看查詢結(jié)果信息的頁面如下圖： 2.1.4 簽約依據(jù)維護(hù) 簽約依據(jù)的維護(hù)頁面如下圖： 查看查詢結(jié)果信息的頁面如下圖： 簽約依據(jù)維護(hù)注意事項(xiàng)： 1）當(dāng)本級(jí)單位的簽約依據(jù)維護(hù)員維護(hù)本單位的簽約依據(jù)時(shí)，可以修改簽約依據(jù)的名稱、簽約依據(jù)編號(hào)、所屬單位、引用范圍以及備注信息。 2）上級(jí)單位的簽約依據(jù)維護(hù)員可以通過修改簽約依據(jù)的所屬單位，將所屬單位為下級(jí)的簽約依據(jù)提升至上級(jí)以便上級(jí)單位以及下級(jí)單位的系統(tǒng)用戶引用。如下圖示： 2.1.5 新增簽約依據(jù) 簽約依據(jù)維護(hù)頁面下方有“添加依據(jù)”按鈕，單擊后進(jìn)入新增簽約依據(jù)頁面，如下圖： 新增簽約依據(jù)需要填寫的內(nèi)容如圖所示，承辦員在填寫時(shí)注意以下要點(diǎn)： 1) 簽約依據(jù)名稱必填。 2) 系統(tǒng)中簽約依據(jù)的名稱不能重名。 3) 由承辦人添加的簽約依據(jù)不能直接進(jìn)入簽約依據(jù)庫，只有當(dāng)引用了該簽約依據(jù)的合同經(jīng)過了三項(xiàng)審查，該簽約依據(jù)方可入庫。入庫后的簽約依據(jù)承辦人在簽約依據(jù)維護(hù)中將不給與查詢結(jié)果。入庫后的簽約依據(jù)只能由單位級(jí)的簽約依據(jù)維護(hù)員進(jìn)行維護(hù)。 4) 簽約依據(jù)維護(hù)員在添加新簽約依據(jù)時(shí)，需要選擇該簽約依據(jù)的所屬單位。默認(rèn)為用戶所在單位。 2.1.6 修改簽約依據(jù) 簽約依據(jù)查詢頁面中，查找到簽約依據(jù)后單擊依據(jù)名稱進(jìn)入簽約依據(jù)修改頁面，頁面樣式與新增依據(jù)頁面類似，只是已經(jīng)存在的信息自動(dòng)顯示，系統(tǒng)管理員可以對(duì)簽約依據(jù)進(jìn)行修改，修改完成后單擊“確定”按鈕保存修改結(jié)果，單擊“取消”按鈕放棄修改。 2.1.7 刪除簽約依據(jù) 簽約依據(jù)查詢頁面中，每一條簽約依據(jù)記錄的后面有一個(gè)“刪除圖標(biāo)”，單擊刪除圖標(biāo)可以將該簽約依據(jù)刪除。 用戶刪除一份依據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)，若該依據(jù)已經(jīng)被使用，則不允許被刪除，系統(tǒng)給出無法刪除提示；若該依據(jù)還未被使用，則允許被刪除，系統(tǒng)將給出刪除成功提示。 第 3 章 合同選商 3.1 功能簡介 合同立項(xiàng)后，根據(jù)確定的選商方式不同，合同進(jìn)入不同的模塊。 3.2 系統(tǒng)用戶 1) 招標(biāo)申報(bào)員 3) 招標(biāo)查詢員 4) 招標(biāo)審查審批員 5) 招標(biāo)結(jié)果填報(bào)員 6）評(píng)標(biāo)專家信息維護(hù)員 7) 評(píng)標(biāo)專家信息查詢員 8) 選商結(jié)果審查審批員 3.3 使用說明 3.3.1 菜單結(jié)構(gòu) 合同選商主菜單下有五個(gè)二級(jí)菜單:選商提示、選商查詢、專家信息維護(hù)、專家信息查詢、專家隨機(jī)選取。如下圖： 選擇合同選商主菜單后，頁面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示選商提示的內(nèi)容。 3.3.2 選商查詢 相關(guān)人員通過此頁面，查詢已辦的招標(biāo)信息。 