高效時(shí)間管理.ppt

時(shí)間管理 1 時(shí)間管理培訓(xùn)大綱 n時(shí)間管理理論 n做計(jì)劃的工具 n分析浪費(fèi)時(shí)間的因素，應(yīng)對(duì)時(shí)間殺手 n管理電話時(shí)間、等待時(shí)間，應(yīng)對(duì)拖延 n處理干擾，學(xué)會(huì)說(shuō)“不” n規(guī)劃工作區(qū)域，辦公室的5S管理 2 時(shí)間管理的定義 n時(shí)間管理是用最短的時(shí)間做好正確 的事。 n時(shí)間管理管理的對(duì)象不是“時(shí)間”而是 “自我管理者管理”。 3 時(shí)間分配 一個(gè)人如果活72歲，平均起來(lái)，時(shí)間分配大約是： n睡覺(jué)20年 n工作14年 n文娛、運(yùn)動(dòng)8年 n吃飯6年 n坐車(chē)走路5年 n化妝打扮5年 n聊天4年 n看書(shū)3年 n等人3年 n生病3年 n打電話1年 4 關(guān)于時(shí)間的一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) n人們一般每8分鐘就會(huì)受到一次打擾，平均每次打擾5分 鐘，每天大約4小時(shí)，其中80%的打擾是沒(méi)有意義的 n每天自學(xué)1小時(shí)，7小時(shí)一周，365小時(shí)一年，一個(gè)人可 以在3-5年成為專(zhuān)家 n一個(gè)人如果辦公桌亂七八糟，他平均每天會(huì)為找東西花1 個(gè)半小時(shí) n做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間多一倍 n用1小時(shí)進(jìn)行計(jì)劃，行動(dòng)的時(shí)候會(huì)節(jié)約10小時(shí) 5 您用時(shí)間做了什么 您的時(shí)間管理的現(xiàn)狀如何？哪些方面有待改進(jìn)？ 您是否設(shè)立目標(biāo)，制定計(jì)劃？ 您是否根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急排列順序？ 您是否每天列出工作任務(wù)清單？ 最浪費(fèi)您的時(shí)間的事情什么？ 6 有效的時(shí)間管理系統(tǒng) n明確你的價(jià)值觀 n確定你的目標(biāo) n制定計(jì)劃 n根據(jù)重要性執(zhí)行計(jì)劃 7 卡內(nèi)基的墓志銘 美國(guó)鋼鐵大王卡內(nèi)基的墓碑上寫(xiě)著：這是 一個(gè)極普通的人，他唯一的優(yōu)點(diǎn)就是，他 能使那些比他優(yōu)秀的人甘心情愿地為他工 作。能夠做到這一點(diǎn)就是管理者最大的勝 利。 8 發(fā)掘心底最根深蒂固的價(jià)值觀 蓋棺定論時(shí)，你希望獲得的評(píng)價(jià)，才是 你心目中真正渴望的目標(biāo)，是你的人生 的最終期許。從這個(gè)角度看，名利、金 錢(qián)等等不免顯得微不足道。 9 從設(shè)定目標(biāo)開(kāi)始 一個(gè)人無(wú)論他現(xiàn)在多大年齡，他真正 的人生之旅，是從設(shè)定目標(biāo)的那一天 開(kāi)始的，以前的日子，只不過(guò)是在繞 圈子而已。 肯萊文 10 目標(biāo)對(duì)人生有巨大的導(dǎo)向作用 您選擇什么樣的目標(biāo)，就會(huì)有什么樣的人 生。 沒(méi)有明確目標(biāo)的人，在職場(chǎng)之路上容易分 散 注意力、精力和時(shí)間。設(shè)定目標(biāo)是制定計(jì) 劃, 做出決定和每日工作的重要前提。 11 把人生分成一截一截的過(guò) 把人生分成一截一截的過(guò)：人生苦短，做喜 歡做的事。 把人生分成幾個(gè)階段，每個(gè)階段重點(diǎn)瞄準(zhǔn)一 個(gè)目標(biāo)去做。 有目標(biāo)的生活和被動(dòng)的生活區(qū)別很大。 