高效時間管理.ppt

時間管理 1 時間管理培訓(xùn)大綱 n時間管理理論 n做計劃的工具 n分析浪費時間的因素，應(yīng)對時間殺手 n管理電話時間、等待時間，應(yīng)對拖延 n處理干擾，學(xué)會說“不” n規(guī)劃工作區(qū)域，辦公室的5S管理 2 時間管理的定義 n時間管理是用最短的時間做好正確 的事。 n時間管理管理的對象不是“時間”而是 “自我管理者管理”。 3 時間分配 一個人如果活72歲，平均起來，時間分配大約是： n睡覺20年 n工作14年 n文娛、運動8年 n吃飯6年 n坐車走路5年 n化妝打扮5年 n聊天4年 n看書3年 n等人3年 n生病3年 n打電話1年 4 關(guān)于時間的一些統(tǒng)計數(shù)據(jù) n人們一般每8分鐘就會受到一次打擾，平均每次打擾5分 鐘，每天大約4小時，其中80%的打擾是沒有意義的 n每天自學(xué)1小時，7小時一周，365小時一年，一個人可 以在3-5年成為專家 n一個人如果辦公桌亂七八糟，他平均每天會為找東西花1 個半小時 n做一件事情實際花費的時間往往會比預(yù)期的時間多一倍 n用1小時進行計劃，行動的時候會節(jié)約10小時 5 您用時間做了什么 您的時間管理的現(xiàn)狀如何？哪些方面有待改進？ 您是否設(shè)立目標(biāo)，制定計劃？ 您是否根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急排列順序？ 您是否每天列出工作任務(wù)清單？ 最浪費您的時間的事情什么？ 6 有效的時間管理系統(tǒng) n明確你的價值觀 n確定你的目標(biāo) n制定計劃 n根據(jù)重要性執(zhí)行計劃 7 卡內(nèi)基的墓志銘 美國鋼鐵大王卡內(nèi)基的墓碑上寫著：這是 一個極普通的人，他唯一的優(yōu)點就是，他 能使那些比他優(yōu)秀的人甘心情愿地為他工 作。能夠做到這一點就是管理者最大的勝 利。 8 發(fā)掘心底最根深蒂固的價值觀 蓋棺定論時，你希望獲得的評價，才是 你心目中真正渴望的目標(biāo)，是你的人生 的最終期許。從這個角度看，名利、金 錢等等不免顯得微不足道。 9 從設(shè)定目標(biāo)開始 一個人無論他現(xiàn)在多大年齡，他真正 的人生之旅，是從設(shè)定目標(biāo)的那一天 開始的，以前的日子，只不過是在繞 圈子而已。 肯萊文 10 目標(biāo)對人生有巨大的導(dǎo)向作用 您選擇什么樣的目標(biāo)，就會有什么樣的人 生。 沒有明確目標(biāo)的人，在職場之路上容易分 散 注意力、精力和時間。設(shè)定目標(biāo)是制定計 劃, 做出決定和每日工作的重要前提。 11 把人生分成一截一截的過 把人生分成一截一截的過：人生苦短，做喜 歡做的事。 把人生分成幾個階段，每個階段重點瞄準一 個目標(biāo)去做。 有目標(biāo)的生活和被動的生活區(qū)別很大。 12 什么才是真正重要的 75歲，3900個周末 3900-你的年齡 52周= 你的生命所剩下的周 末 只有當(dāng)您親眼看見自己在這個世界上的 日子所剩無幾時，才能真正分清事情的 輕重緩急。 13 你一生中最重要的東西 n你一生中最重要的東西，就是你的時 間 n你余生的第一天始自今日 n你應(yīng)該活的有點時間觀念，你應(yīng)該花 時間做那些對你來說重要的事情，對 你來說重要的事情是什么？ 14 第四代時間管理理論 緊緊急第一象限不緊緊急第二象限 重 要 緊緊急狀況 迫切問題問題 危機 有特定時時限的工作 設(shè)設(shè)立人生目標(biāo)標(biāo)、計計劃 預(yù)預(yù)防措施 價值觀值觀 的澄清 人際際關(guān)系的建立 增強自己的能力 不 重 要 緊緊急第三象限 干擾擾的事，電話電話 郵郵件、報報告、信件 會議議 許許多迫在眉睫的急事 符合別別人期望的事 不緊緊急第四象限 忙碌瑣瑣碎的事 廣告函件 電話電話 、郵郵件 浪費時間費時間 的因素 令人愉快的活動動 15 成為高效時間管理者的六個準則 n一致 n平衡 n有重點 n人際關(guān)系 n靈活變通 n攜帶方便 16 計劃可以幫助你 n根據(jù)重要性和緊急性區(qū)分工作的輕重緩急 n確定在限定的時間和預(yù)算范圍內(nèi)達到目的 所需要的資源 n制定每年、每季度、每月、每周、每日計 劃 17 什么是計劃 計劃是為完成一定的目標(biāo)而事前對措施 和步驟作出的安排。 