專家信息維護(hù) 相關(guān)人員通過此頁面，完成專家維護(hù)工作。 在此模塊下，相關(guān)人員可以完成以下功能： 1) 專家信息查詢 2) 新增專家 3) 修改專家信息 4) 刪除專家 專家信息查詢 對(duì)系統(tǒng)中的專家信息進(jìn)行查詢。 專家隨機(jī)選取 對(duì)系統(tǒng)中的專家進(jìn)行隨機(jī)的選取。 3.3.3 起草一份招標(biāo)申請(qǐng) 選商提示頁面中包含兩部分：待辦工作及已辦工作。待辦工作中顯示的是用戶起草并臨時(shí)保存的申請(qǐng)信息；已辦工作中顯示的是用戶起草并提交的申請(qǐng)信息。若用戶是第一次登錄則待辦工作及已辦工作中均無記錄。 當(dāng)立項(xiàng)承辦人提交一份需要進(jìn)行招標(biāo)的立項(xiàng)申請(qǐng)后，招標(biāo)承辦人就可以在本人的待辦工作中看到待本人處理的招標(biāo)申請(qǐng)。 填寫招標(biāo)申請(qǐng) 進(jìn)入個(gè)人工作助理，用戶可以看到待本人處理的招標(biāo)申請(qǐng)信息，單擊合同名稱，進(jìn)入招標(biāo)申請(qǐng)頁面，如下圖： 在合同立項(xiàng)時(shí)已經(jīng)確定的合同的部分基本信息，在這里自動(dòng)顯示，承辦人員只需要填寫招標(biāo)方式及招標(biāo)方式說明，上傳招標(biāo)文件。 承辦員在填寫時(shí)注意以下要點(diǎn)： 1) “招標(biāo)方式”系統(tǒng)默認(rèn)為“邀請(qǐng)招標(biāo)”可以修改。 2) 當(dāng)“招標(biāo)方式”選擇“公開招標(biāo)”時(shí)，擬選單位選項(xiàng)自動(dòng)隱藏，不需要填寫。 3) 當(dāng)“招標(biāo)方式”選擇“邀請(qǐng)招標(biāo)”時(shí)，擬選單位選項(xiàng)必須填寫，且單位數(shù)量不得少于三家。 4) 招標(biāo)方式說明項(xiàng)并非必須填寫，若填寫，長度不能超過200漢字。 5) 選擇該招標(biāo)申請(qǐng)是否劃分標(biāo)段。若選擇劃分標(biāo)段，則需要填寫“標(biāo)段名稱”、“預(yù)算金額”、“預(yù)算金額幣種”等信息。 臨時(shí)保存 承辦員填寫了部分招標(biāo)申請(qǐng)信息后，可以單擊“臨時(shí)保存”按鈕將填寫的內(nèi)容臨時(shí)保存，此時(shí)該招標(biāo)申請(qǐng)信息還在承辦員的待辦工作中，承辦員還可以對(duì)招標(biāo)申請(qǐng)信息進(jìn)行修改。 送審 承辦員單擊“送審”按鈕后，此招標(biāo)申請(qǐng)信息將轉(zhuǎn)入流程設(shè)定模塊，如果有合適的流程，招標(biāo)信息將按照流程設(shè)定的規(guī)則執(zhí)行審查審批手續(xù)。若沒有符合規(guī)則的流程，則由承辦員手動(dòng)選擇審查審批的流程，可參考第三章“手動(dòng)設(shè)定流程”部分內(nèi)容。 3.3.4 招標(biāo)審查審批 招標(biāo)申請(qǐng)?zhí)峤缓?，根?jù)招標(biāo)流程，招標(biāo)申請(qǐng)需要經(jīng)過招標(biāo)部門招標(biāo)審查審批員的審查審批工作。 當(dāng)需要某個(gè)審查員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查時(shí)，該審查員的待辦工作中出現(xiàn)一項(xiàng)待辦事宜，如下圖： 審查審批的步驟如下： 1) 選擇待辦工作進(jìn)入審查審批頁面，如下圖： 2) 審查審批頁面的上半部分為申請(qǐng)的詳細(xì)信息，下半部分為審批意見填寫。