《建筑工程資料管理》中職配套PPT課件
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372011年第1期不完整工程檔案典型案例分析鄭巧露【摘 要】本文結(jié)合在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)安置房工程檔案存在的情況比較典型，對(duì)該工程普遍存在的幾種情況進(jìn)行分析， 并提出要收集齊全、完整、規(guī)范的城建檔案需做好的工作。【關(guān)鍵詞】不完整 工程檔案 案例分析細(xì)致地審閱工程檔案對(duì)收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的城建檔案具有重要作用，我們?cè)趯徍斯こ虣n案過(guò)程中發(fā)現(xiàn)勞力安置房工程比較典型，故對(duì)該工程進(jìn)行案例分析。該工程工程地點(diǎn)在城郊鄉(xiāng)，建設(shè)單位是房開(kāi)公司，施工單位為建筑工程公司，設(shè)計(jì)單位建筑設(shè)計(jì)所，建筑面積為15279平方米。此工程是由法制科分批催交的工程檔案，我們?cè)趯徍嗽摴こ虝r(shí)發(fā)現(xiàn)前期有部分資料為復(fù)印件，基本齊全；施工單位由于不存在，無(wú)法找到這部分資料；圖紙由建筑設(shè)計(jì)所設(shè)計(jì)，但該單位已撤消無(wú)法查找，所提供的圖紙都為復(fù)印件，部分看不清楚。這是不完整工程檔案比較典型的例子。一、目前溫州市城建檔案館不完整檔案的基本情況介紹：（一）由法制科分批催交尚未歸檔的工程檔案。（二）現(xiàn)存在溫州市城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科因建設(shè)、施工單位不配合，這部分檔案無(wú)法補(bǔ)齊，不能及時(shí)歸檔，整理入庫(kù)。我們正在逐步移交法制科進(jìn)行催交。（三）很多建設(shè)單位因要辦產(chǎn)權(quán)，而房管局在辦產(chǎn)權(quán)時(shí)必須有我們城建檔案館出具的接收證明，否則不予以辦產(chǎn)權(quán)，由于是產(chǎn)權(quán)補(bǔ)辦，所以很多單位因?yàn)橐郧案静恢匾曔@個(gè)檔案的收集，有的是時(shí)間很早了，人員調(diào)動(dòng)或者單位解散等等原因，這部分資料就成了不完整的檔案。 我們?cè)趯徍诉^(guò)程中發(fā)現(xiàn)以上三種不完整檔案普遍存在以下幾種情況：（一）建設(shè)工程竣工文件不齊全1、一些建設(shè)項(xiàng)目前期缺少立項(xiàng)批文、規(guī)劃用地許可證、施工許可證等有關(guān)部門(mén)文件。2、施工文件不齊全。由于施工單位管理不善，技術(shù)人員對(duì)手中的文件不重視，隨意亂放，造成文件丟失。3、竣工圖不齊全。由于以上原因造成這部分歸檔檔案存在部分資料為復(fù)印件，不齊全；全部資料為復(fù)印件，不齊全；資料基本上欠缺。交 流changeEx382011年第1期 （二）建設(shè)工程竣工文件的編制不規(guī)范、不統(tǒng)一。用施工圖代替竣工圖，圖中無(wú)任何標(biāo)識(shí)說(shuō)明該圖有無(wú)變更情況，有些竣工圖雖然按其變更作了修改和標(biāo)識(shí)，但其修改和標(biāo)識(shí)無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；需重新繪制的竣工圖沒(méi)有按規(guī)定重新繪制。（三）檔案制成材料不符要求明顯：圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、傳真件，個(gè)別圖紙變更部分筆跡有用純藍(lán)墨水，紅墨水，鉛筆等。（四）簽字、蓋章手續(xù)不夠完備。很多單位在編制工程檔案時(shí)候沒(méi)有盡到各自的職責(zé)。比如簽字不到位，簽字不全或沒(méi)有簽字；需要蓋章的單位漏蓋現(xiàn)象比較普遍；特別是竣工圖章上的簽字經(jīng)常出現(xiàn)漏簽。二、檔案存在問(wèn)題分析（一）建設(shè)單位對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致資料損毀、遺失、存在部分復(fù)印件等情況。比如：前期立項(xiàng)申報(bào)原件不全；土地征用文件、征遷協(xié)議書(shū)、房屋拆遷文件管理不善缺乏歸檔原件；招投標(biāo)文件：缺中標(biāo)文件；照片檔案等等。（二）建筑行業(yè)的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平有限，許多單位檔案人員都是兼職，對(duì)工程檔案管理的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、要求等都不是特別清楚，導(dǎo)致許多工程檔案完整、準(zhǔn)確。如大量的施工基礎(chǔ)文件的空白表式為復(fù)印件(確實(shí)模糊不清的，應(yīng)重新制作）；表式文件如工程聯(lián)系單、變更文件等沒(méi)有文件標(biāo)題或標(biāo)題不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案無(wú)法查找；設(shè)計(jì)變更文件的傳真件、復(fù)印件特別多，應(yīng)補(bǔ)原件；重份的、普發(fā)的、無(wú)保存價(jià)值的文件歸檔。