18 為什么不做計劃？ n認為不做計劃也能獲得實效 n不了解做計劃的好處 n認為計劃趕不上變化 n不知道如何做計劃 19 指導(dǎo)性和可變性 n制訂任何一項計劃，必須有明確在一定的 時間內(nèi)完成什么任務(wù)，獲得什么效益。 n在計劃執(zhí)行過程中，如果客觀情況發(fā)生了 變化、就要適時地予以修訂。 n計劃既有指導(dǎo)性，也有可變性。 20 做計劃的工具甘特圖 第一周第二周第三周第四周第五周第六周第七周第八周 工作1 工作2 工作3 工作4 工作5 工作6 工作7 21 每日工作清單 n列出工作任務(wù)清單 n估計每項工作所需時間、預(yù)留機動時間給 意外事件 n根據(jù)輕重緩急排序，決定刪減或授權(quán) n為第二天作計劃、準備 22 根據(jù)輕重緩急排列優(yōu)先順序 n把你的工作分成三類： A:必須做的；B:應(yīng)該做的；C:如果做了，會很好 n這些工作從哪里來的？誰分派給你的？是否和他 討論工作的重要性和時限？ n如果不做這項工作，結(jié)果會怎樣？ n可不可以授權(quán)給其他人做？ n有沒有類似的工作可以合并同類項？ n何時是我的黃金時間？ n運用“六點”工作制 23 做正確的事，而非正確地做事! 我之所以能夠完成那么多艱巨的工作， 是因為我每次集中精力只做好一件事情。 杰克 韋爾奇 做正確的事 24 今日事、今日畢 n假如今天是我生命中的最后一天 n今天就是最后一天，永遠不要等待明天 ， 因為沒有人知道明天會是什么樣子 n今天的每一分鐘都勝過明天的一小時 25 時間強盜 有形的時間強盜 電話干擾 不速之客 用人不當(dāng) 社交閑談 權(quán)責(zé)混淆 溝通不良 進度失控 資料不全 會議耽擱 文件復(fù)雜 工作擱置 無形的時間強盜 危機應(yīng)付 計劃欠妥 貪求過多 事必躬親 條理不清 欠缺自律 無力拒絕 做事拖延 26 浪費時間的主觀原因 n缺乏明確的目標(biāo) n拖延 n不會說“不” n不會授權(quán) n沒有計劃 n不必要的完美主義 n行動緩慢 n懶惰 n心態(tài)消極 n缺乏條理與整潔 27 浪費時間的客觀原因 n突然的來訪者 n電話 n垃圾郵件 n等待 n沒有結(jié)果的會議 n沒有實際意義的報告 n授權(quán)給沒有責(zé)任心的人 28 更好地利用等待時間 如何在這種情況下更好地利用時間： 1. 在飛機或火車上？ 2. 在公共汽車或（出租）車上？ 3. 等著與某人開會？ 4.在機場/火車站？ 5. 在等待時？ 29 縮短電話時間 n如果你沒有興趣與來電人談話,你可以說 n一開始就告知來電人你正要離開,并只有一 分鐘可以談話 n如果你接到電話的時候很忙,但你確實想回 電話,你可以說 30 拖延的原因 n你發(fā)現(xiàn)某些工作很無聊或沒有興趣 n工作沒有頭緒，復(fù)雜或很難處理 n沒有完成工作的期限 n看不到做某件工作的現(xiàn)時利益 n你不想做改變或只想維持現(xiàn)狀 你有什么重要的工作或私事拖延至今還 沒有做?為什么? 31 處理拖延秘訣 n這些工作是你必須親力親為還是可以 授權(quán)給他人來做的？ n與你的同事溝通，看他們是否可以幫 助你分擔(dān)工作 n給每個工作設(shè)立完成日期并按時完成 n建立獎勵制度 n先做起來再說！