審查人填寫了審批意見后，有四種選擇分別為： - 審查通過：當(dāng)用戶選擇此按鈕后，用戶本人的審查工作完成，任務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一個(gè)審查人待辦工作中。 - 臨時(shí)保存：當(dāng)用戶選擇此按鈕后，用戶的審查工作還未完成，工作還在用戶的待辦工作中，用戶可以稍后再處理這項(xiàng)工作。 - 返回相關(guān)部門：當(dāng)用戶選擇此按鈕后，出現(xiàn)頁面如下圖： 用戶可以選擇將合同退回給承辦部門或者選擇審查部門，同時(shí)選擇將合同抄送的部門。 - 流程重設(shè)：當(dāng)用戶選擇此按鈕后，工作發(fā)送到流程重設(shè)員的待辦工作中，可以對(duì)合同的審查審批流程進(jìn)行重設(shè)。 3.3.5 填寫招標(biāo)結(jié)果信息 招標(biāo)結(jié)果信息的填寫系統(tǒng)設(shè)計(jì)兩個(gè)版本，各單位根據(jù)實(shí)際情況可以選擇使用。 填寫招標(biāo)結(jié)果信息（簡版） 當(dāng)合同的所有審批結(jié)束后，在承辦員的工作提示內(nèi)會(huì)出現(xiàn)合同信息，單擊合同名稱進(jìn)入下一步，出現(xiàn)工作交接界面。 在工作交接界面，單擊“轉(zhuǎn)選商結(jié)果填報(bào)”進(jìn)入下一個(gè)處理界面。招標(biāo)簡版下填寫的內(nèi)容較少，只需要填寫中標(biāo)結(jié)果即選擇中標(biāo)單位，同時(shí)上傳中標(biāo)通知書（附件）即可。 填寫完中標(biāo)信息后，單擊“提交”按鈕就可以轉(zhuǎn)到下一個(gè)合同申報(bào)模塊處理。 注：若本單位啟用了“選商結(jié)果審查審批”，則上圖的“提交”按鈕變?yōu)椤八蛯彙保ヅ溥x商結(jié)果審查審批流程。當(dāng)審批結(jié)束后，轉(zhuǎn)合同申報(bào)。 填寫招標(biāo)結(jié)果信息（完全版） 招標(biāo)完全版需要填寫的信息較多，包括： 1) 發(fā)標(biāo)信息 2) 投標(biāo)信息 3) 確認(rèn)評(píng)委 4) 評(píng)標(biāo)信息 5) 招標(biāo)結(jié)果 若本單位啟用選商結(jié)果審查審批，信息填寫完全并選擇工作交接對(duì)象后單擊“送審”按鈕就可以轉(zhuǎn)到合同選商結(jié)果審查審批。 若本單位未啟用選商結(jié)果審查審批，則提交轉(zhuǎn)至合同申報(bào)。 3.3.6 非招標(biāo)合同 在合同立項(xiàng)的選商方式中選擇非“招標(biāo)”，如下圖： 送審后，經(jīng)過立項(xiàng)審查審批環(huán)節(jié)（可配置），非招標(biāo)合同即合同談判（議標(biāo)）若啟用選商流程，則匹配選商審查審批的流程。當(dāng)匹配的選商流程結(jié)束后轉(zhuǎn)選商結(jié)果填報(bào)，選商結(jié)果填報(bào)提交后，轉(zhuǎn)合同申報(bào)。 若不啟用選商流程，非招標(biāo)合同即合同談判（議標(biāo)）則直接工作交接轉(zhuǎn)合同申報(bào)。如下圖示： 3.3.7 專家信息維護(hù) 單擊“添加”按鈕，單擊后進(jìn)入新增專家頁面，如下圖： 如果輸入多個(gè)專家的信息就可以點(diǎn)“批量上載”，如下圖： 單擊“專家信息模板下載”下載專家信息模板，填寫完后點(diǎn)擊“瀏覽”，選中填寫完整的“專家信息模板”，再點(diǎn)擊“預(yù)覽”如果沒有問題，“導(dǎo)入”按鈕是黑色的，點(diǎn)擊就可以導(dǎo)入，否則“導(dǎo)入”按鈕是灰色，無法導(dǎo)入。 