12 什么才是真正重要的 75歲，3900個(gè)周末 3900-你的年齡 52周= 你的生命所剩下的周 末 只有當(dāng)您親眼看見(jiàn)自己在這個(gè)世界上的 日子所剩無(wú)幾時(shí)，才能真正分清事情的 輕重緩急。 13 你一生中最重要的東西 n你一生中最重要的東西，就是你的時(shí) 間 n你余生的第一天始自今日 n你應(yīng)該活的有點(diǎn)時(shí)間觀念，你應(yīng)該花 時(shí)間做那些對(duì)你來(lái)說(shuō)重要的事情，對(duì) 你來(lái)說(shuō)重要的事情是什么？ 14 第四代時(shí)間管理理論 緊緊急第一象限不緊緊急第二象限 重 要 緊緊急狀況 迫切問(wèn)題問(wèn)題 危機(jī) 有特定時(shí)時(shí)限的工作 設(shè)設(shè)立人生目標(biāo)標(biāo)、計(jì)計(jì)劃 預(yù)預(yù)防措施 價(jià)值觀值觀 的澄清 人際際關(guān)系的建立 增強(qiáng)自己的能力 不 重 要 緊緊急第三象限 干擾擾的事，電話電話 郵郵件、報(bào)報(bào)告、信件 會(huì)議議 許許多迫在眉睫的急事 符合別別人期望的事 不緊緊急第四象限 忙碌瑣瑣碎的事 廣告函件 電話電話 、郵郵件 浪費(fèi)時(shí)間費(fèi)時(shí)間 的因素 令人愉快的活動(dòng)動(dòng) 15 成為高效時(shí)間管理者的六個(gè)準(zhǔn)則 n一致 n平衡 n有重點(diǎn) n人際關(guān)系 n靈活變通 n攜帶方便 16 計(jì)劃可以幫助你 n根據(jù)重要性和緊急性區(qū)分工作的輕重緩急 n確定在限定的時(shí)間和預(yù)算范圍內(nèi)達(dá)到目的 所需要的資源 n制定每年、每季度、每月、每周、每日計(jì) 劃 17 什么是計(jì)劃 計(jì)劃是為完成一定的目標(biāo)而事前對(duì)措施 和步驟作出的安排。 18 為什么不做計(jì)劃？ n認(rèn)為不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效 n不了解做計(jì)劃的好處 n認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化 n不知道如何做計(jì)劃 19 指導(dǎo)性和可變性 n制訂任何一項(xiàng)計(jì)劃，必須有明確在一定的 時(shí)間內(nèi)完成什么任務(wù)，獲得什么效益。 n在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如果客觀情況發(fā)生了 變化、就要適時(shí)地予以修訂。 n計(jì)劃既有指導(dǎo)性，也有可變性。 20 做計(jì)劃的工具甘特圖 第一周第二周第三周第四周第五周第六周第七周第八周 工作1 工作2 工作3 工作4 工作5 工作6 工作7 21 每日工作清單 n列出工作任務(wù)清單 n估計(jì)每項(xiàng)工作所需時(shí)間、預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給 意外事件 n根據(jù)輕重緩急排序，決定刪減或授權(quán) n為第二天作計(jì)劃、準(zhǔn)備 22 根據(jù)輕重緩急排列優(yōu)先順序 n把你的工作分成三類(lèi)： A:必須做的；B:應(yīng)該做的；C:如果做了，會(huì)很好 n這些工作從哪里來(lái)的？誰(shuí)分派給你的？是否和他 討論工作的重要性和時(shí)限？ n如果不做這項(xiàng)工作，結(jié)果會(huì)怎樣？ n可不可以授權(quán)給其他人做？ n有沒(méi)有類(lèi)似的工作可以合并同類(lèi)項(xiàng)？ n何時(shí)是我的黃金時(shí)間？ n運(yùn)用“六點(diǎn)”工作制 23 做正確的事，而非正確地做事! 我之所以能夠完成那么多艱巨的工作， 是因?yàn)槲颐看渭芯χ蛔龊靡患虑椤?