不要抱怨 32 處理干擾的秘訣 n及時告訴你的同事有很重要的事情處理 n鼓勵那個打擾你的人盡快說出來 n如果你的工作不一定需要辦公桌和電腦，可以 找一個安靜的地方 n受到干擾時總是問自己這是不是第一象限的事 緊急并重要，如果不是，就可以等一等 33 為什么說“不”如此困難 n說“是” 比較快，因為人們會接受 n說“不” 的時候，感覺自責(zé) n對方的職位比你高，你不得不說“是 ” 34 你有權(quán)說“不” n你有權(quán)力說“不”而不感到自責(zé) n想說“不”卻說成“是”可能會降低你的自尊 n如果你總是說是，而忽略了自己的需求，那么人們 就會失去對你的尊敬 n現(xiàn)在說“不”, 好過將來讓人失望 n承擔(dān)太多的事情可能會降低你的工作標(biāo)準 n對他人來講，得到“不”的回答并不是件很大的事 ， n他們甚至預(yù)想到你的答案是“不” ，因為這個要 求本身就是不合理的。 35 什么時候可以說“不” n當(dāng)你覺得再接受新的工作，會影響工 作質(zhì)量時，因為你會超負荷 n當(dāng)有人要求你做的工作是與你或你的 部門完全無關(guān)的 n如果有人要求你做的事，與你個人的 信念和道德觀念不相符合時 36 說“不”的第一步 n在簡單的情況下從隨和的人開始 n即使說“不” ，也要聽起來既堅定又有禮 貌 n你可以有說“不”的理由，但不要找出虛 假的借口 n用點時間想一下 n學(xué)會設(shè)定限度 37 怎樣說“不” n我可以做這件事，但是我手頭上的事就 來不及了，這件事是不是更重要些？ n我很樂意幫你做這件事，不過，我得先 做完手頭上的這件事，大概還需要 n對不起，我正在做無法幫你，你有沒 有問過 38 什么是5S ? 1S整理 ： 丟棄不需要的，保留需要的 2S整頓 ： 在任何時候都能夠非常容易找到所需物品 3S清潔 ： 保持物品的干凈與整潔，沒有灰塵和垃圾 4S-標(biāo)準化 ：在清潔之后持續(xù)保持整潔 5S-素養(yǎng)：培養(yǎng)這方面的素養(yǎng)，樹立良好的態(tài)度 辦公室的5S管理 39 清理檢查單 準備一個專門存放重要文件的“保留”文檔 如果你需要把這張紙傳遞給其他人的話，創(chuàng)建一個“ 轉(zhuǎn)交”文檔 如果你不知道如何處理一些文件，那么創(chuàng)建一個“臨 時”文檔，以后重新審視 如果你知道你永遠不會需要用到那張紙上的信息，馬 上扔掉！ 現(xiàn)在回到“保留”文件夾并把里面的文件逐一歸檔到合 適的文件夾里，或把它們轉(zhuǎn)化成需要立即處理的“緊 急”文檔 40 電子文檔的管理 用整理辦公桌的辦法來管理電腦 如果在同一目錄下有太多文件，應(yīng)當(dāng)建立個子 目錄 在刪除文件的時候要小心不要刪錯了,在硬盤 上做個備份 定期存盤 建立固定的常用的格式 41 文件管理指南 n明確每個文檔的內(nèi)容 n為每個文件創(chuàng)建一個清晰的索引 n定期清理你的文件 n總是做到立即歸檔 42 總裁桌上的不同顏色公文夾 n美國汽車公司：美國汽車公司總裁莫瑞要求秘 書給他的呈遞文件在各種顏色不同的公文夾中 。 n紅色的代表特急； n綠色的要立即批閱； n橘色的代表這是今天必須在一周內(nèi)批閱的文件 ； n白色的表示周末時須批閱； n黑色的則表示是必須他簽名的文件。 43 電子郵件管理 n收到郵件后快速瀏覽一下發(fā)件人和郵件主 題看看有沒有什么特別重要或緊急的事真 要馬上處理 n只答復(fù)需要馬上處理或非常重要的信件 n在你的收件箱里開設(shè)幾個子信箱 n在一天中安排一個具體時間閱讀需要當(dāng)天 處理的郵件 n當(dāng)你確實需要回復(fù)郵件時，要做到簡明扼 要，緊扣主題 44 高效時間管理法則 n保留時間安排的彈性 n當(dāng)日事當(dāng)日畢 n保持焦點 n學(xué)會說“不 ” n避開高峰 n成本觀念 n精選朋友 n避免爭論 n積極休閑 n學(xué)會速讀 n第一次就做好 n整潔辦公桌 n簡化工作流程 n用節(jié)省時間的工具 n選定各類工作的最佳時機 n嚴守期限 n終生學(xué)習(xí) n現(xiàn)在就做 45