3.3.8 修改專家信息 專家維護(hù)頁面中，單擊專家名稱進(jìn)入專家修改頁面，頁面樣式與新增專家頁面類似，只是經(jīng)存在的信息自動(dòng)顯示，系統(tǒng)管理員可以對(duì)專家信息進(jìn)行修改，修改完成后單擊“確定”按鈕保存修改結(jié)果，單擊“取消”按鈕放棄修改。 3.3.9 刪除專家信息 專家查詢頁面中，每一條專家記錄的后面有一個(gè)“刪除圖標(biāo)”（X），單擊刪除圖標(biāo)可以將該專家刪除。 用戶刪除一個(gè)專家時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)，若該專家已經(jīng)作為評(píng)委參與過招標(biāo)，則不允許被刪除，系統(tǒng)給出無法刪除提示；若該專家還未作為評(píng)委參與過招標(biāo)，則允許被刪除，系統(tǒng)將給出刪除成功提示。 第 4 章 合同申報(bào) 4.1 功能簡介 合同申報(bào)模塊為合同承辦部門提供了合同起草、修改、送審、查詢等功能，支持承辦部門完成合同的報(bào)審工作。 4.2 系統(tǒng)用戶 1) 合同承辦員 2) 簽約審查審批員 4.3 使用說明 4.3.1 菜單結(jié)構(gòu) 合同申報(bào)主菜單下有兩個(gè)二級(jí)菜單：申報(bào)提示、申報(bào)查詢。如下圖： 選擇合同申報(bào)主菜單后，頁面右方的工作區(qū)默認(rèn)顯示申報(bào)提示的內(nèi)容。 申報(bào)提示 承辦員從此頁面的不同入口進(jìn)入，完成合同的報(bào)審工作。 根據(jù)承辦員承辦的合同目前辦理狀態(tài)，分為以下兩種：待辦工作、已辦工作。如下圖： 承辦員在此模塊下可以完成以下工作： 1) 起草一份新合同 2) 臨時(shí)保存合同 3) 修改臨時(shí)保存的合同 4) 修改審查退回的合同 5) 刪除審查不通過的合同 6) 修改審查審批流程 7) 手動(dòng)設(shè)定審查審批流程 申報(bào)查詢 用戶可以通過此模塊查詢經(jīng)本人辦理過的所有經(jīng)過或處于合同申報(bào)模塊的合同，了解本人合同辦理情況。 部門領(lǐng)導(dǎo)可以通過此模塊查詢本部門承辦的所有合同，了解本部門內(nèi)合同辦理情況。 該功能是有權(quán)限范圍的，只能查詢本人和授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)過申報(bào)模塊的合同，沒有給定范圍時(shí)默認(rèn)只能查本人承辦的合同。 4.3.2 起草一份新合同 進(jìn)入申報(bào)提示后，展開“待辦工作”工作列表，用戶可以看到待本人申報(bào)合同的簡單信息，如下圖， 合同基本信息填寫 單擊需辦理的任務(wù)名稱，進(jìn)入合同申報(bào)頁面，根據(jù)申請(qǐng)是否經(jīng)過招標(biāo)模塊，合同申報(bào)的頁面也不完全相同。 未經(jīng)過招標(biāo)模塊的申請(qǐng)頁面如下圖： 經(jīng)過招標(biāo)模塊的申請(qǐng)頁面如下圖： 承辦員在填寫合同基本信息時(shí)注意以下要點(diǎn)： 1) 合同基本信息中，帶紅色“*”符號(hào)的信息為必填項(xiàng)。 2) 在合同立項(xiàng)時(shí)已經(jīng)確定的合同的部分基本信息，在這里自動(dòng)顯示，除合同名稱外都不允許再修改。 3) 合同名稱可以修改，長度小于100漢字。 4) 標(biāo)的金額確定時(shí)必須填寫金額，不確定時(shí)要求填寫暫定金額。 5) 履行期限確定時(shí)填寫履行的起始時(shí)間，不確定時(shí)可以用一段文字進(jìn)行描述。 