杰克 韋爾奇 做正確的事 24 今日事、今日畢 n假如今天是我生命中的最后一天 n今天就是最后一天，永遠(yuǎn)不要等待明天 ， 因?yàn)闆](méi)有人知道明天會(huì)是什么樣子 n今天的每一分鐘都勝過(guò)明天的一小時(shí) 25 時(shí)間強(qiáng)盜 有形的時(shí)間強(qiáng)盜 電話干擾 不速之客 用人不當(dāng) 社交閑談 權(quán)責(zé)混淆 溝通不良 進(jìn)度失控 資料不全 會(huì)議耽擱 文件復(fù)雜 工作擱置 無(wú)形的時(shí)間強(qiáng)盜 危機(jī)應(yīng)付 計(jì)劃欠妥 貪求過(guò)多 事必躬親 條理不清 欠缺自律 無(wú)力拒絕 做事拖延 26 浪費(fèi)時(shí)間的主觀原因 n缺乏明確的目標(biāo) n拖延 n不會(huì)說(shuō)“不” n不會(huì)授權(quán) n沒(méi)有計(jì)劃 n不必要的完美主義 n行動(dòng)緩慢 n懶惰 n心態(tài)消極 n缺乏條理與整潔 27 浪費(fèi)時(shí)間的客觀原因 n突然的來(lái)訪者 n電話 n垃圾郵件 n等待 n沒(méi)有結(jié)果的會(huì)議 n沒(méi)有實(shí)際意義的報(bào)告 n授權(quán)給沒(méi)有責(zé)任心的人 28 更好地利用等待時(shí)間 如何在這種情況下更好地利用時(shí)間： 1. 在飛機(jī)或火車(chē)上？ 2. 在公共汽車(chē)或（出租）車(chē)上？ 3. 等著與某人開(kāi)會(huì)？ 4.在機(jī)場(chǎng)/火車(chē)站？ 5. 在等待時(shí)？ 29 縮短電話時(shí)間 n如果你沒(méi)有興趣與來(lái)電人談話,你可以說(shuō) n一開(kāi)始就告知來(lái)電人你正要離開(kāi),并只有一 分鐘可以談話 n如果你接到電話的時(shí)候很忙,但你確實(shí)想回 電話,你可以說(shuō) 30 拖延的原因 n你發(fā)現(xiàn)某些工作很無(wú)聊或沒(méi)有興趣 n工作沒(méi)有頭緒，復(fù)雜或很難處理 n沒(méi)有完成工作的期限 n看不到做某件工作的現(xiàn)時(shí)利益 n你不想做改變或只想維持現(xiàn)狀 你有什么重要的工作或私事拖延至今還 沒(méi)有做?為什么? 31 處理拖延秘訣 n這些工作是你必須親力親為還是可以 授權(quán)給他人來(lái)做的？ n與你的同事溝通，看他們是否可以幫 助你分擔(dān)工作 n給每個(gè)工作設(shè)立完成日期并按時(shí)完成 n建立獎(jiǎng)勵(lì)制度 n先做起來(lái)再說(shuō)！不要抱怨 32 處理干擾的秘訣 n及時(shí)告訴你的同事有很重要的事情處理 n鼓勵(lì)那個(gè)打擾你的人盡快說(shuō)出來(lái) n如果你的工作不一定需要辦公桌和電腦，可以 找一個(gè)安靜的地方 n受到干擾時(shí)總是問(wèn)自己這是不是第一象限的事 緊急并重要，如果不是，就可以等一等 33 為什么說(shuō)“不”如此困難 n說(shuō)“是” 比較快，因?yàn)槿藗儠?huì)接受 n說(shuō)“不” 的時(shí)候，感覺(jué)自責(zé) n對(duì)方的職位比你高，你不得不說(shuō)“是 ” 34 你有權(quán)說(shuō)“不” n你有權(quán)力說(shuō)“不”而不感到自責(zé) n想說(shuō)“不”卻說(shuō)成“是”可能會(huì)降低你的自尊 n如果你總是說(shuō)是，而忽略了自己的需求，那么人們 就會(huì)失去對(duì)你的尊敬 n現(xiàn)在說(shuō)“不”, 好過(guò)將來(lái)讓人失望 n承擔(dān)太多的事情可能會(huì)降低你的工作標(biāo)準(zhǔn) n對(duì)他人來(lái)講，得到“不”的回答并不是件很大的事 ， n他們甚至預(yù)想到你的答案是“不” ，因?yàn)檫@個(gè)要 求本身就是不合理的。 