（三）有關(guān)部門(mén)對(duì)城建檔案工作還不是特別配合，導(dǎo)致工程備案和檔案進(jìn)館的脫節(jié)，造成檔案收集工作的遺漏。比如未嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度，與質(zhì)監(jiān)站等部門(mén)沒(méi)有有效對(duì)接，工程檔案未經(jīng)預(yù)驗(yàn)收的建設(shè)工程得以竣工驗(yàn)收備案；沒(méi)有與房管部門(mén)溝通，把建設(shè)工程檔案接收證明書(shū)列入房屋權(quán)屬登記的必備材料之一，那么建設(shè)單位及時(shí)報(bào)送檔案的主動(dòng)性就會(huì)受到影響。（四）檔案管理的執(zhí)法力度有待進(jìn)一步加強(qiáng)。目前，城建檔案的法規(guī)主要有中華人民共和國(guó)檔案法、建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例、城市建設(shè)檔案管理規(guī)定、城市地下管線管理辦法、浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法,沒(méi)有開(kāi)展城建檔案法律法規(guī)宣傳，沒(méi)有做到有法必依，違法必究，做到依法治檔，城建檔案工作很難步入法制化建設(shè)的軌道。三、因此收集齊全、完整、規(guī)范的城建檔案，需做好以下幾點(diǎn)工作（一）加強(qiáng)法制建設(shè)，加大城建檔案執(zhí)法力度，提高依法治檔的意識(shí)，使城建檔案的收集進(jìn)一步走向法制化軌道。我們應(yīng)嚴(yán)格按照法律、法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真做好城建檔案的收集工作，定期對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行執(zhí)法檢查，充分發(fā)揮城建檔案管理處依法治檔的職能，督促各單位做好城建檔案的登記、驗(yàn)收、移交歸檔工作；還可以開(kāi)辟城建檔案違法行為曝光臺(tái)，對(duì)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)不移交檔案，或檔案遺失、偽造等現(xiàn)象及時(shí)提出書(shū)面的整改意見(jiàn)，并對(duì)拒不移交檔案的單位，依照相關(guān)法規(guī)進(jìn)行處罰；并通過(guò)報(bào)紙等新聞媒體，開(kāi)展城建檔案法律法規(guī)宣傳。 （二）加強(qiáng)工程檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，主動(dòng)做好檔案服務(wù)工作，開(kāi)闊業(yè)務(wù)指導(dǎo)的渠道，采用電話(huà)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、館內(nèi)指導(dǎo)等多種形式，保證業(yè)務(wù)指導(dǎo)檢查工作的到位，并不定期配合法制科對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行執(zhí)法檢查。特別要通過(guò)各種形式加強(qiáng)對(duì)城建檔案形成單位的超前指導(dǎo)，尤其對(duì)其建設(shè)工程前期文件資料的形成、積累等方面進(jìn)行前端性控制指導(dǎo)，以確保城建檔案保質(zhì)保量地按時(shí)歸檔進(jìn)館。（三）加強(qiáng)宣傳，提高城建檔案收集力度。加強(qiáng)對(duì)城建檔案的宣傳，增強(qiáng)全社會(huì)的城建檔案意識(shí)。通過(guò)相關(guān)媒體，盡可能的宣傳城建檔案的價(jià)值、作用，擴(kuò)大城建檔案的社會(huì)影響，讓更多人認(rèn)識(shí)城建檔案的重要性，體會(huì)城建檔案的意義和價(jià)值所在。（四）加強(qiáng)對(duì)城建檔案人員的培訓(xùn)工作，提高檔案收集質(zhì)量。崗位培訓(xùn)是提高城建檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要形式和手段。開(kāi)展崗位培訓(xùn)的形式應(yīng)該靈活多樣，不拘一格，主要可以采用如下方式：即業(yè)務(wù)講座、專(zhuān)題培訓(xùn)、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等。通過(guò)這種學(xué)習(xí)可以很好地指導(dǎo)今后工作開(kāi)展。（五）城建檔案工作需要建設(shè)行政管理部門(mén)和有關(guān)部門(mén)的密切配合。如果有關(guān)部門(mén)對(duì)城建檔案的產(chǎn)生、收集等階段不重視、不積極銜接，就可能導(dǎo)致工程備案和檔案進(jìn)館的脫節(jié)，造成檔案收集工作的散漏，因此需加強(qiáng)與有關(guān)單位的聯(lián)系，以爭(zhēng)取他們的支持和配合。作者單位：浙江省溫州市城建檔案館
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