確定合同相對(duì)人 1) 若合同經(jīng)過招標(biāo)工作，則合同相對(duì)人信息已經(jīng)確定，承辦員只能查看不允許修改，如下圖： 單擊可以查看合同相對(duì)人信息，如下圖： 2) 若合同沒有經(jīng)過招標(biāo)工作，則承辦員可以從相對(duì)人庫中選擇合同的相對(duì)人，如下圖： 單擊“添加合同相對(duì)人”按鈕，出現(xiàn)新窗口，如下圖： 窗口上方為相對(duì)人查詢條件，單擊“查詢”按鈕后下方為符合條件的相對(duì)人信息，如下圖： 選中要選擇的相對(duì)人，承辦員還可以通過“添加相對(duì)人”按鈕，重新選擇相對(duì)人。單擊確定按鈕，返回合同申報(bào)頁面，并帶回選擇的合同相對(duì)人，如下圖： 查看簽約依據(jù) 簽約依據(jù)在合同立項(xiàng)時(shí)就已經(jīng)填過了，在合同申報(bào)時(shí)，只可以查看，如下圖： 當(dāng)合同申報(bào)送審后，審批人退回時(shí)，承辦人可重新選擇簽約依據(jù)。 資料上傳 詳細(xì)的操作方式參見第三章“文件上傳”部分內(nèi)容。 臨時(shí)保存合同 承辦員填寫或修改了部分合同基本信息后，可以單擊“臨時(shí)保存”按鈕將填寫的內(nèi)容臨時(shí)保存，此時(shí)該合同申請(qǐng)信息還在承辦員的待辦工作中，承辦員還可以對(duì)合同申請(qǐng)信息進(jìn)行修改。 承辦員修改一份合同申報(bào)時(shí)，上次已經(jīng)填寫的內(nèi)容將自動(dòng)顯示并允許修改。 刪除合同 若該申請(qǐng)沒有被批準(zhǔn)，可由承辦員將申請(qǐng)刪除，刪除時(shí)注意以下情況： 1) 若將一份申請(qǐng)刪除，則所有和申請(qǐng)有關(guān)的合同信息將被全部刪除，但不包括簽約依據(jù)和合同相對(duì)人。 2) 經(jīng)過招標(biāo)模塊并確定了合同相對(duì)人的合同申請(qǐng)不允許被刪除，只能臨時(shí)存檔。 送審 承辦員單擊“送審”按鈕后，此申請(qǐng)信息將轉(zhuǎn)入流程設(shè)定模塊，如果有合適的流程，合同信息將按照流程設(shè)定的規(guī)則被執(zhí)行審查審批手續(xù)。若沒有符合規(guī)則的流程，則由承辦員手動(dòng)選擇審查審批的流程，可參考第三章“手動(dòng)設(shè)定流程”部分內(nèi)容。 4.3.3 跟蹤合同審查狀態(tài) 承辦人完成合同申報(bào)的提交工作及送審后，當(dāng)審批通過后，已辦工作的工作列表中自動(dòng)增加一條記錄，單擊下圖流程進(jìn)展圖標(biāo)，可以跟蹤合同審查狀態(tài)，查看到該合同申請(qǐng)需要審查的部門以及已經(jīng)完成審查的審查意見。 已經(jīng)審批過該合同的審批人姓名將自動(dòng)變?yōu)樗{(lán)色，審查審批部門的顏色不變化。審查審批過程信息中系統(tǒng)會(huì)記錄審批過的人的審批意見。 在已辦工作中單擊合同名稱，可以查看到合同的詳細(xì)信息。 單擊“合同跟蹤一覽表”圖標(biāo)： 進(jìn)入以下頁面： 該頁面顯示的是合同在每個(gè)時(shí)刻的狀態(tài)，根據(jù)時(shí)間先后的順序最上面是合同的當(dāng)前狀態(tài)，通過此表可以查看某一份合同當(dāng)前在誰的待辦工作里將進(jìn)行的操作?？梢院芊奖阍敿?xì)的跟蹤一份合同。 4.3.4 修改審查退回的合同 審查過程中審查不通過被退回的合同自動(dòng)進(jìn)入到承辦人的“待辦工作”列表中，如下圖： 通過任務(wù)名稱，可以了解到這是一份退回的合同，單擊列表最后的流程進(jìn)展圖標(biāo)，可以