35 什么時(shí)候可以說(shuō)“不” n當(dāng)你覺(jué)得再接受新的工作，會(huì)影響工 作質(zhì)量時(shí)，因?yàn)槟銜?huì)超負(fù)荷 n當(dāng)有人要求你做的工作是與你或你的 部門(mén)完全無(wú)關(guān)的 n如果有人要求你做的事，與你個(gè)人的 信念和道德觀念不相符合時(shí) 36 說(shuō)“不”的第一步 n在簡(jiǎn)單的情況下從隨和的人開(kāi)始 n即使說(shuō)“不” ，也要聽(tīng)起來(lái)既堅(jiān)定又有禮 貌 n你可以有說(shuō)“不”的理由，但不要找出虛 假的借口 n用點(diǎn)時(shí)間想一下 n學(xué)會(huì)設(shè)定限度 37 怎樣說(shuō)“不” n我可以做這件事，但是我手頭上的事就 來(lái)不及了，這件事是不是更重要些？ n我很樂(lè)意幫你做這件事，不過(guò)，我得先 做完手頭上的這件事，大概還需要 n對(duì)不起，我正在做無(wú)法幫你，你有沒(méi) 有問(wèn)過(guò) 38 什么是5S ? 1S整理 ： 丟棄不需要的，保留需要的 2S整頓 ： 在任何時(shí)候都能夠非常容易找到所需物品 3S清潔 ： 保持物品的干凈與整潔，沒(méi)有灰塵和垃圾 4S-標(biāo)準(zhǔn)化 ：在清潔之后持續(xù)保持整潔 5S-素養(yǎng)：培養(yǎng)這方面的素養(yǎng)，樹(shù)立良好的態(tài)度 辦公室的5S管理 39 清理檢查單 準(zhǔn)備一個(gè)專(zhuān)門(mén)存放重要文件的“保留”文檔 如果你需要把這張紙傳遞給其他人的話，創(chuàng)建一個(gè)“ 轉(zhuǎn)交”文檔 如果你不知道如何處理一些文件，那么創(chuàng)建一個(gè)“臨 時(shí)”文檔，以后重新審視 如果你知道你永遠(yuǎn)不會(huì)需要用到那張紙上的信息，馬 上扔掉！ 現(xiàn)在回到“保留”文件夾并把里面的文件逐一歸檔到合 適的文件夾里，或把它們轉(zhuǎn)化成需要立即處理的“緊 急”文檔 40 電子文檔的管理 用整理辦公桌的辦法來(lái)管理電腦 如果在同一目錄下有太多文件，應(yīng)當(dāng)建立個(gè)子 目錄 在刪除文件的時(shí)候要小心不要?jiǎng)h錯(cuò)了,在硬盤(pán) 上做個(gè)備份 定期存盤(pán) 建立固定的常用的格式 41 文件管理指南 n明確每個(gè)文檔的內(nèi)容 n為每個(gè)文件創(chuàng)建一個(gè)清晰的索引 n定期清理你的文件 n總是做到立即歸檔 42 總裁桌上的不同顏色公文夾 n美國(guó)汽車(chē)公司：美國(guó)汽車(chē)公司總裁莫瑞要求秘 書(shū)給他的呈遞文件在各種顏色不同的公文夾中 。 n紅色的代表特急； n綠色的要立即批閱； n橘色的代表這是今天必須在一周內(nèi)批閱的文件 ； n白色的表示周末時(shí)須批閱； n黑色的則表示是必須他簽名的文件。 43 電子郵件管理 n收到郵件后快速瀏覽一下發(fā)件人和郵件主 題看看有沒(méi)有什么特別重要或緊急的事真 要馬上處理 n只答復(fù)需要馬上處理或非常重要的信件 n在你的收件箱里開(kāi)設(shè)幾個(gè)子信箱 n在一天中安排一個(gè)具體時(shí)間閱讀需要當(dāng)天 處理的郵件 n當(dāng)你確實(shí)需要回復(fù)郵件時(shí)，要做到簡(jiǎn)明扼 要，緊扣主題 44 高效時(shí)間管理法則 n保留時(shí)間安排的彈性 n當(dāng)日事當(dāng)日畢 n保持焦點(diǎn) n學(xué)會(huì)說(shuō)“不 ” n避開(kāi)高峰 n成本觀念 n精選朋友 n避免爭(zhēng)論 n積極休閑 n學(xué)會(huì)速讀 n第一次就做好 n整潔辦公桌 n簡(jiǎn)化工作流程 n用節(jié)省時(shí)間的工具 n選定各類(lèi)工作的最佳時(shí)機(jī) n嚴(yán)守期限 n終生學(xué)習(xí) n現(xiàn)在就做 45