發(fā)郵件禮儀匯總_讓優(yōu)秀成為職場達(dá)人習(xí)慣

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1、發(fā)禮儀匯總讓優(yōu)秀成為職場達(dá)人習(xí)慣 關(guān)于主跑 主題耍提綱挈領(lǐng)，添加主題是電子和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短處的幾個(gè)字概拈出整個(gè)的容，便于收件人權(quán)衡的輕重緩急，分別處理。 L一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。 2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。 3……最好寫上來自**公司的，以便對方一目了然又便于田存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕臅詣由?，寫了反而累贅? 4 .標(biāo)題要能真反映文章的容和宙耍性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際容的主題，例如：“嘿！”或是“收看！” 5 .一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信談及多件事

2、情，以便于日后整理 6 .可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。 7 .回復(fù)對方時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)容播耍更改標(biāo)題，不要RERE一大申。 8、最最重耍的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通II員之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。 關(guān)于稱呼與問候 1 .恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL. 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)

3、理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“X小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)"Dearxxx",顯得很熟絡(luò)。 關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。 2 .Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards,中文的寫個(gè)“祝您喉利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“

4、順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便中有些地方不妥，對方也能平靜的看待 正文 LEm疝正文要簡明扼要，行文通順 若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊田，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。 Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 正文行文

5、應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不耍讓人家拉滾動條才能看完你的，千萬不要學(xué)唐僧。 2 .注意Em疝的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；是對還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。 尊甫對方，請、之類的語句耍經(jīng)常出現(xiàn)。 電干可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。“門”就是深刻的教訓(xùn)！ 3 .Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。 如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。 4 .一次交待完整

6、信息 最好在一次中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的，這會讓人很反感。 5-盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊直，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。 6 .合理提示聲耍信息 不要?jiǎng)硬粍泳陀么髮懽帜?、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住宙點(diǎn)，影響閱度。 7 .合理利用圖片，表格等形式來輔

7、助闡述 對于很多櫛有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。 8 .不要?jiǎng)硬粍邮褂茫海┲惖男δ樧址?，在商?wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 BusinessEmail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在一：） 附件 1 .如果帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2 .附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概拈附件的容，方便收件人下載后管理 3 .正文中應(yīng)對附件容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí) 4 .附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件 5 .如

8、果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6 .如果附件過大（不宜超過2MB）,應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送, 諳音的選擇和漢字編碼 1 .只在必要的時(shí)候才使用英文 英文只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。 2 .尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文 如果對方與你的往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文給他；如果對方發(fā)英文紿你，也不耍老土的用中文回復(fù)。 3 .對于一些信息量豐寓或重要的，建議使用中文。

9、你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響所涉及問題的解決。 4 .選擇便于閱度的字號和字體 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是在研究證明最適合在線閱度的字號和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)。 不要為突出容而將字號設(shè)置過大，粒滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費(fèi)神又傷眼暗C 結(jié)尾簽名 每封在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。 1 .簽名信息不宜過多 電干消息末尾加上簽名檔是必要

10、的。簽名檔可包拈、職務(wù)、公司、、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只霜將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右飴，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。 2 .不要只用一個(gè)簽名檔 對、對私、對熟悉的客戶等群體的往來，簽名檔應(yīng)孩進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)要多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。 3 .簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。 回復(fù)技巧 1 .及時(shí)回復(fù)Ema

11、il 收到他人的聲耍電子后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊甫，理想的回復(fù)時(shí)問是2小時(shí)，特別是對一些緊急聲耍的。 對每一份都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的可隼中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，圮住：及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。 2 .進(jìn)行針對性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那

12、樣太生硬了，應(yīng)垓進(jìn)行必耍的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪贄資源。 3 .回復(fù)不得少于10個(gè)字 對方給你發(fā)來一大段，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“”、“巳知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么看也耍湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。 4 .不耍就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子有時(shí)并不是最好的交流方式。 對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把越RE越高，這將導(dǎo)致過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

13、 5 .耍區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體） 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall,讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情. 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不耍當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司制繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的。 點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！ 6 .主動控制的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無能行動”、“僅

14、供參考，無霜回復(fù)”。 正確使用發(fā)送，抄送，密送 要區(qū)分T。和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人） 1. To的人是要受理這封所涉及的主要問題的，理應(yīng)對予以回復(fù)響應(yīng)。 2 .而CC的人則只是霜要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email. 3 .而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。 4 .TO,CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！ 5 .只給舒耍信息的人發(fā)送，不要占用他人的資源 6、轉(zhuǎn)發(fā)要突出信息 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者信息要小心謹(jǐn)慎，不要把部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 如果有循耍還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)的容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不耍將RE了幾十層的發(fā)給他人，讓人摸不看頭腦。 不發(fā)送垃圾或者附加特殊。